In deze artikelserie wordt aan de hand van een recent uitgevoerde aanbesteding bij Saxion Hogeschool een aantal vragen beantwoord rondom prestatie-inkoop (BVP). Er wordt dieper op de materie ingegaan door zowel de aanbestedende partij als diverse mededingende leveranciers aan het woord te laten. Het resultaat is een helder overzicht van zowel positieve kanten als aandachtspunten van deze manier van inkopen.
Lees eerst: Prestatie-inkoop bij Saxion Hogeschool – deel 1
Door Rolf Nijdam, docent FM en Inkoop / bestuurslid FMN
Uitvoeringsfase
En toen begon het echte werk: de start van de uitvoering. Ten tijde van de gesprekken voor dit artikel (2,5 maand na startdatum) bleek er vooral nog sprake te zijn van opstartperikelen. Harde conclusies kunnen dan ook nog niet getrokken worden. Het Servicecentrum Voorzieningen van Saxion vindt het ook redelijk dat de schoonmaakpartner tijd nodig heeft om alles rondom personeelswisselingen en BVP-methode op de rails te krijgen, maar verwacht binnen afzienbare tijd wel een kwaliteitsimpuls in hetgeen is afgesproken.
Zo komen de zaken uit risico- en kansendossier wat lastig op gang. De objectleider is hierin een belangrijke schakel en die was daar nog niet in meegenomen, ook in de pre-award fase is steeds gesproken met een hoger echelon. De weekrapportages die volgens de BVP-methode van groot belang zijn, worden wel aangeleverd, maar zijn volgens het ScV nog niet geschikt als stuurinformatie. Het mag nog meer gaan over de structurele problemen en welke oplossingen daar, pro-actief, voor worden aangedragen.
Voor HAGO is het duidelijk dat er nog stappen gemaakt moeten worden. Ook signaleert zij dat bepaalde zaken uit de methode nog vorm moeten krijgen. Om nog een praktisch voorbeeld te geven: ondanks de onderliggende stukken die zijn opgesteld loopt men toch tegen enkele grijze gebieden op. In de studentenhuisvesting dienen bv. alleen de algemene ruimten gereinigd te worden. Maar valt de binnenkant van de keukenkastjes daar onder? Of moeten de bewoners dat zelf doen? Tijdens de laatste inspectieronde werd aangegeven dat HAGO dit wel diende te verzorgen, terwijl zij daar niet van uit gingen. In de schouwing kom je niet op dat niveau, zo wordt gesteld, en dergelijke zaken dien je dus in de pre-award fase als expert concreet aan te geven.
Je kunt je aan de andere kant ook afvragen of je als opdrachtgever hier mee bezig moet zijn. Vanuit de gebruiker waren er geen opmerkingen of klachten hierover geuit. Waarom zou je daar dan op gaan controleren? Dat is toch geen BVP-handelwijze? Laat het schoonmaakbedrijf de beleving/tevredenheid maar meten en aantonen dat de gebruikers tevreden zijn!
BVP
Hoe kijken de diverse partijen terug op het gehele proces? Saxion ervoer de methodiek van beoordelen in ieder geval als een openbaring. Ook de verantwoording ervan nadien aan de leveranciers ging eenvoudig. Het gestelde plafondbedrag bevond zich boven de norm. Niemand heeft daar opmerkingen over gehad. HAGO was ook niet goedkoopste; er was een gezonde verdeling tussen de geoffreerde prijzen. Hectas geeft aan dat het op zich goed is dat er een bodembedrag is ingesteld. Hoewel zij wel ziet dat de meeste bedrijven naar dat bodembedrag toewerken. Belangrijker vindt zij hoe de opdrachtgever aan dat bodembedrag is gekomen, maar ook hoe dat gaat muteren naar de toekomst toe.
Hectas is positief over hoe het proces is verlopen. Men is te spreken over de volwassenheid die is getoond, met name door niet het onderste uit de kan te eisen. Men heeft intern leerpunten gedefinieerd, vooral ten aanzien van hoe het risico- en kansendossier een volgende keer beter opgesteld kan worden. Asito vindt het een prima procedure geweest, met de hierboven gemaakte kanttekeningen ten aanzien van de beoordeling van de interviews en de lengte van de pre-award fase. De onderbouwing door Saxion voor de keuze voor HAGO waardeert men daarentegen zeker als oprecht.
Algemene bron van zorg bij Asito zijn alle hybride vormen van BVP die opduiken en het wisselende kennisniveau bij aanbestedende diensten en intermediairs. De generieke opmerking die Jos Wortelboer van Hectas maakt is dat bij BVP minder aan de voorkant wordt gedefinieerd, hij verwacht dan ook dat het aantal aanbestedingen met een juridisch staartje zal dalen.
Aandachtspunten
Of het gehanteerde puntensysteem een aandachtspunt is, is onduidelijk. De inkopende partij was hier erg content mee omdat zo een duidelijk onderscheid tussen de leveranciers naar voren kwam en de gewenste expert naar boven kwam drijven. Asito zette hier juist weer vraagtekens bij omdat je het ten eerste wel erg bont moet maken wil je een 1 krijgen, dus je begint al snel op een 5. En ten tweede: waar ligt de overgang naar een 10? Is dit gedefinieerd? Krijgt in dit geval één partij een 10 omdat deze net wat beter wordt beoordeeld, dan is het verschil nog moeilijk goed te maken. Bovendien worden de verschillen groot, terwijl de partijen in de praktijk wellicht dicht bij elkaar liggen en bv. bij een andere scoremethodiek een 7 en een 8 hadden gekregen i.p.v. een 5 en een 10.
Een interessante discussie over de methode an sich, wordt door Jos Wortelboer van Hectas aangezwengeld. Kort gezegd vindt hij dat momenteel nog teveel de kwaliteit eenmalig beschreven wordt voor de huídige situatie. Terwijl er uiteraard veel gebeurt in de contractperiode. Hij ziet dan ook liever dat je als partners meer op zoek gaat naar de dynamiek in de tijd en doelen benoemt waar je over een aantal jaar gezamenlijk zou willen staan.
Het aandachtspunt ten aanzien van het beoordelen van niet-beïnvloedbare risico’s is reeds besproken. Daar komt bij dat de partij die gegund wordt ook de risico’s van anderen dient mee te nemen. Dit wordt niet het meest gelukkige aspect van BVP genoemd – want als die niet reëel zijn? En als de oplossing die de andere partij noemt niet reëel is, dan moet je daar wel ja op zeggen als je de gunning accepteert – en tegen dezelfde prijs. Dus alle risico’s moet je geborgd hebben in je scope! Bovendien, zo stelt Debbie Ruiter van Asito, zou het misschien transparanter zijn als ook de verliezende partijen de risico’s van de andere leveranciers te zien krijgen. Dat is leerzaam voor de volgende keer. Je loopt dan uiteraard wel weer het risico dat er discussies ontstaan met de aanbestedende partij over hoe de al dan niet-beïnvloedbare risico’s zijn beoordeeld en gewaardeerd.
De opmerking van Asito over de Alcatel-periode versus de duur van de pre-award fase lijkt een belangrijke voor de gehele branche. En is wellicht een punt waar de OSB of de Code iets over kan zeggen.
Saxion benoemt als aandachtspunt nog dat wanneer je in het aanbestedingstraject bezig bent, je aan tafel zit met de regiomanager of (meestal) een leidinggevende daarvan. Op het moment dat het contract gegund is, ga je zaken doen met objectleider en rayonmanager. Of op al die lagen het idee is doorgedrongen wat er nu precies is afgesproken, is iets wat Wilco Hoffman van het ScV van Saxion zich sterk afvraagt.
In onderstaande tabel worden alle voordelen en aandachtspunten van de BVP-methode, tijdens dit aanbestedingstraject én in het algemeen, nog eens zonder nuance samengevat.
Conclusie
De aanbestedende dienst van Saxion is redelijk tevreden over de toegepaste BVP-methode. Het streven met BVP is dat iemand boven komt drijven. En dat is gelukt – in theorie. Uit de systematiek kwam de expert heel duidelijk naar voren, mede door de beoordelingssystematiek. In de documenten kwam de winnaar met veel innovatieve ideeën om de beleving (per klantgroep) te regelen en te verbeteren.
Zowel Saxion als HAGO geven aan dat de pre-award fase en de start van de uitvoering niet soepel zijn verlopen door de nog prille ervaring die zij beide hadden met de methode . Voor de definitieve conclusie is het nog te vroeg; daarvoor dienen eerst de opstartperikelen verholpen te zijn en de samenwerking wat meer uitgekristalliseerd, vooral bij alle uitvoerende lagen. De vragen die nog beantwoord moeten worden zijn: hoe zoek je de gebruiker op, hoe meet je de prestaties en hoe vind je de juiste rolverdeling van enerzijds meer loslaten en anderzijds meer verantwoordelijkheid nemen?
Dat er sowieso nog gebrek aan kennis in de markt is wordt ook duidelijk uit de diverse opmerkingen die gemaakt zijn: de aanbestedende partij ziet een gebrek aan kennis bij de meeste leveranciers, terwijl deze aanbieders juist herhaaldelijk tegenkomen dat inkopers de methode slechts gedeeltelijk toepassen of in hun beoordeling moeite hebben om een correct oordeel te vellen.
Duidelijk is wel dat alle partijen toekomst zien in deze methode. Of deze nu volledig of gedeeltelijk wordt toegepast, het past binnen alle ontwikkelingen die momenteel gaande zijn in de branche. Door de focus op kwaliteit zal het onderscheidend vermogen toenemen en zullen schoonmaakbedrijven ook eerder keuzes (moeten) maken om te bepalen waar zij goed in zijn; profileer je jezelf als prijsvechter, als leverancier van topkwaliteit of daar tussenin?
Men is dus (redelijk) positief, maar een aantal hindernissen zal nog overwonnen moeten worden, zowel in het toepassen van de BVP-methode bij schoonmaakaanbestedingen in het algemeen als in deze concrete toepassing bij Saxion.
Voordelen en aandachtspunten van prestatie-inkoop bij schoonmaakaanbestedingen
VOORDELEN
- leverancier neemt expertrol op
- beoordelingen goed uitlegbaar aan leveranciers
- plafond- en bodembedrag leveren reële prijs op
AANDACHTSPUNTEN
- hybride vormen van BVP
- wisselend kennisniveau inkopers, leveranciers en adviesbureau’s
- kwaliteit wordt statisch beschreven, niet in tijd
- objectleider tijdens interview reële verwachting?
- puntensysteem 1 – 5 – 10
- mogelijke strijdigheid duur Alcatel vs. pre-award
- het beoordelen van niet-beïnvloedbare risico’s door de aanbestedende partij
- het overnemen van niet-beïnvloedbare risico’s van de andere aanbieders
- wederzijdse verwachtingen pre-award
- vervallen in traditionele rollen
De indruk uit de interviews is dat iedereen graag wilde meewerken aan dit artikel en daarin ook open heeft gecommuniceerd. De exacte bedragen en ingevulde scorelijst zijn niet gedeeld, maar zijn voor de strekking van dit verhaal ook minder relevant. Dank aan alle deelnemers voor hun inbreng!
