Als opdrachtgever wil je transparantie, overzicht en heldere communicatie over de gemaakte afspraken en doelstellingen. Als schoonmaakbedrijf wil je dat alle processen gestroomlijnd zijn, wil je dat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt en zorg je voor duidelijkheid. Voor het kantoor, voor de schoonmaker en voor de opdrachtgever. Door beide te koppelen creëer je een totaalpakket waarin het complete contractbeheer én procesbeheer gebundeld is.
Dat is precies wat CleanJack en GRIP Facility hebben gedaan, toen ze daar eigenlijk toe werden gedwongen door Schoonzorg in Amsterdam. CleanJack directeur Niels van den Berg: “Schoonzorg benaderde ons in 2021 met de vraag of ze duidelijk overzicht konden krijgen van zowel het contractbeheer als het procesbeheer. Oftewel één systeem waarin calculaties, planningen en roosters voor de schoonmaak worden gemaakt, waar werkorders worden geregistreerd en vervolgens de facturatie en de verloning van personeel wordt aangestuurd, natuurlijk precies volgens de cao schoonmaak.”
Dezelfde taal
In een nauw tijdsbestek van vier maanden hebben CleanJack en GRIP dit kunnen realiseren. Van den Berg: “Een spannende tijdslijn, achteraf bezien. Helemaal omdat de opdrachtgever om maatwerk vroeg. Uiteindelijk pakte het goed uit omdat de systemen van ons complementair zijn aan elkaar en omdat GRIP Facility en CleanJack bovendien al jarenlang gespecialiseerd zijn in digitalisering in de schoonmaak. We spreken dezelfde taal.”
Basis voor samenwerking
Na het afronden van het vraagstuk van Schoonzorg viel het ook Sales consultant bij GRIP Facility Luuk Schouten op dat er veel raakvlakken waren tussen beide organisaties. “Door modules uit GRIP Facility en CleanJack slim te koppelen, maken we de cirkel van digitaal contractmanagement en schoonmaakautomatisering rond en ontstaan er waardevolle inzichten. Niet eerder werden een contractmanagementsysteem en een procesmanagementsysteem op deze manier gecombineerd. Opdrachtgevers en opdrachtnemers kijken naar dezelfde dashboards, monitoren dezelfde KPI’s, werken met dezelfde kwaliteitmeetsystemen en verkorten de lijnen tussen de planning en de uitvoering.”
Procesbeheer voor opdrachtgever én -nemer
Waar softwaretoepassingen die transparantie centraal stellen vaak worden gezien als een controlemiddel van de opdrachtgever, zien beide partijen dat niet zo. Schouten: “Het is zelfs zo dat GRIP Facility door schoonmaakbedrijven wordt ingezet om aanbestedingen gegund te krijgen. Uiteindelijk heeft iedereen baat bij transparantie, ook het schoonmaakbedrijf.” Van den Berg vult aan: “De tijd dat schoonmaakbedrijven over elkaar heen bungelden met steeds lagere uurtarieven ligt aardig achter ons, maar nog steeds is het prijscomponent uiterst belangrijk.”
Van den Berg vervolgt: “Door transparant te zijn, als gehele sector, kunnen we allemaal werken tegen reële vergoedingen. Bovendien kun je door het volledige inzicht ook de processen beter optimaliseren en het contract naar wens aanpassen. Als nu blijkt dat je een uur hebt gecalculeerd, maar de schoonmaker is in 45 minuten of juist in 75 minuten klaar, dan kun je dat aanpassen. Zo is het voor alle partijen duidelijk wat het daadwerkelijke schoonmaakwerk inhoudt en welke tijd hiermee is gemoeid.”
Tijdregistratie
CleanJack is een tijd- en aanwezigheidsregistratiesysteem dat volledig is toegewijd aan de schoonmaakbranche. CleanJack helpt schoonmaak professionals om werkzaamheden transparant te maken, te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van werktijdregistratie en CleanJack helpt schoonmaak professionals om efficiënt te werken. Gewerkte uren en uitgevoerde taken worden met CleanJack glashelder, via een terminal aan de muur, een CleanJack tablet of een app op de smartphone van de schoonmaker. Op het moment dat de schoonmaker zich op locatie aanmeldt krijgt hij/zij een melding te zien over bijvoorbeeld extra taken of handelingen die uitgevoerd moeten worden. Zodra de schoonmaker zich afmeldt op de werklocatie, stopt de tijdregistratie. In een overzichtelijk dashboard is voor zowel het schoonmaakbedrijf als de opdrachtgever inzichtelijk wanneer de schoonmaker is geweest en welke taken zijn uitgevoerd.”
Geautomatiseerd contract- en procesbeheer
De contractafspraken die in GRIP zijn vastgelegd, staan automatisch ook in CleanJack. In CleanJack worden vervolgens de planningen en roosters gemaakt. Specialisten ontvangen digitale werkbonnen op hun mobiele telefoon. Schoonmakers ontvangen werkinstructies op de telefoon, via de CleanJack tablet of de klokterminal. Leidinggevenden kunnen het proces real time volgen. En tijdig bijsturen als het nodig is. Uitgevoerde taken en werktijden verschijnen direct in het online manager systeem. Rapportages rollen eenvoudig uit het systeem. Gegevens kunnen ook automatisch worden doorgestuurd naar boekhoudprogramma’s of loonadministratiesystemen.
Data driven contractmanagement
GRIP Facility levert de tool als aanvulling op de bestaande financiële registratie en tijdregistratie systemen. Schouten: “Neem afscheid van pen en papier, e-mail en Excel en koppel met de FMIS systemen en de eigen systemen. Geen losse administraties meer, maar alles digitaal geborgd in een compleet systeem. Dat werkt prettiger, overzichtelijker en sneller. We vergeten nog wel eens dat er ook binnen de kantoren van schoonmaakbedrijven sprake is van een personeelstekort. Door in één systeem te werken, win je tijd. Hoeveel precies, dat laten we nog onderzoeken. Echter weten we dat het een stuk makkelijker en efficiënter werkt.”
GRIP Facility is een softwaresysteem ontwikkeld vanuit de vraag om veel data omtrent kwaliteitsmetingen te monitoren in een overzichtelijk dashboard. Inmiddels is daar een meldingen tool, DKS-applicatie, een audit applicatie en financieel contractbeheer module aan toegevoegd. Schouten: “Met als doel dat zowel schoonmaakleverancier, opdrachtgever en eventueel intermediair gezamenlijk in één omgeving kunnen werken. Zo ontstaat inzicht, transparantie en houd je grip. Is er ergens een wijziging in het contract, dan is dat overal inzichtelijk en opereert niemand op eigen houtje.”
Complementair
De kracht van zowel GRIP als CleanJack gezamenlijk is dat beide partijen aanvullend zijn aan elkaar en losse modules bieden die samen één geheel maken. De vijf modules zijn: Calculatie en taken planning; roosterplanning, communicatie en registratie van uitgevoerde taken en bestede uren; procesmonitoring, kwaliteitsbeheersing en KPI monitoring; aansturen van facturatie en verloning; analyse en optimalisatie.
De cirkel is rond
Door koppelingen met FMIS systemen en salarissystemen ontstaat een compleet geheel dat in principe als een cirkel werkt, van planning en calculatie naar taken en dashboards om te meten en monitoren. Vervolgens worden de uren verwerkt en uitbetaald aan de medewerker. Het geheel wordt geanalyseerd en geoptimaliseerd om weer vanuit de planning en calculatie te starten. Het is een constante cirkel die zorgt voor transparantie, optimalisatie en structuur. Oftewel: Grip op het complete proces, van contractbeheer tot procesbeheer.
