Bij een aanbesteding van de schoonmaak van een Gemeentehuis in Noord-Holland blijkt weer eens hoe belangrijk het is om de juiste woordkeuze te kiezen. Het zittende schoonmaakbedrijf vindt dat zij door een bepaalde uitleg van de, door de gemeente contracteerde, inkoopstichting op voorhand geen faire kans gekregen heeft. De inkoopstichting zegt in een toelichting het anders bedoeld te hebben. Verwarring alom. Het gaat de redactie in dit specifieke geval om een praktijkvoorbeeld over hoe het in de soms schimmige wereld van het uitbesteden aan toe kan gaan. En niet zo zeer als name and blame.
Geschreven door Henk Cornelisse, redactielid Clean Totaal
In een filmpje op Tendernet vertelt de facilitair manager van desbetreffende gemeente het één en ander over de kernwaarden van de gemeente en de verwachtingen die hij heeft qua schoonmaak. Hierin rept deze manager onder andere over de Code Maatschappelijk Verantwoord Werken [in plaats van Code Verantwoordelijk Marktgedrag red.] en zegt hij dat er spannende tijden aanbreken aangezien zij een overeenkomst aangaan met een nieuwe partner. De crux van het dispuut.
Kern van het geschil
Het zittende bedrijf leidt uit de uitspraak van de facility manager af dat zij kennelijk geen faire kans krijgt en stelt dit gevoel tijdens haar presentatie aan de orde. In de selectiebeslissing schrijft de inkoopstichting vervolgens dat de dienstverleningsvisie van het schoonmaakbedrijf niet aansluit bij de dienstverleningsvisie van de gemeente en beargumenteerd dit als volgt: “Dit bleek ook bijvoorbeeld uit de wijze waarop u feedback heeft gegeven op de lopende zaken. Waarbij het ter sprake brengen ervan niet passend en relevant binnen de kaders van de aanbesteding is bevonden.”
Het zittende schoonmaakbedrijf wordt als zesde in de beoordeling gekwalificeerd, terwijl er slechts vijf schoonmaakbedrijven mogen deelnemen aan de volgende fase: het uitbrengen van een inschrijving in de gunningsfase. Einde oefening.
Bezwaar
Het zittende schoonmaakbedrijf tekent bewaar aan tegen deze beslissing en dreigt met rechtsmaatregelen. Uiteraard vroegen wij de inkoopstichting naar hun zienswijze. De reactie vanuit de inkoopstichting was kort: “Wij communiceren niet via de media over de (inhoud van de) aanbestedingsstukken.” Voorts geeft zij aan er geen bezwaar tegen te hebben indien het schoonmaakbedrijf de gevoerde correspondentie met ons deelt. Het schoonmaakbedrijf is hiertoe bereid.
0 score
Uit de stukken blijkt dat de inkoopstichting op het onderdeel bedrijfskernwaarden het schoonmaakbedrijf 0 van de 50 punten toekent. Bij een maximale te behalen totaal score van 100 weegt dit fors. Er staat bijvoorbeeld in de toelichting dat de meeste onderwerpen wel aan bod zijn gekomen in de presentatie maar heel summier toegelicht of voorgelezen zijn. Ook wordt verwezen naar de eerdergenoemde passage aangaande de feedback die als niet passend en relevant beschouwd werden. Maar er waren meer zaken die de selectiecommissie niet aanspraken tijdens de presentatie.
Spijt
In reactie op het door het schoonmaakbedrijf schriftelijk gesteld bezwaar laat de inkoopstichting weten dat zij geen enkele reden heeft, om er aan te (moeten) twijfelen dat het schoonmaakbedrijf zich tijdens de presentatie niet met enthousiasme heeft willen neerzetten: “Het spijt ons dan ook, dat wij u die indruk hebben gegeven.”
Voor wat betreft ‘de (feedback op de) lopende zaken’ gaat het volgens de inkoopstichting om tijdens de presentatie geplaatste opmerkingen met betrekking tot de offerteaanvraag voor schoonmaakwerkzaamheden (?). En het zou niet gaan over de door het schoonmaakbedrijf gevraagde nadere uitleg over de gewraakte opmerking in het filmpje: “Het spijt ons voor de (eventuele) verwarring.”
De inkoopstichting laat voorts in haar brief aan het schoonmaakbedrijf weten dat bij termen als nieuw programma van eisen en nieuwe overeenkomst de benaming van nieuw schoonmaakbedrijf hoort: “Van een ongelijk speelveld is, objectief gezien, dus geen sprake.”
Welnu, dit laatste heeft iets weg van jumping to conclusions.
Code
Opmerkelijk is overigens dat de zowel de gemeente als de inkoopstichting klaarblijkelijk veel belang hechten aan het naleven van de Code, waarvan zij zoals eerder vermeld niet de juiste naam uitspreekt, maar zelf notabene de Code niet getekend hebben. Gevalletje van de passie prediken?
Wie verwarring zaait zal twijfel oogsten
De verwarring is gezaaid door het spreken over een nieuwe schoonmaakpartner, waardoor er (sterke) twijfel bij het schoonmaakbedrijf ontstaan is of zij wel een eerlijke kans krijgt om het door hen schoon te houden object te behouden. De discussie die hier nu over ontstaan is zal aan het behouden van de opdracht niet bijdragen, zo mag geconcludeerd worden. De oogst is de twijfel over de argumentatie van de inkoopstichting. Een situatie die vooralsnog alleen verliezers kent.
