De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die de werkgever de mogelijkheid biedt om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan haar werknemers te verstrekken. Zeker in de huidige tijd van arbeidskrapte biedt dit de mogelijkheid aan de werkgevers om (onbelast) iets extra’s voor de medewerkers te doen. Deze regeling wordt echter in 2024 verlaagd.
Criterium bij de werkkostenregeling is dat de hoogte van de vergoedingen of verstrekkingen binnen de zogenoemde vrije ruimte blijven. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, een fiets van de zaak of een bedrijfsuitje. De werkgever mag zelf bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen ze onder de WKR brengt.
Vrije ruimte
Deze vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van de onderneming. Bij het overschrijden van de vrije ruimte, moet de werkgever 80 procent eindheffing betalen over het meerdere. De vrije ruimte in 2023 bedraagt 3 procent over de eerste (loonsom) ad 400.000 euro en 1,18 procent over het meerdere. Dit wordt in 2024 verlaagd naar 1,92 over de eerste 400.000 euro + 1,18 procent over het meerdere.
Rekenvoorbeeld werkkostenregeling
Stel dat uw onderneming in 2023 een fiscale loonsom heeft van 750.000 euro. De vrije ruimte bedraagt dan:
- 3% x € 400.000 = € 12.000 + 1,18% x (€ 750.000 – € 400.000) = € 4.130. In totaal € 16.130.
In 2024 wordt de vrije ruimte voor dezelfde loonsom verlaagd naar:
- 1,92% x € 400.000 = € 7.680 + 1,18% x (€ 750.00 – € 400.000) = € 4.130. In totaal € 11.810.
Dit betekent dat de werkgever voor de WKR 2024 minder ruimte heeft om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te geven aan de werknemers zonder eindheffing te betalen.
Gerichte vrijstellingen/nihilwaardering blijven gelijk
De gerichte vrijstellingen blijven in 2024 gelijk aan 2023. Gerichte vrijstellingen betreft vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Met andere woorden: deze blijven onbelast en hebben geen invloed op de vrije ruimte berekening, zoals:
- Abonnementen voor openbaar vervoer of reiskosten tot 0,21 euro per kilometer
- Maaltijden bij overwerk
Ook de zogeheten nihilwaardering, of wel verstrekte voorzieningen zonder loonwaarde, blijft van kracht en gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Denk hierbij aan werkkleding, koffie/thee op werkplek.
Noodzakelijkheidscriterium blijft ook in 2024 van kracht
Voor bepaalde producten, zoals tablets en smartphones, geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Dit houdt in dat u deze producten, indien nodig voor het werk, belastingvrij kunt verstrekken. Het privégebruik van deze goederen is niet meer van belang. U hoeft bovendien bijvoorbeeld geen administratie bij te houden van het privégebruik of een eigen bijdrage te vragen. Het door de werkgever aantonen dat de producten noodzakelijk zijn voor uitvoering van het werk kan door het vast te leggen in een schriftelijke verklaring, een functieomschrijving of een arbeidsovereenkomst.
Optimaal gebruik van werkkostenregeling
Om optimaal gebruik te maken van de WKR-regeling is het van belang om bijvoorbeeld de volgende acties te ondernemen:
- Analyseer alle vergoedingen die u aan de werknemer verstrekt en beoordeel of deze onder de WKR kunnen vallen.
- Analyseer of u als werkgever volledig gebruik maakt van de mogelijkheden die de gerichte vrijstelling, het noodzakelijkheidscriterium of nihilwaardering u bieden. Mogelijk creëert u hiermee vrije ruimte voor andere vergoedingen/verstrekkingen.
- Communiceer tijdig de verlaging in 2024 om onvrede onder de werknemers te voorkomen.
- Bewaak de grens van de vrije ruimte om eindheffing met 80 procent te voorkomen.
Heeft u nog extra ruimte onder de vrije ruimteregeling 2023? Dan kan het wel eens een extra mooie kerst worden voor de schoonmakers.
Tekst: Henk Cornelisse
