Wordt schoonmaak beter door sensoren?

In Clean Totaal magazine 5-2017 kwam uitgebreid het prijswinnende Vermop Digital System One aan de orde. Met dit systeem is inzicht in het object via 3D scans mogelijk en met de sensoren wordt duidelijk wat de schoonmaker waar doet. En via de realtime verbinding zijn ook instructies en meldingen door te geven. Maar… wordt de schoonmaak daar ook beter van?
Door Leon van den Berg, redactielid Clean Totaal
Schoonmaken is mensenwerk en mensenwerk is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. De schoonmaker moet ervan uitgaan dat zijn of haar werkgever er alles aan doet om het werk zo licht en veilig mogelijk te maken en men alle kansen geboden krijgt om zich binnen het bedrijf verder te ontwikkelen. De werkgever moet ervan uitgaan dat de schoonmaker diens werk naar eer en geweten en beste vermogens en inzet uitvoert. Juist op dit laatste punt zit de zwakheid van digitale systemen zoals die in de schoonmaak en in de zorg worden gebruikt. In wezen zijn het controlesystemen die vrijwel uitsluitend het belang van de werkgever en diens opdrachtgever dienen. Ik citeer uit het artikel: “De werkwagen en de stelen zijn voorzien van sensoren, zo ziet de leidinggevende of de gebouwenbeheerder direct welke wagens weer actief zijn.”
Need to say more? Gelukkig staat even verderop nog wel iets over contractaanpassingen als structureel blijkt dat een bepaalde werkzaamheid meer tijd kost dan begroot. De vraag die zich dan opwerpt is natuurlijk of die begroting niet te optimistisch was. Je kunt ook anders naar schoonmaak-digitalisering kijken. In plaats van controlemiddel, als middel om de positie van de schoonmaker te versterken zodat deze meer plezier in zijn werk heeft. Die meerwaarde heeft invloed op het werk en waarschijnlijk ook wel op het verloop dus op de kosten van werving, selectie en scholing. Die kosten kunnen beter worden besteed aan een verdere ontwikkeling van de branche. Tot zover de persoonlijke mening van uw redacteur, interessant is natuurlijk om verder te onderzoeken hoe de branche over dit soort systemen denkt.
Op de beurs Facility for Future in januari 2017 lanceerde CSU Besense, een systeem van sensoren, onafhankelijk van het bedrijfs IT-netwerk en volledig anoniem, dat zaken meet als het gebruik van werkplekken, vergaderruimten, toiletten en het binnenklimaat. De gegevens staan in de cloud en zijn toegankelijk met een app. Zo krijgt bijvoorbeeld de gebouwbeheerder goede gegevens over de efficiency van het gebouwgebruik en kan ook doeltreffender worden schoongemaakt. De ingang van dit systeem is dus anders dan dat van Vermop. Hier staat het gebruik van de ruimte centraal en niet het schoonmaken op zich. Op basis daarvan wordt de schoonmaak waar nodig aangepast.
Dit lijkt erg op een in 2013 in Clean Totaal beschreven systeem van Kärcher ECO!Manager dat Eurest Services (Compass Group) toen in gebruik nam. ECO!Manager is gericht op efficiënte en outputgerichte schoonmaak. Daarvoor is een goed beeld nodig van bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de diverse ruimten, de aard van het gebruik en de mate van bijzondere vervuiling. Het is een webbased tool die je overal en elk moment kunt raadplegen. De objectleider kan zo nodig direct bijsturen, maar ook de klant heeft toegang. De basis van dit systeem was destijds barcodes en barcodelezers. In tegenstelling tot sensorsystemen was er dus geen realtime overzicht. Al is de intentie goed, de vraag is of dit soort op ruimtegebruik gebaseerde systemen daadwerkelijk bijdraagt tot een schoner kantoor. Nog onlangs kwam uit onderzoek naar voren dat er met name in flexkantoren nauwelijks verband is tussen ruimtegebruik en vervuiling en dus ook niet met veranderingen in de schoonmaak daarvan. Het lijkt toch meer op systemen om verantwoording af te leggen aan opdrachtgevers, dan om de schoonmaak daadwerkelijk te verbeteren. Laten wij eens wat meningen over de rol van realtime registratie en schoonmaakkwaliteit op een rij zetten.
Asito
“Schoonmaken op basis van data kan, maar niet als daaraan verkeerde aannamen ten grondslag liggen”, aldus Arjan Geurtsen, Manager Marketing en Business Development bij Asito. “Wij hebben op de Wageningen Universiteit onderzocht of er een relatie is tussen ruimtegebruik en de vervuilingsgraad. Dit hebben wij gedaan voor diverse gebruiksruimten, zoals kantoren en lokalen. Het is niet aantoonbaar dat er een directe relatie bestaat tussen ruimtegebruik en de vervuilingsgraad. Stel dat je ergens een sensor ophangt en je merkt dan dat die bepaalde ruimte niet intensief gebruikt wordt. Kun je dan zeggen dat je daar ook minder vaak hoeft schoon te maken? Volgens dit onderzoek is dat is te kort door de bocht. Er is sowieso altijd een autonome vervuiling die ook plaatsvindt als je de ruimte nooit zou betreden. Bovendien weet je niet wat die paar bezoekers daar gedaan hebben. Zijn ze er doorheen gelopen of hebben ze er geluncht? In sommige gevallen kunnen drie mensen meer vervuilen dan een grote groep van twintig mensen. Bijvoorbeeld wanneer de grote groep hun koffiebekertjes opruimt en de kleine groep niet. Als je op basis van de data uit de sensor besluit dat er niet hoeft te worden schoongemaakt, dan heb je wel een vervuilde ruimte en een ontevreden klant. Per dag kan een sensor eigenlijk geen goede indicatie geven of een bepaalde ruimte wel of niet moet worden schoongemaakt. Dat kan op langere termijn wel, want je legt gebruikspatronen vast en kan dan daarop anticiperen. Denk bijvoorbeeld aan een lokaal met normaal gebruik en een piek op donderdag.
Toch zal een sensor op zich de visuele inspectie niet volledig kunnen vervangen. Dat kan eventueel wel door een camera op te hangen, maar de vraag is dan of er een businesscase is om zo’n maatregel te ondersteunen: is er voldoende winst te behalen om de investering daarin te rechtvaardigen? Wij denken nu van niet. Het is veel slimmer om een schoonmaker gewoon even te laten kijken of er schoonmaak nodig is. De schoonmaakkracht kan het beste beoordelen of er kan worden volstaan met een kleine handeling (zoals een papiertje oprapen) of dat de schoonmaak kan worden uitgesteld tot een later moment. Het oordeel van een ervaren schoonmaker is vooralsnog niet te vervangen door elektronica. Ik zei dat een één op één-relatie tussen bezettingsgraad en vervuiling er niet is. Ik wil dat nog wel nuanceren. Wij breiden dit onderzoek uit naar het sanitair en daar is de relatie er misschien wel. Maar ook hier geldt dat bij een niet frequent gebruikt toilet een visuele inspectie wenselijk is. Een enkele bezoeker kan net iets verkeerds hebben gegeten en er een enorme smeerboel van maken.”
Leviy
Leviy houdt zich bezig met de ontwikkeling van laagdrempelige IT toepassingen in de schoonmaakbranche. ‎CEO & co-founder Sebastiaan van der Vinne: “Onze focus ligt op innovatieve ondersteuning van de werkvloer van een schoonmaakomgeving op velerlei gebieden zoals communicatie, digitale logboeken, DKS en/of eigen controlesystemen, documentatie, registratie en planning. Het accent ligt op een juiste verbinding tussen schoonmaakbedrijf en opdrachtgever. Optimale digitale ondersteuning voor kwaliteitsborging van de schoonmaak is ons uitgangspunt. Via een online dashboard krijgen onze klanten bijvoorbeeld met gegevens die voortkomen uit Meldingen, Registraties of Controles, meteen inzicht in de staat van de schoonmaak en worden eventuele problemen zichtbaar gemaakt. De gegevens worden met een mobiele app op elk gewenst moment ingevoerd. De komende vijf jaar zul je zien dat de branche in een stroomversnelling komt. Op dit moment is er heel veel aandacht voor controles achteraf. Zulke reactieve controles worden zowel intern uitgevoerd door het schoonmaakbedrijf zelf, als door externe partijen die het schoonmaakresultaat toetsen aan de afspraken en voor de opdrachtgever werken. Ik noem bijvoorbeeld de VSR-meting.
In de komende jaren worden controles steeds minder een issue. Je weet als schoonmaker straks meteen wat je moet doen omdat dit onder meer door sensoren wordt geregistreerd. De eerste stappen zijn daarvoor al gezet, maar op zich zijn deze systemen nu nog vrij dom. Straks komt kunstmatige intelligentie in beeld en kan aan de hand van intelligente sensoren en andere componenten een nauwkeurig beeld worden gemaakt van wat gedaan moet worden en waar dat precies moet. Daarna kan worden vastgesteld of de schoonmaak is uitgevoerd en door wie en hoe goed. Dat laatste is nu nog niet mogelijk. Een groot verschil met de huidige situatie is dat er geen sprake is van controle achteraf, maar dat de gegevensstroom realtime is en controle overbodig wordt. Er kan meteen door het systeem worden ingegrepen als iets niet volgens plan verloopt. De schoonmaker zelf blijft natuurlijk hands-on werken, maar wordt dadelijk niet meer aangestuurd door een objectmanager, maar door computer geoptimaliseerde processen. In dat verband kun je termen als AI, blockchain en logaritmen noemen, maar die termen zijn in wezen niet interessant. Wat interessant is, is dat de schoonmaker goed geïnstrueerd wordt, maar niet langer door een mens maar door een computer die de schoonmaker op diens niveau aanspreekt.
Je gaat ook andere ontwikkelingen zien. Er zijn nu al experimenten met schrob-zuigrobots. Die komen er ook voor stofzuigrobots. Gevolg van de doorontwikkeling daarvan is dat stofzuigen in de komende twee tot drie jaar geen onderdeel meer zal uitmaken van de calculatie omdat er geen mens meer aan te pas komt. Dat zal de branche behoorlijk beïnvloeden omdat de werkinhoud anders wordt en er een kwaliteitssprong kan worden gemaakt voor alle partijen. De opdrachtgever weet dat zijn gebouw automatisch gestofzuigd wordt en hoeft dat – net als het schoonmaakbedrijf- niet meer te controleren. De schoonmaker krijgt daarvoor in de plaats hoogwaardiger werk. En dat is ook weer voordelig voor diens werkgever die voor hoogwaardiger werk ook een interessantere calculatie kan maken.”
Hago next @lly
“Hago Next heeft al zes jaar de smartphone-app @lly die verbonden is met het digitale hart van de organisatie”. aldus directeur Roy Ploum. “Het is een digitale assistent die via een dashboard in contact staat met de schoonmaker, eindgebruiker en klant. Naast inzicht is er nog een kerndoel: het werk wordt makkelijker en leuker en de medewerker gemotiveerder. @lly geeft de schoonmaker direct inzicht om zelf te bepalen wat nodig is én wat onnodig is. Hij kan daardoor eigen verantwoordelijkheid nemen. Inmiddels zien wij dat bepaalde functionaliteiten in @lly niet meer onderscheidend zijn. Dezelfde zitten vaak ook in andere software die binnen een organisatie wordt gebruikt en dus ook in software van onze collega’s. Om niet meer steeds de doorontwikkeling te hoeven financieren van niet onderscheidende functionaliteiten is het tijd om deze in te wisselen voor de standaard in de markt. De onderscheidende functionaliteiten blijven in @lly en ook de doorontwikkeling vindt daar plaats.
Bij Hago Next worden naast @lly ook diverse andere datastromen gebruikt zoals KPN Smart Building. Het nadeel is dat je voor iedere datastroom apart moet inloggen op een dashboard. Onze uitdaging voor de komende tijd is nu om één dashboard te maken waarop alle datastromen bijeenkomen en toegankelijk worden. Bij deze vorm van software-integratie verbetert de informatie-toegankelijkheid. Geautomatiseerde data-integratie waarbij de verschillende datastromen elkaar versterken zonder menselijke tussenkomst is de volgende stap, maar nog wel even een brug te ver. De rol van de Hago-Nextschoonmaker verandert in de komende jaren nog verder in een zelfstandig werkende facility host in plaats van iemand die van hogerhand orders krijgt zoals nu nog vaak in de branche gebeurt. Die data verdringt de schoonmaker niet, maar zorgt er juist voor dat deze beter tot zijn recht komt wat uiteindelijk tot een beter gerealiseerd schoonmaakresultaat leidt.”
FacilityApps
De schoonmaakapp van dit bedrijf kan de complete operatie van schoonmaakbedrijven invullen. Deze is op verschillende manieren te benaderen, door klant, leverancier en medewerkers. Van een digitaal logboek tot planning en alle taken en gegevens worden eenvoudig weergegeven. Ook is er een mogelijkheid om eenvoudige vragenlijsten op te stellen. Het doel is resultaatgericht schoonmaken op basis van goede informatie. De app voorziet voorts in efficiënte planning, documentatie bijhouden en HR-processen vast te leggen.

Volgens CEO Dirk Tuip is dit echter nog maar het begin. “Los van de standaard digitalisering gebeuren er steeds meer zaken met Internet of Things. Denk bijvoorbeeld aan het verwerven van data met sensoren. Belangrijk is dat dit een beginpunt is in een langere ontwikkeling die de komende vijf jaar zijn beslag krijgt. Data verwerven via sensoren op bijvoorbeeld toiletrolhouders, vuilnisbakken, zeepdispensers en deuren is nu nodig om inzicht te krijgen voor de schoonmaak. Meer data zorgen ervoor dat deze efficiënter plaatsvindt en ook beter te controleren is. Op dit moment is er echter nog geen schaalbare oplossing die de schoonmaak echt verder vooruit helpt. Er wordt wel veel geroepen over IoT, maar dat is vooral uit het oogpunt van marketing en om te laten zien dat men de ontwikkeling volgt.
De balans tussen dat schoonmaak mensenwerk is en zal blijven en op een schaalbare en betaalbare manier verwerven en gebruiken van data ontbreekt nog. Er is nog geen werkbare businesscase waarin het vrijblijvende leuke en sexy aspect van digitalisering in de schoonmaak vertaald is in keiharde KPI’s. Daardoor is echte sturing nu nog niet mogelijk, niet achteraf en zeker nog niet realtime, maar dit gaat wel komen. Bovendien moeten wij een belangrijk aspect niet vergeten. Digitalisering is een hulpmiddel dat ten dienste staat van alle partijen in de schoonmaak. Wil je digitalisering inzetten, dan moet je als branche daarin ook investeren. Je merkt daarin meer weerstand dan ik verwachtte. Teamleiders kunnen met goede gegevens de schoonmaak beter aansturen, maar er zullen gelijktijdig ook minder leidinggevenden nodig zijn. De schoonmaker weet echt wel wat er moet gebeuren en ook wel wanneer dat moet, zeker als hij daarbij ondersteund wordt door de juiste data. Die data krijgt hij nu nog niet onder ogen, maar wil de branche zich toekomstvast ontwikkelen, dan moet dat wel.
Probleem is dat de wil om schoonmakers uit te rusten met smartphones of tablets om hun werk gemakkelijker te registreren en om doelgerichte instructies te ontvangen achterblijft bij wat nodig is. Er wordt gewezen naar problemen om schoonmakers met deze kostbare apparaten uit te rusten. Er is bijvoorbeeld een vrij groot verloop en door multifunctionaliteit kunnen telefoonkosten de pan uit rijzen. En schoonmakers staan op hun beurt niet te springen om meer administratie. Al deze weerstanden kun je echter met wat goede wil en gebruiksvriendelijke technologie allemaal opvangen. Als je een schoonmaker meer zelfstandigheid biedt en eigen verantwoordelijkheid geeft, wordt zijn werk interessanter, leuker en de betrokkenheid en dus het schoonmaakresultaat beter. Dit zal naar mijn mening de komende jaren een keyfactor in de branche worden en digitalisering zal die ontwikkeling sturen.”
Dit artikel is verschenen in Clean Totaal magazine 6 – 2017. Meer lezen? Word abonnee en verzeker uzelf in 2018 van het best gewaardeerde vakblad voor de professionele schoonmaak!