Ook in Nederland wordt Best Value Procurement (BVP), ook wel prestatie-inkoop genoemd, in toenemende mate toegepast bij Europese (niet openbare) inschrijvingen. Dit in navolging op Australië, de VS en Canada waar deze manier van inkopen overigens al langer gemeengoed is. Dean Kashiwaghi, de geestelijke vader van BVP, is overigens zelf een Amerikaan. “Quality based selection”, zo noemen ze dit aan de andere kant van de oceaan. Mooie tekst, maar feitelijk wordt bedoeld: meer waarde voor de dollars! Voor- en tegenstanders van BVP in Nederland buitelen inmiddels over elkaar heen, zichzelf al dan niet expert noemende. En dat alles om ú van hun gelijk te overtuigen. Is BVP een hype of is het de ultieme manier om ook in de schoonmaaksector de hoogste waarde voor de laagste prijs te realiseren? En wat vindt de sector er zelf van? Reden voor redacteur Henk Cornelisse om tegen de laagste prijs wat zaken op een rijtje te zetten zodat u kunt beoordelen of dit de hoogste waarde impliceert.
BVP biedt ruimte om te onderscheiden
De schoonmaakbedrijven krijgen bij BVP tenders de ruimte om zich van elkaar te onderscheiden en wel op de volgende onderdelen:
- Hoogste waarde voor de laagste prijs
- Beperken van risico’s door aantoonbare expertise & transparantie
- Optimale efficiency
- Risico/kansen dossier
- Minimaliseren van communicatie, besluitvorming en transacties (kosten)
- Wederzijds begrip en naar elkaar luisteren in plaats van directief management, inspecties & controle
- Optimalisatie tevredenheid opdrachtgever en schoonmaakbedrijf
- Wekelijkse rapportage
BVP kent vervolgens drie fases:
Fase 1: Inschrijvings- beoordelingsfase
Fase 2: Pre-award fase
Fase 3: Uitvoeringsfase
We laten alledrie de revue passeren.
- RAVA ( Risk Assesment and Value Added Plan)
- PPI ( Past Performance Information)
- Interviews
- Planning
Fase 2: Pre-award fase
.
- Het beoogde schoonmaakbedrijf is in staat proactief handelen in plaats van reactief
- Het beoogde schoonmaakbedrijf kan tijdig aangeven wat en op welk moment van de opdrachtgever verwacht wordt en de opdrachtgever hierop aanspreken
- Het geeft het beoogde schoonmaakbedrijf de kans om omissies richting de opdrachtgever te minimaliseren (ter voorkoming van een toekomstige slechte beoordeling)
- Het biedt het beoogde schoonmaakbedrijf voldoende gelegenheid om het project gedetailleerd te plannen
- Opstellen risico managementplan (risicodossier) waarin alle risico’s en zorgen vermeld staan en op welke wijze deze worden geminimaliseerd. Voor alle risico’s zijn maatregelen vermeld die genomen worden zodra een risico zich daadwerkelijk voordoet. Met name ook de voor het schoonmaakbedrijf niet-beheersbare risico’s worden hierin opgenomen.
- Opstellen format wekelijkse rapportage
- Opstellen van gedetailleerde en definitieve planning
- welke risico’s zijn opgetreden en hoe dit is het opgelost
- welke niet-beheersbare risico’s er zijn geïdentificeerd?
- wat de bron is van deze (nieuw opgetreden) niet-beheersbare risico’s.
om de methodiek zijn beloftes te laten waarmaken. 100% puur BVP is enorm lastig. Bijvoorbeeld de beoordeling van risico’s (locatie uniek, binnen of buiten de invloedssfeer) kan, door minder strikte of juist strikte hantering, van grote invloed zijn op de uitslag. Er zijn goede alternatieven, die deze kennisniveaus niet vereisen en die momenteel bij veel opdrachtgevers daarom nog beter zouden kunnen passen. Het loslaten van details en controle vraagt wat van opdrachtgevers. Wij zien nog veel mengvormen van meer traditionele- en BVP-elementen. Er zijn meer mogelijkheden om de doelen te bereiken die BVP ook nastreeft, dus de heilige graal is het niet. Het is zo dat “gunning op de laagste prijs” erdoor vermeden wordt, maar door de marktveranderingen en code zien we dat toch al. Als een opdrachtgever de BVP methodiek (vanuit de theorie) 100% volgt, zal een schoonmaakbedrijf zich hier enorm in moeten verdiepen. Pas als beide partijen zich de materie voldoende hebben eigen gemaakt, dan is inzichtelijk of BVP inderdaad de beste partij biedt in plaats van (vooralsnog) alleen de beste offerte invulling.”