Het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis (ADRZ) schreef medio 2017 een aanbesteding uit voor het compleet inrichten van de schoonmaak op alle locaties. Zij besloten de aanbestedingsvraag als open vraag te stellen om zo vernieuwende voorstellen te krijgen; ”Vertel ons hoe wij de schoonmaak moeten inrichten en hoe we die invullen met een eigen schoonmaakdienst. Welke invulling willen jullie als leverancier hieraan geven en hoe wil je dit uitvoeren bij ADRZ” aldus Denny Hoogstrate, Inkoop ADRZ.
—Dit is een advertorial van Alpheios—
“Door dit soort vraagstellingen worden we enthousiast. Het geeft mogelijkheden om echt onze toegevoegde waarde te tonen en aan ADRZ te laten zien wat we voor hen kunnen betekenen” vertelt Eric Hagenaars, Senior Accountmanager Alpheios. Het enthousiasme dat Alpheios overbracht bij het beantwoorden van de gestelde vragen gaf de doorslag om voor de komende 5 jaar een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan. “Alpheios worstelde niet met deze aanvraag, ze deden het gewoon” zegt Renske van Ewijk, Servicelijn Manager ADRZ, vol overtuiging.
Implementatie in fases
De totale aanbesteding bevatte naast middelen, materialen, machines ook een softwarepakket voor calculaties. Alpheios adviseerde het Triple-T schoonmaaksysteem dat bestaat uit een droge onderhoudsmethode in combinatie met microvezeldoeken. Bij de inzet van het nieuwe systeem werd alles direct positief ontvangen. “Mensen mopperen vaak bij veranderingen, maar deze keer bleef het mopperen uit. De medewerkers zagen direct dat de nieuwe middelen voor verbeteringen zorgen. Vooral de Triple-T Sanitary bracht veel enthousiasme”, stelt Margriet Zoutewelle, Teamleider schoonmaak ADRZ.
De opstart met nieuwe middelen en materialen loopt. Hierdoor ligt de focus nu volledig op de implementatie van calculeren en kwaliteitsbeheer en op het vloeronderhoud. Daar zit ook direct de grootste vraag van het ADRZ. Door een hoge bezettingsgraad wordt geen gelegenheid gegeven om vloeren te polymeren op bijvoorbeeld patiëntenkamers of complete afdelingen. Hierdoor hebben de vloeren niet de gewenste uitstraling. Per vloersoort wordt de juiste praktische onderhoudsmethode bepaalt, rekening houdend met de omgevingsomstandigheden in het ziekenhuis.
“Er is geen enkel ziekenhuis waar vloeren niet behandeld kunnen worden, je moet alleen de juiste onderhoudsmethode vinden die past”, licht Eric toe. Alpheios heeft de technieken en mogelijkheden in huis om vloeren die niet traditioneel gepolymeerd kunnen worden toch te voorzien van een goede behandeling met een stralende vloer als resultaat. “Het vloeronderhoud kwam nooit echt van de grond. Alpheios heeft geen standaard oplossing geboden maar echt geluisterd. Ze kwamen dan ook met een voorstel voor vloeronderhoud wat perfect past bij het ADRZ”, verklaart een tevreden Margriet. “De standaard oplossingen werken overal, maar dit zijn Zeeuwen”, vult Renske lachend aan.
Een andere prioriteit die voor 2018 gesteld is, is het inzichtelijk en meetbaar maken van de kwaliteit en efficiency van de schoonmaakdienst. Om op basis van feiten gericht bij te kunnen sturen waar het nodig is en het ziekenhuis dus grip en controle heeft op de performance van de schoonmaak. De door Alpheios aangeboden tool maakt het mogelijk om zelf te calculeren, taakverdelingen te maken en kwaliteitsmetingen uit te voeren. “Deze monitor is belangrijk. We houden het echt wel goed schoon maar mensen willen cijfertjes zien”, licht Margriet toe. Het team van Alpheios geeft niet alleen het bijbehorend advies, maar zorgt ook voor de ondersteuning en training om op een optimale manier met de tool te kunnen werken.
“Als we dat allemaal voor elkaar krijgen in 2018 hebben we het goed gedaan”, besluit Denny. Alle zorglocaties en poli’s in Zierikzee, Goes en Vlissingen worden door de eigen schoonmaakdienst van het ziekenhuis uitgevoerd. Dit komt neer op 90% van alle schoonmaaktaken.
Expertise mogelijkheden binnen Vebego
Alpheios is onderdeel van een groter geheel. Dit wordt door Renske van Ewijk als een groot voordeel gezien. Hierdoor is Alpheios in staat om ook op andere vlakken vragen te kunnen beantwoorden. Renske: “In 2016 hebben wij te maken gehad met een ernstige VRE uitbraak waarin we echt op zoek waren naar handen en oplossingen om snel te kunnen desinfecteren. Eric kwam naar ons toe en ging direct aan de slag met onze uitdaging. Omdat desinfecteren middels de Alpheios vernevelmethode Alpha D3-Fogging in onze situatie niet de juiste keuze was, kwam hij heel snel met een ‘out of the box’ oplossing vanuit zijn netwerk. Daarna konden we alsnog de volgende ochtend beginnen en was alles in no-time opgelost.”
Op de ochtend dat we het interview voor dit artikel hielden, was er zelfs nog contact tussen Renske en Eric. Het ziekenhuis heeft een uitdaging in de bezetting van voedingsassistenten en vraagt nu ondersteuning vanuit de zorg voor dit soort taken. “Renske belde met de vraag of wij binnen Vebego een bedrijf hebben dat eventueel voedingsassistenten kan aanbieden. Door de hoeveelheid bedrijven en expertise binnen Vebego kan ik mijn klanten volledig bedienen. Ik voel me dan ook niet alleen ambassadeur van Alpheios maar voor heel Vebego“, aldus Eric.
Bijzonder traject
Eric is een graag geziene gast in Goes. Regelmatig is er contact om de voortgang te bespreken. Margriet: “Eric heeft me rustiger gekregen. Als hij er is ga ik echt zitten, drink ik een kop koffie en pak ik de tijd die dan nodig is.” Iedereen heeft het aanbestedingstraject als een leuke periode ervaren. Renske en haar team kregen verrassende antwoorden door open vragen te stellen en voor Alpheios was dit een traject waarin alle registers open konden.
“We konden echt laten zien dat we onderscheidend zijn ten opzichte van anderen. We vulden geen lijstje in maar gingen uit van onze eigen expertise en kracht”. Renske, Margriet en Denny besluiten; “Je kiest voor het bedrijf maar toch ook zeker voor de mensen. Alpheios kwam, heeft de kans gekregen en die hebben ze waar gemaakt.”
Benieuwd naar wat Alpheios voor uw organisatie kan betekenen? Via onderstaand formulier kunt u uw vragen kwijt!
