Structuur, overzicht en controle zijn basisvoorwaarden om een schoonmaakorganisatie succesvol te runnen. Als je dit kunt vinden in één systeem, dan gaat het voor je werken. Directeur bij Branderhorst Facilitaire Diensten Gerbert Branderhorst heeft een aantal maanden geleden gekozen voor de software-oplossing van Appreo: “Een relatieve nieuwkomer met een prima pakket dat goed werkt. De belangrijkste meerwaarde? Dat is de combinatie van het goede softwarepakket en de korte lijnen met de ontwikkelaar. Wat dat betreft lijken wij best op elkaar.”
Directeur Branderhorst is begonnen als zovelen uit de sector. Hij kocht (ruim 27 jaar geleden) een busje, gooide een paar ladders op het dak en ging uiteindelijk uitbreiden toen het werk fysiek teveel van hem begon te vragen. “Inmiddels zijn we een landelijk actief schoonmaakbedrijf dat opereert vanuit Soest. De groei hebben we al die jaren doorgemaakt door pas geld uit te geven wanneer je dit hebt in combinatie met nuchter ondernemerschap.” De schoonmaakorganisatie is trots OSB-lid, heeft plusminus honderd medewerkers en is van oudsher actief in regulier schoonmaakonderhoud en specialistische reiniging. Sinds kort biedt het bedrijf ook cateringservices aan en is het actief in interne verhuizingen en groenonderhoud. “We zijn nog geen one-stop-shop. Maar voor de toekomst sluit ik dat niet uit”, aldus Branderhorst ambitieus.
Focus op nieuwe technieken en innovatie
In de jaren dat Branderhorst Facilitaire Diensten uitgroeide van eenmanszaak naar besloten vennootschap is er nauwelijks iets veranderd aan de visie. Branderhorst: “Ik was al snel gefocust op innovatie en nieuwe technieken, ook voor de planning en administratie. Zo heb ik ooit via een kleine speler uit de buurt een systeem laten ontwikkelen die digitale werkbonnen automatisch naar een e-mailbox stuurde in combinatie met Exact online. Middels een online applicatie konden we plannen, maar verder was het systeem heel basaal. Zo bevatte het geen rapportages en rendementsberekeningen.”
Nummer 1 in planning
De belangrijkste keuze om voor Appreo te kiezen was uiteindelijk de planningsmodule, vertelt financieel manager en planner bij Branderhorst Marjan Ruumpol. “Het biedt een totaaloverzicht van alle mensen én materialen. Zo is direct duidelijk of we op een dag een hoogwerker of hogedrukunit beschikbaar hebben en of we voldoende mensen hebben. Onze medewerkers vragen eenvoudig vrij via de app en na acceptatie schiet dit direct door in de planning. Dat scheelt ons enorm veel tijd in vergelijking met de Outlook-agenda waar we een eigen werkwijze voor hadden.”
“Met Appreo hebben we de processen en de kwaliteit voor de toekomst geborgd”
Wij werken met drie verschillende planningen. Eén voor het reguliere schoonmaakonderhoud en twee planningen voor de specialistische reiniging en het schoonmaakonderhoud van 140 filialen van een landelijke supermarktketen. Dat vraagt om overzicht, gestroomlijnde communicatie en gebruiksgemak voor onze medewerkers.” De medewerkers hebben via de mobiele app altijd toegang tot hun rooster en hun urenregistratie. “Dit geeft hen overzicht en het scheelt ons enorm veel tijd. Wij liepen al enigszins vooruit op de markt met gedigitaliseerde werkbonnen en een applicatie voor de medewerker. Met Appreo hebben we de processen en de kwaliteit voor de toekomst geborgd.” En dat geeft Branderhorst zekerheid.
Veel systemen te groot of traditioneel
Branderhorst ging niet over één nacht ijs bij de keuze voor het softwarepakket. Na een grondige vergelijking koos Branderhorst uiteindelijk voor Appreo. “Veel andere systemen waren te groot, te traditioneel, zelfs verouderd, of leken te lastig om te implementeren. Vandaar de keuze voor de new kid on the block. We moesten in het begin best even wennen, maar hebben er inmiddels echt plezier in. Dit komt vooral omdat Appreo bereid is geweest om mee te denken en het systeem aan te passen waar noodzakelijk. Al met al werkt het prima en gaat het goed. De planning en andere medewerkers zijn tevreden. Al is er altijd wel wat weerstand als je overgaat naar een ander systeem.” De implementatie duurde van oktober 2019 tot en met februari 2020. Een gefaseerd proces, dat volgens planning en verwachting verliep. Overigens kunnen nieuwe klanten de software sneller implementeren door recent ontwikkelde trainingsvideo’s en workshops van de ontwikkelaar.
Transparante communicatie
De applicatie van Appreo is qua look and feel modern en is daardoor voor de meesten vrij eenvoudig in gebruik. Het pakket is een projectmanagementoplossing geschikt voor planning, tijdregistratie, medewerker checklists, DKS-controles, werkbonnen en beschikt tevens over een CRM-functie met facturatiemogelijkheden. Ook is nagedacht over de communicatiemogelijkheden. Collega’s kunnen onderling eenvoudig contact met elkaar houden, klanten kunnen opmerkingen en klachten melden bij de planning of rayonleiding en objectbeheerders staan in direct contact met de planners. Zo zou het werk niet alleen makkelijker, maar ook leuker moeten worden.
Branderhorst is blij met deze functionaliteiten en gebruikt deze om in direct contact te staan met opdrachtgevers. “We hebben een aantal zeer kritische opdrachtgevers. Dankzij Appreo kunnen wij heel transparant zijn. De uitslagen van onze controles worden gedeeld met de klanten. Hierdoor wordt voor hen de voortgang en de kwaliteit van onze dienstverlening duidelijk.” Dit levert dan ook een duidelijke tijdsbesparing op. Waar de rayonleiding eerst met enig regelmaat door het object werd gestuurd om een blik te werpen op de aandachtspunten is nu een foto met een opmerking voldoende. Tevens schept deze wijze van communicatie vertrouwen. Branderhorst: “Simpelweg omdat onze klant weet dat wij er bovenop zitten.”
Topniveau service
Het leveren van een uitmuntende service, daarmee onderscheidt Branderhorst zich van de concurrentie. Dat heeft als consequentie dat de organisatie dit ook verwacht van haar leveranciers. Branderhorst: “Appreo is een jong systeem en dat merk je en daar is de prijs dan ook naar. Wat ik wel kan verwachten is een team aan enthousiastelingen die echt hun best doen om er iets moois van te maken. Iedere maand komt het systeem met een nieuwe innovatie. Als een functionaliteit onverhoopt niet werkt, ben ik over het algemeen binnen een half uur telefonisch geholpen. Dat krijgen zelfs de grote spelers als Exact en AFAS niet voor elkaar. Bovendien: als ik kom met een idee dat volgens de ontwikkelaars hout snijdt, dan pakken ze dat ook op. Is het maatwerk dat specifiek voor ons wordt ontwikkeld, dan volgt een factuur, logisch.”
Branderhorst ziet Appreo dan ook als ontwikkelaar die zuinig is op haar klanten en er alles aan doet om hen te behouden. “Ik hoop dan ook dat ze dat vasthouden. Als ze minder afhankelijk zijn van het huidige klantenbestand en de service blijft goed, dan is dat van meerwaarde.”
Wist u dat u Appreo dertig dagen GRATIS kunt proberen om te kijken welke meerwaarde het voor uw organisatie levert?
Of neem eenvoudig contact op!
