Recent hield de reeds veelbesproken Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) een aanbesteding met betrekking tot deskundige ondersteuning bij de inrichting van de eigen organisatie. Klaarblijkelijk beschikt het overheidsvehikel niet over (voldoende) expertise op dit gebied. In de uitvraag in de aanbestedingsdocumenten, en het vervolg hierop, stuitte de redactie op een aantal opmerkelijke zaken. Een onmogelijk gesteld criterium was voor één van de inschrijvende adviesbureaus zelfs reden om zich uit de tenderprocedure terug te trekken. Staat RSO soms voor de Rijks Sjoemel Organisatie?
Door Henk Cornelisse, lid redactie Clean Totaal
Er is al veel over gezegd en geschreven. De Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) gaat de komende jaren geleidelijk de schoonmaak van Rijksgebouwen overnemen van de zittende schoonmaakbedrijven. Dat gebeurt op het moment dat de bestaande contracten aflopen, een overgangsfase die duurt tot 2021.
Vanaf 1 januari 2016 zullen de eerste schoonmakers in dienst komen van het Rijk. Dat betekent dat voor 1 januari 2016 de nieuwe organisatie moet zijn ingericht. De RSO beschikt niet over voldoende expertise om dit alleen voor elkaar te boksen en heeft externe hulp nodig. Na een tenderprocedure is besloten in zee te gaan met Facilitair Adviesbureau MasterKey. In deze tenderprocedure liet de RSO zich overigens ondersteunen door de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS).
Naar aanleiding van de verkregen opdracht schrijft winnaar Masterkey in haar persbericht van 9 juni jl. dat zij ondersteuning gaat bieden bij de ontwikkeling en uitwerking van de dienstverlening van de RSO.
Directeur Jan Halfman (foto) legt het als volgt uit: “Deze ambtenaren zijn niet bekend bent met de branche en het is begrijpelijk dat zij een onafhankelijk adviseur zoeken die ze kan helpen om de schoonmaakorganisatie op te zetten. Dat is voor hen een onontgonnen terrein en daarom willen ze expertise die gebaseerd is op praktijkervaring. Zowel strategisch, tactisch als operationeel.”
Vreemde uitvraag
De redactie dook in de aanbestedingsdocumenten en constateerde dat de RSO een uiterst opvallende referte-eis op tafel heeft gelegd namelijk dat inschrijvende onafhankelijke adviesbureaus gedurende de afgelopen drie jaar ervaring dienden te hebben opgedaan met de opbouw van een schoonmaakbedrijf.
Lezen we dat goed, een adviesbureau dat betrokken is geweest bij de opbouw van een schoonmaakbedrijf? Dat riekt ons inziens naar belangenverstrengeling. Toch wordt deze eis werkelijk gesteld in de aanbestedingsdocumenten. Sterker nog, alshet adviesbureau niet aan deze referte-eis kan voldoen dan geldt dit als een knock-out criterium.
Directeur Halfman reageert luchtig als we hem hierover vragen: “De klantvraag klinkt wellicht wat vreemd, maar is toch logisch en verklaarbaar. Ze willen onafhankelijke ondersteuning bij de inrichting van hun schoonmaakorganisatie. Maar opdrachtgevers stellen wel vaker specifieke (ervarings-) eisen die een knock-out criterium zijn. En in dit geval hebben de eisen direct betrekking op de opdracht.”
Integriteit
Hier denkt Ron Mieremet, directeur van Pro Facility Adviesbureau (Lelystad), het adviesbureau dat naar nu blijkt zich uit eigen beweging terugtrok uit de tenderprocedure, volstrekt anders over: “Wij verbaasden ons over deze referte-eis en meenden dat er sprake was van een misverstand. Een reden voor ons om schriftelijk een vraag hierover aan de RSO/HIS voor te leggen.”
De vraag die Pro Facility stelde luidde als volgt:
“In een van de vier kerncompetenties( lees eis) vraagt u ervaring met opbouw van een schoonmaakbedrijf of onderdelen daarvan. Echter,als onafhankelijk adviesbureau en tevens ondertekenaar van de Code Verantwoord Marktgedrag, zijn wij niet in staat om aan deze competentie te voldoen. In het kader van integriteit is het niet mogelijk om als adviesbureau betrokken te zijn bij de opbouw van een schoonmaakbedrijf. Ook vragen wij ons af in hoeverre deze competentie überhaupt bij de werkzaamheden van een adviesbureau horen, aangezien dit zijn rol, en core business, als onafhankelijke adviseur in de facilitaire branche in twijfel kan brengen. Is deze kerncompetentie een eis die telt als knock-out criteria?”
Het antwoord van de RSO was ondubbelzinnig:
“Er moet ervaring zijn opgedaan met het adviseren en ondersteunen van (onderdelen van) organisaties die bezig zijn de schoonmaak organisatorisch op te bouwen dan wel in te richten. Alle kerncompetenties gelden als een knock-out criterium.”
Mieremet: “Omdat dit zo expliciet is beantwoord en het dus een knock-out criterium betreft, konden wij, als onafhankelijk adviesbureau, niets anders doen dan per mail melden dat we aan een dergelijke eis onmogelijk kunnen voldoen.”
Vragen voor de woordvoerder
De redactie vroeg Friso Fennema, woordvoerder van het ministerie SZW en van minister Asscher om opheldering. We stelden onder meer dat in de uitvraagprocedure een, naar onze mening, haast onmogelijke knock-out criterium staat opgenomen namelijk het feit dat de inschrijvende onafhankelijke adviesbureaus en haar medewerkers dienen te beschikken over praktijkervaring (zowel: tactisch, strategisch als operationeel) aangaande de inrichting van een schoonmaakbedrijf. En dit ook nog binnen een periode van de afgelopen drie jaar.
We wezen woordvoerder Fennema voorts op het risico dat het slimste jongetje van de klas (lees: degene die deze vreemde uitvraag op de meest creatieve manier beantwoordt, zonder daadwerkelijk serieus bij de inrichting/oprichting van een schoonmaakorganisatie betrokken te zijn geweest) de opdracht zou kunnen verwerven. Ook vroegen we waaruit de door MasterKey opgegeven expliciete ervaring bij de opbouw van een schoonmaakbedrijf bestaat. Tenslotte vroegen wij Fennema in hoeverre belangenverstrengeling op de loer ligt en of het één en ander niet knelt het met de Code.
Klippen omzeilen
Het schriftelijke antwoord van Fennema luidt samenvattend: “Over individuele offertes worden geen mededelingen gedaan. Wel kunnen wij bevestigen dat de opdracht gegund is aan MasterKey . Dit bureau diende de meest voordelige inschrijving in op basis van prijs/kwaliteitverhouding. Het klopt dat er sprake was van vier referte-eisen, te weten:
- Ervaring met opbouw van een schoonmaakbedrijf of onderdelen daarvan
- Ervaring met samenwerking met andere partners in de schoonmaakwereld
- Ervaring met advisering van (rijks)overheidsorganisaties
- Ervaring met het vertalen van schoonmaakconcepten naar een opstartplan voor een nieuwe organisatie”
Verder laat Fennema weten dat van de vier uiteindelijk uitgenodigde partijen drie partijen aan deze referte-eisen hebben voldaan en één partij (hij noemt hier geen naam maar we weten dat het hier Pro Facility betreft) zich heeft teruggetrokken.
Fennema: “De reden waarom deze partij zich heeft teruggetrokken is ons niet bekend. Bij de uiteindelijke weging is de specifieke ervaringseis (operationeel, tactisch en strategisch) bij de opbouw van een schoonmaakbedrijf meegenomen, deze terminologie stond overigens niet in de offerteaanvraag opgenomen. De Code is vooral gericht op de inkoop van schoonmaak dienstverlening en niet zozeer op de advisering.”Aldus woordvoerder Fennema.
De redactie leidt uit de laatste opmerking af dat de werkingssfeer van de Code kennelijk nog niet in de politieke arena is doorgedrongen.
Fennema heeft geen trek om in te gaan op de specifieke ervaring van MasterKey op het gebied van opbouw van een schoonmaakbedrijf. Zoveel is duidelijk. Masterkey directeur Jan Halfman heeft daar ogenschijnlijk ook geen trek in want hij reageert geen tijd te hebben om op onze vraag aangaande het specifiek aangeven van een dergelijke ervaring in te gaan. Deze lastige klip moet kennelijk omzeilt worden.
Onjuist
Een pertinente onjuistheid is het dat de woordvoerder van onze minister stelt dat de reden waarom Pro Facility zich terugtrok niet bij de RSO/HIS bekend is. De redactie is in het bezit van de schriftelijke melding en argumentatie van Pro Facility, welke wel degelijk door de RSO/HIS gelezen is, maar waarop niet gereageerd werd.
Mieremet: “Niet echt chique om de ontvangst van de door mij aangevoerde argumentatie te ontkennen. Het was op basis van onze integriteit een kwestie van het niet kunnen inschrijven. Voor de duidelijkheid: aan de overige referte-eisen konden wij wel voldoen.”
Minstens zo curieus is het dat in de Nota van Inlichtingen door één van de andere inschrijvers de vraag gesteld wordt of het met betrekking tot de eis aangaande ervaring met de oprichting/inrichting van een schoonmaakbedrijf, het vereist is dat iemand werkzaam is of is geweest bij een schoonmaakbedrijf, het even onbegrijpelijke als cryptische antwoord volgde: “Deze eis betreft de Inschrijver en niet per sé de personen die bij inschrijver werkzaam zijn.”
Transparantie: wel in woord niet in daad.
De andere twee inschrijvende partijen, CSG (Culemborg) en VFM Facility Experts (Utrecht) vroegen we middels een vijftal vragen om een inhoudelijke reactie. In het bijzonder of de gewraakte referte-eis voor hen geen aanleiding was om niet in te schrijven en waaruit anders de ervaring van hun bureau bestaat voor wat betreft de opbouw van een schoonmaakbedrijf. Immers, uit de reactie van Fennema maken we op dat bij deze bureaus het knock-out criterium niet toegepast is.
Daar waar de gevleugelde term transparantie vaak gebezigd wordt geldt nu kennelijk ‘spreken is zilver maar zwijgen is goud’.
Victor van Hooijdonk, directeur VFM: “Wij hebben jullie vragen over de aanbesteding inhuur expertise voor de RSO in goede orde ontvangen. Het klopt dat VFM heeft meegedaan aan de aanbesteding op uitnodiging van de RSO. Wij willen echter niet inhoudelijk reageren op de door jullie gestelde vragen en verwijzen jullie voor nadere informatie naar de aanbestedende dienst.”
De reactie van Wim Dingelstad, directeur CSG is nog korter: “Wij geven er de voorkeur aan om niet te reageren.”.
Niets zeggen is vaak veelzeggend! Beide willen hun vingers niet branden…
Code Commissie
Hoe oordeelt de Code Commissie over een dergelijk gevolgde procedure en deelt zij de mening van Fennema dat de Code vooral gericht is op de inkoop van schoonmaak dienstverlening?
Voorzitter Kees Blokland laat ons weten dat in beginsel de uitvraag naar ervaring door een onafhankelijk adviesbureau bij de oprichting van een schoonmaakbedrijf enerzijds merkwaardig en anderzijds begrijpelijk is zolang het advies direct betrekking heeft op de oprichting van een schoonmaakbedrijf.
Blokland: “Naar mijn mening is het moeilijk, zo niet onmogelijk, om op een verifieerbare wijze te voldoen aan dit criterium. Het valt nog te rechtvaardigen dat ze dit vragen en het is weliswaar ook goed bedoeld maar het is geen goed gespecificeerd differentiatie criterium. Het geeft bovendien geen antwoord op de vraag of het adviesbureau goed of slecht is. Derhalve een weinig valide knock-out criterium. De woordvoerder van de minister zit er overigens ver naast wat zijn opmerking over de Code betreft. Deze geldt in gelijke mate voor een schoonmaakbedrijf als adviesbureau.”
Kritisch volgen
MasterKey directeur Halfman krijgt, als winnaar van deze tendercompetitie, het laatste woord. Zij het dat het lijkt dat deze overwinning mede door een arbitrale dwaling tot stand kwam.
Halfman: “Wij zijn van mening dat we binnen de kaders van de Code en de VESA prima invulling kunnen geven aan deze opdracht. Ik heb het idee heb dat wij een eerlijke kans hebben gekregen en we zijn blij om dit traject samen met de RSO te mogen doorlopen. Maar het lijkt me goed dat je (uw redacteur) de RSO kritisch blijft volgen.”
Leveranciersbedrog
Dat kritisch volgen van de RSO is niet aan dovemansoren gericht. Het is nog niet zo lang geleden dat de category manager van de Rijksoverheid breeduit rond toeterde dat de overheid, als voorbeeldfunctie, schoonmaakcontracten afsloot voor de duur van acht jaar. Bestaande uit vier jaar plus 4 x 1 optiejaar bij goed presteren. Schoonmaakbedrijven hielden hier met hun calculatie én hun presteren rekening mee. Maar wat nu blijkt is dat de optiejaren domweg niet toegekend worden en de desbetreffende opdrachten gelijk na 4 jaar richting RSO verdwijnen.
Noemen ze dit geen leveranciersbedrog? Advocaten wringen zich al in de handen. Ook het overnemen van het zittend schoonmaakpersoneel verloopt uitermate stroef, waarbij van de mooie woorden van onze minister, met in zijn kielzog de RSO, weinig te merken valt. Hierbij valt weinig sociaals te bespeuren. Ja, we blijven de RSO volgen… tot in lengte van dagen of jaren. Want van mist houden we niet, we hebben liever duidelijk zicht.
