Het van oorsprong Finse bedrijf PanComp is een marktleider op het gebied van mobiele tijdregistratie oplossingen voor de schoonmaaksector. Maar het systeem kan veel meer. PanComp heeft vestigingen in Finland, Zweden, Denemarken, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, UK, Ierland, USA, Nieuw Zeeland, Zuid Afrika, België en sinds kort ook in Nederland. Maar Pancomp doet meer. Hoog tijd voor een gesprek met Pekka Päkkilä (algemeen directeur) en Ilkka Manner (commercieel directeur) over de mogelijkheden van het systeem.
Päkkilä: “Toen de Finse regering in 2004 bedrijven in een soort competitieverband in de gelegenheid stelde met innovaties te komen, sprongen wij daar gelijk op in door het basismodel PanComp nader te ontwikkelen. We waren verheugd dat ons concept aanleiding gaf om het licht op groen te zetten voor het verder doorontwikkelen”. Manner vult aan: “Het was in eerste instantie bedoeld als uitsluitend een systeem voor mobiele tijd registratie in de schoonmaak, beveiliging en ziekenhuisomgeving, maar al snel voegden wij daar kwaliteitscontrolesystemen en facturatiesystemen aan toe.”
Mogelijkheden
Het systeem is ontwikkeld met als uitgangspunten:
- gebruiksvriendelijkheid;
- toegevoegde waarde leveren m.b.t. efficiency & productiviteit;
- bevordering vertrouwen dienstverlener en opdrachtgever.
Gebruiksvriendelijkheid
De gebruiksvriendelijkheid werd bereikt door de mogelijkheid om de handheld (het apparaat dat de schoonmaker bij zich heeft) te bedienen via één knop. Geen ingewikkelde handelingen, niet storingsgevoelig en universeel in het gebruik. Bij aanvang van de werktijd kan de speciale ID van de medewerker gescand worden, zodat bekend is dat deze aanwezig is. Na afloop van de werkzaamheden herhaalt dit zich en liggen de gewerkte uren vast. Via het plaatsen van buttons op de diverse ruimtes is onmiddellijk online zichtbaar waar de medewerker zich bevindt. Daarnaast wordt met één simpele handeling via de buttonkaart op de werkwagen duidelijk welke activiteit uitgevoerd wordt. Na het verlaten van de ruimte weer even de button scannen en klaar is Kees! Bijkomend voordeel van deze werkwijze is het veiligheidsaspect. Het is namelijk exact bekend waar een medewerker zich op een bepaald moment bevindt. Een veilig gevoel voor de medewerker bij eventuele calamiteiten. “De integratie van deze gegevens naar loonadministratie en/of facturatie zorgt ervoor dat hierin geen fouten gemaakt kunnen worden ”zegt Päkkilä. “Bovendien worden per medewerker de historische gegevens opgeslagen, zodat je altijd kunt terughalen wanneer een medewerker binnen een bepaalde ruimte aanwezig geweest is en/of de tijd die hij/zij voor een bepaalde ruimte nodig heeft strookt met de calculatie.”
Efficiency & productiviteit
De vereenvoudiging van administratieve systemen stelt de leiding van het schoonmaakbedrijf meer dan ooit in staat om zich op de controle te richten in plaats van bezig te zijn met allerlei administratieve rompslomp. Voorts kan de leiding de processen de hele dag online volgen op de pc of pda. Hiervoor hoeft hij/zij zich niet te verplaatsen naar de diverse locaties en kunnen er bij geconstateerde afwijkingen op ieder moment van de dag corrigerende maatregelen genomen worden. Dit kan omdat de kwaliteit van de dienstverlenging op dezelfde eenvoudige wijze, via buttons op de kwaliteit kaart, gemonitord kan worden. Traditionele software rapportage geeft in de regel pas na dagen of weken een helder inzicht in de kosten/ureninzet etc.. Dit leidt in veel gevallen tot een andere ureninzet/kosten dan begroot. PanComp helpt echter om de budgetten per dag te bewaken.
Vertrouwen
“Het onmiddellijk beschikbaar kunnen stellen van prestatiegegevens, matching van gebudgetteerde en gepresteerde uren, uitgevoerde kwaliteitscontroles en gegevens over de uitgevoerde laag periodieke werkzaamheden draagt bij aan optimalisatie van het wederzijds vertrouwen tussen opdrachtgever en schoonmaakbedrijf”, stelt Manner. Het systeem voorziet erin dat de tijdige uitvoering van laag periodieke werkzaamheden goed bewaakt wordt door een signaleringmodule. “De ervaringen in de overige landen leren ons dat het in het begin wel wennen is om deze openheid van zaken met elkaar te delen, doch op termijn bijdraagt aan langdurige relaties”, aldus Päkkilä.
Red Herring 2010
Met trots vertellen beide heren dat PanComp genomineerd was voor de ISSA/Interclean Innovation Award en onderscheiden is met de Red Herring Europe en Global Award 2010. Dit is een prestigieuze prijs voor de meest innovatieve bedrijven gekozen uit een pool van 1200 bedrijven wereldwijd. Wegingscriteria zijn onder andere: financieel, technologisch, innovatief, strategisch management en kwaliteit van hoger management.
Nieuwe innovatie
“De mogelijkheden van PanComp worden uiteraard continue door ons geoptimaliseerd” vertelt een trotse Manner. “De kwaliteitscontroles kunnen op zeer korte termijn ook uitgevoerd worden door bijvoorbeeld een een Galaxy LabTab. Het feit dat wij in Nederlands nu over een agentschap beschikken en de eerste locaties in Nederland dit systeem al in gebruik hebben genomen, geeft ons vertrouwen dat wij ook in het schone Nederland een goede positie zullen verwerven. Laten we gelijk afrekenen met het idee dat het systeem alleen voordelen biedt aan het schoonmaakbedrijf. Het systeem heeft namelijk grote voordelen voor het schoonmaakbedrijf en haar medewerkers maar ook voor de opdrachtgevers. Zij houden namelijk grip op de juiste ureninzet, kunnen de kwaliteit volgen en hebben inzicht in bijtijdse uitvoering van laag periodieke werkzaamheden. Het systeem kan hen echter ook up to date informeren over technische storingen die de schoonmakers tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden ontdekken. Ook dit gaat weer met een druk op de knop via een signaleringbuttonlijst op de werkwagen. De schoonmaker is zodoende een verlengstuk van het facilitair bedrijf voor het adequaat oplossen van storingen.”
Voor Nederland: henk.cornelisse@pancomp.com
