Een kwalitatief personeelsmanagement met bijbehorend personeelsdossier is noodzakelijk om medewerkers aan het bedrijf te binden, maar ook als controlemiddel en als middel om afscheid van elkaar te nemen. In de nieuwe Wet Werk en Zekerheid (WWZ) is dat nog veel belangrijker geworden. Zo blijkt uit de masterclass die juridisch redactielid Hella Vercammen (TLC, foto boven), Marten van de Braak (BAPAS) en Clean Totaal op 19 november jl. in Amstelveen organiseerden. Deze masterclass, speciaal afgestemd op de schoonmaakbranche, wordt herhaald in het eerste kwartaal van 2016! Een aanrader!
Door Leon van den Berg, lid redactie Clean Totaal
De schoonmaak is arbeidsintensief en het leidinggeven daaraan dus ook. Aandacht voor personeel kost tijd, maar levert ook veel op. Zowel een zorgvuldige werving, de loopbaanbegeleiding, de HR cucylus, als de voorbereidingen voor onverhoopt ontslag kosten tijd. Door de nieuwe regels is de drempel voor ontslagbescherming van medewerkers nog hoger geworden. De overheid verwacht nog meer inspanning van werkgevers om werknemers te faciliteren bij hun functioneren en nog duidelijkere kaders, anders verleent de rechter geen ontslag meer. Compensatie van een slecht dossier via een ontslagvergoeding is er niet meer bij. Ter illustratie: vanaf 1 juli 2015 werd 40% van de ontslagaanvragen niet gehonoreerd. In de Masterclass werd behandeld hoe dit komt en hoe je dit als werkgever kunt voorkomen.
Keuze voor één ontslaggrond
In het nieuwe ontslagrecht kan de werkgever uit acht ontslaggronden kiezen. In de eerste twee beslist het UWV en bij de overige gronden beslist het kantongerecht:
- Verval arbeidsplaatsen – bedrijfseconomisch;
- Langdurig arbeidsongeschikt (>24 maanden);
- Frequent ziekteverzuim;
- Disfunctioneren (onvoldoende uitvoeren functie door onkunde/onwil, niet door gebrek aan scholing);
- Verwijtbaar handelen of nalaten werknemer (weigeren veiligheidsinstructies op te volgen ondanks meerdere waarschuwingen);
- Gewetensbezwaren;
- Verstoorde arbeidsrelatie;
- Overige redenen (globaal benoemd in de Memorie van Toelichting).
De masterclass gaat in op gronden 4 en 5. In de praktijk lijken disfunctioneren en verwijtbaar handelen/nalaten nog wel eens door elkaar heen te lopen. Belangrijk is dat de rechter minimaal op één volledig aangetoonde grond toewijst. De voorwaarden van die grond worden stapsgewijs getoetst waarbij alle volledig onderbouwd moeten worden. Het indienen van zo’n ontslagverzoek moet helder stellen welke feiten bij welke ontslaggrond en voorwaar¬den horen. De rechter maakt zelf geen combinatie waarin hij en een of meer ontslaggronden vervuld acht.
Helder functie beschrijven
Essentieel is de functieomschrijving. Een medewerker wordt op grond daarvan geworven, aangenomen en beoordeeld door de werkgever. Het is ook uitgangspunt voor de kantonrechter. De functieomschrijving moet eenduidig en concreet zijn. Het RAS functie referentie handboek helpt daarbij, hoewel dat nog niet toereikend is omdat het onvoldoende resultaat- en competentiegericht is. Om later tegen eventueel verwijtbaar handelen of nalaten te kunnen optreden, zijn er aparte bijlages bij de arbeidsovereenkomst waarin uitgebreide gedrags-, werk en veiligheidsinstructies worden gegeven. Bij het stelselmatig niet nakomen van deze regels door de gewaarschuwde werknemer is de ontslaggrond van (bewuste) verwijtbaar handelen en nalatigheid vervuld.
Goed werkgever/nemerschap
Met een goede functieomschrijving ben je er nog niet als ondernemer. In de relatie tussen werkgever en -nemer is redelijkheid en billijkheid de norm. In art. 7:611 BW worden werkgever en werknemer verplicht zich als een goed werkgever en goed werknemer te gedragen jegens elkaar en collega’s. De werknemer moet zich, zoals afgesproken in het arbeidscontract, volledig inzet voor de bedongen werkzaamheden en de werkgever stelt hem in staat dat te doen. Middelen en instructies moeten aanwezig zijn evenals scholingsmogelijkheden als de medewerker kennis of vaardigheden te kort komt om de afgesproken taak goed uit te voeren. De werkgever moet dus signaleren dat er hiaten zijn in de opleiding voor de huidige functie en een activerend scholingsbeleid is nodig. De werknemer moet bereid zijn om aangeboden scholing te volgen. Hoe krijg je dit allemaal boven tafel? Daarvoor volg je de HR-cyclus, bestaande uit een aantal gesprekken met een vaststaande inhoud.
De perfecte HR-Cyclus
Het eerste gesprek is het jaarlijkse planningsgesprek met de functieomschrijving als uitgangspunt. Je maakt duidelijk aan elkaar wat je van elkaar verwacht. Daarbij moet de werkgever open vragen te stellen en goed luisteren naar wat de medewerker antwoordt. De doelstellingen van de leidinggevende moeten leidend zijn, zonder daarbij uit het oog te verliezen wat er in de medewerker om gaat. Op grond van het gesprek worden de gezamenlijke afspraken vastgelegd en door beiden ondertekend. Dat is het richtsnoer voor de volgende gesprekken.
Het tweede gesprek is het functioneringsgesprek. Ook dit is een tweezijding gesprek. Samen inventariseer je hoe de medewerker op het moment het werk uitvoert en als daarover afspraken zijn gemaakt hoever hij of zij gevorderd is, bijvoorbeeld met een (aanvullende) opleiding. Samen benoem je eventuele knelpunten en maakt daarover weer afspraken. Ook dit tweede gesprek leg je inhoudelijk vast en laat de medewerker zijn akkoord geven. Tussentijds evalueer informeel via werkoverleg op de werkvloer waarmee je de vinger aan de pols houdt. Die korte gesprekken geven input voor het functioneringsgesprek, maar bieden ook kansen om tussentijds bij te sturen. Bevestig per mail als er afspraken zijn gemaakt of belangrijke zaken spelen!
Het laatste gesprek van de cyclus is het beoordelingsgesprek. Dit is een eenzijdig gesprek waarin je de medewerker vertelt wat je hebt waargenomen en waarin de kwaliteit van diens werken en inzet wordt vastgesteld. Bij een goed voortraject is het beoordelingsgesprek geen verrassing voor de medewerker. Is de beoordeling positief, dan wordt de medewerker eventueel beloond. Is de beoordeling meer kritisch, dan kan dit negatieve consequenties hebben of moeten er afspraken worden gemaakt over ontwikkeling in een volgend planningsgesprek. Als iemand een tijdelijk contract heeft, wordt dat bijvoorbeeld niet verlengd. Heeft iemand een vast contract dan moet er een verbeterplan worden gevolgd waarbij afgesproken wordt dat als verbetering uitblijft demotie of ontslag volgt op basis van disfunctioneren (D grond). Let wel; de aard van disfunctioneren is zonder “verwijtbaarheid” omdat het te maken heeft met onkunde. Dit in tegenstelling tot verwijtbaar handelen of nalaten (E grond). Door de HR-cyclus goed te volgen en vast te leggen ontstaat automatisch een ondersteunende personeels¬dos¬sier voor demotie of ontslag als verbetering uitblijft.
Transitievergoeding
In principe krijgt de werknemer bij disfunctioneren een transitievergoeding om ander werk te vinden. Dat gebeurt ook bij verwijtbaar handelen of nalaten. Deze is een stuk lager, maar is vervelend voor de werkgever, zeker als het om veel geld gaat wanneer de werknemer lang in dienst is. Alleen bij “ernstige verwijtbaarheid” hoeft de werkgever geen vergoeding te betalen. Denk aan hardnekkig weigeren van re-integratieinstructies of steeds te laat komen waardoor het bedrijfsbelang geschaad wordt. Ook bedrog, diefstal en urenfraude zijn ernstig genoeg. Dan volgt meestal ontslag op staande voet.
Conclusie
Succesvol en effectief leiding geven kost tijd en de verhoogde ontslagdrempel vereist een onberispelijke HR cyclus. Die kost echter nog steeds minder tijd, moeite en geld dan een mislukte ontslagprocedure bij de kantonrechter. Bovendien heb je dan de meeste kans dat je personeel nog tijdig bijgestuurd wordt en goed functioneert. Dat is uiteindelijk wat iedereen het liefste wil.
Lees ook: Personeel en de Wet Werk & Zekerheid: voorkom uitglijders!
