Koning Cordares regeert met harde hand

Peter Maljers (info@fairclean.nl) is eigenaar van Fairclean, een gespecialiseerd administratie- en adviesbureau in de schoonmaakbranche.

Het grootste kenmerk van een soap is dat er vaak het tegenovergestelde of in overdreven mate gebeurt van wat er in de normale werkelijkheid zou gebeuren. U hebt toch ook wel eens dat u even stil blijft staan en denkt; “gebeurt dit nu echt?” Vooral de overheid en grote organisaties kunnen dit gevoel, alsof je in een soap zit, als geen ander opwekken. Sinds 1 januari vorig jaar is er voor de schoonmaakbranche een nieuwe inspiratiebron voor soapschrijvers: Cordares, ons bedrijfstak pensioenfonds. Ik heb alvast vijf afleveringen voor u geschreven…

Aflevering 1:

U doet pensioenaangifte voor uw bedrijf, stel 1000 man. Als er bij één persoon iets niet klopt, wordt door Cordares de complete aangifte afgekeurd. U zou denken dat er dan 999 wel verwerkt kunnen worden, maar helaas, zo werkt dat niet. U krijgt de aangifte terug met de mededeling: “Verwerking opgave loon en premie (OLP) niet geaccepteerd”. U dient de fout te herstellen en geheel opnieuw aangifte te doen, Cordares eist namelijk perfectie.

Uiteraard doet u dat en na opnieuw aangifte te hebben gedaan gaat u gerust slapen, want u hebt immers die ene persoon gecorrigeerd. Nou nee. De OLP wordt wederom afgekeurd met een andere reden bij een andere of zelfs dezelfde persoon. Maar… er was toch maar één fout en die had u keurig hersteld? Niet dus. Blijkbaar gaat de OLP naar verschillende afdelingen of kent de verwerking verschillende stadia en die kennen elk hun eigen afwijzingsregels.

Aflevering 2:

Cordares werkt met arbeidsverhoudingen (AV). Daarin moeten een aantal gegevens staan zoals begindatum, functie, het standaard aantal uren per week en, bij beëindiging, een einddatum.

Als er iets wijzigt wordt de arbeidsverhouding over het algemeen beëindigd en wordt er een nieuwe AV geopend.

U geeft uw personeelslid gedurende een periode een ander contract met een andere functie of andere uren en doet dat binnen één termijn? Ja, dat kan dus niet! Cordares kan dat niet verwerken binnen één OLP. Of u voortaan dan maar even per de 1e van een nieuwe periode deze mutaties in wilt laten gaan, dat kunnen ze het namelijk wel verwerken. Oh? U dacht dat u bepaalde hoe u uw bedrijf runt? Geen probleem denkt u, dan pas ik die datum even aan en dan kan de OLP weer weg. Nee, dat kan dus niet. Alhoewel ze een melding geven dat de OLP niet geaccepteerd is, is hij stiekem wel degelijk ingelezen en deels verwerkt. Want? U krijgt namelijk een melding dat u van betrokken persoon een einddatum op heeft gegeven. Huh? Maar de eerste OLP was toch niet geaccepteerd? Nou ja, dan haalt u toch de einddatum er uit. Nee, dat kan niet. U mag namelijk een eenmaal opgegeven einddatum niet meer zelf wijzigen of verwijderen. Zoals gezegd, Cordares verwacht niets minder dan perfectie. Nou ja, dan even via de site zelf de einddatum er uit halen. Nope! Kan ook niet. Even een belletje dan maar. Nee, kan ook niet, ze mogen telefonisch niets aan passen. Dan maar een mailtje en bij Gods gratie wordt het verwerkt. Inmiddels is er zo veel tijd verstreken dat u dicht tegen een opgelegde nota en extra kosten aan zit.

Aflevering 3:

Het is gebeurd, u bent te laat en krijgt en opgelegde nota. Oftewel, Cordares gaat zelf schatten wat de nota had moeten zijn. Om veel problemen te voorkomen betaalt u die en doet later alsnog aangifte. Een personeelslid is inmiddels uit dienst gegaan en dat verwerkt u netjes in de aangifte… dat kan dus niet. Cordares heeft van die persoon al een opgelegde nota verstuurd en als zij eenmaal een opgelegde nota hebben verstuurd in een periode, kunt u die persoon in diezelfde periode niet meer uit dienst melden! U krijgt de OLP gewoon weer terug als zijnde niet geaccepteerd.

Daar staat u dan met uw goede fatsoen.

Je zou denken dat Cordares de opgelegde nota maken aan de hand van de arbeidsverhoudingen die bij hen bekend zijn. Dat zou op zich een reële weergave moeten zijn. Cordares gaat er nog gemakkelijker mee om en kijkt blijkbaar gewoon naar de nota van de maand ervoor. Een klant kreeg vorig jaar een opgelegde nota over de maand juni die ongeveer gelijk was aan mei. Dat was even slikken aangezien er ook vakantiegeld was betaald (en aangegeven). De opgelegde nota was in dit geval dus ongeveer anderhalve ton te hoog. Perfectie eist Cordares dus,maar voornamelijk van een ander. (PS: opgelegde nota is uiteraard niet betaald).

Aflevering 4:

Zoals Cordares soms te strikt en rigide is, zo was voorganger Achmea/Interpolis te makkelijk.

Omdat dat voor iedereen wel duidelijk was, is er besloten geen informatie over te nemen vanuit het verleden, en terecht. Aangifte nummer 1-2010 is de beginstand, daar kon iedereen mee leven, maar…. Begin april 2010 kregen veel schoonmaakbedrijven een schrijven van Cordares. Ze hadden de aangiften naast gegevens van het UWV en/of de belastingdienst gelegd en kwamen met veel meer mensen op de proppen dan u in dienst had. Of u dit even wilde corrigeren.

Bij één klant stonden er bijna 2500 man op terwijl er maar ongeveer de helft daadwerkelijk ook in dienst was en ook was aangegeven (ook voor de fiscus trouwens, dus waar ze hun informatie vandaan hadden mag Joost weten). Voor het gemak ging Cordares er wel even van uit dat hun eigen gegevens correct waren. Na het nodige bel- en e-mailverkeer was de zaak weer geregeld, maar je was er toch weer de nodige uurtjes mee bezig. Sowieso is Cordares, mede of voornamelijk door hun beleid, nogal tijdrovend.

Aflevering 5:

Zo makkelijk als ze rekeningen versturen, sturen ze ook creditnota’s. Ze zijn echt de rotste niet.

Echter zou je verwachten dat ze dan wel even vermelden waar of op wie de creditnota betrekking heeft, maar helaas. Sterker nog, vaak staat op de voorkant er een nog te betalen bedrag van 0 euro en op de achterkant staan dan wel credit bedragen. In het meest gunstige geval staat vermeld op welke originele nota het betrekking heeft, maar meer informatie hoeft u over het algemeen echt niet te verwachten. Dit maakt de controle uitermate lastig. Ga het uw accountant maar eens uitleggen. U boekt de (credit)nota’s, maar heeft niet echt een idee of het nu ook klopt. Het zal ongeveer wel. Van een dergelijk antwoord wordt natuurlijk niemand vrolijk, zeker een accountant niet.

Seizoensafsluiting:

Is het dan echt allemaal zo erg? Nee, op zich is er niets op tegen om een strikt pakket regels te hebben, maar het moet natuurlijk wel in het redelijke en werkbaar blijven en die balans is er nu nog vaak niet. Meestal kom je er wel uit als je de juiste persoon te pakken kan krijgen, maar die moet je dan wel even weten te vinden.

Bovenstaande is misschien allemaal wat gechargeerd, maar velen van u zullen toch veel herkenbaars zien/lezen. Aan de andere kant wil niemand terug naar het debacle met Achmea.

Als je met een aantal valkuilen rekening houdt kom je met Cordares een heel eind, maar het getuigt allemaal niet echt van klantvriendelijkheid. Daar zit waarschijnlijk ook gelijk het probleem.

Cordares ziet u helemaal niet als klant, ik ken gevallen van verschillende klanten die echt telefonisch afgebekt en financieel “bedreigd” worden, dat er snel betaald moet worden en ze niets met uw problemen te maken hebben, betalen moet je, want anders…

Zoals gezegd ziet Cordares u waarschijnlijk niet als klant. De enige klant van Cordares is het pensioenbestuur en zolang ze die niet horen…

Epiloog

Blijkbaar ligt de inhoud van mijn artikel nogal gevoelig voor een aantal betrokkenen. Het is goed om te lezen, in de
reactie van één van de pensioenbestuurders (CNV Vakmensen, zie hieronder) dat een deel van de klachten kennelijk onderkend wordt, alleen jammer dat dit vervolgens niet gecommuniceerd wordt. Ook hebben de problemen niets te maken met welk software pakket dan ook. Als je handmatig op de site zaken in moet geven loop je grotendeels tegen dezelfde problemen aan.

De opmerking dat inderdaad perfectie wordt geëist zullen we maar met een korreltje zout nemen, want in tegenstelling tot wat beweerd wordt eist de belastingdienst dit geenszins. Sterker nog, in veel gevallen sturen ze een verzoek om het voor een volgende keer aan te passen. Dat klinkt toch heel wat vriendelijker. Kwaliteit is na te streven en meetbaar, perfectie onhaalbaar.

Ook is mijn betoog niet bedoeld om maar eens lekker ergens tegen aan te schoppen, maar om een aantal praktische knelpunten aan te geven. Heel jammer dat iedereen gelijk in de verdediging springt. Groot was ook de verbazing toen, daags na het plaatsen van het artikel op de website, zowel Koos van der Lei (uitgever Clean Totaal) als ik, telefonisch “nogal vaderlijk” zijn toegesproken door de huidige voorzitter van het pensioenbestuur. Waar je zou verwachten dat er een vraag zou komen wat er dan allemaal nog verbeterd/veranderd kon worden, bleef de plaat voornamelijk hangen in; “waar zijn jullie helemaal mee bezig?”

Ps. Kan iemand de beste man trouwens een andere telefoon geven, want zowel bij de uitgever als bij mijzelf werd de verbinding nogal plotseling verbroken en ik kan me toch echt niet voorstellen dat hij de haak er op zou gooien. Of ben ik naïef?

Reageren? redactie@www.cleantotaal.nl

Volg de discussie in de Clean Totaalgroep op

Reacties:

Cordares

Op 9 mei 2011 is op de website van Clean Totaal het artikel ‘Koning Cordares regeert met harde hand’ geplaatst. In dit artikel wordt het beleid omtrent de premie-inning en

handhaving van het Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en het Glazenwassersbedrijf door de heer Maljers scherp onder de aandacht gebracht.

Het bestuur van BPF Schoonmaak heeft als hoofddoel om voor elke werknemer te streven naar een volledige en juiste pensioenopbouw. Het verstrekken van de juiste

informatie aan uw werknemers is een gezamenlijk zorg van werkgever en pensioenfonds. Om die reden is een strenge naleving van de regels voor premie-inning en handhaving noodzakelijk. Om zorgvuldigheid omtrent de premie-inning en pensioenopbouw van de deelnemers te bewaken, worden weloverwogen beslissingen genomen.

Het verbeteren van de premie-inning is een van de belangrijkste redenen dat het fonds is overgestapt naar een nieuwe pensioenadministrateur, Cordares. De opgave van loon en premie (OLP) wordt nauwlettend opgevolgd door een strak incassobeleid en controle op tijdige aanlevering, volledigheid van het aantal werkgevers en werknemers en juiste

premieberekeningen.

Mocht de situatie zich voordoen dat een klant niet tevreden is over de dienstverlening van het Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en het Glazenwassersbedrijf,

dan staan wij vanzelfsprekend open voor een reactie. Eventuele klachten kunnen telefonisch, per e-mail of schriftelijk worden doorgegeven. Op de website van het fonds

(www.pensioenschoonmaak.nl) kan men lezen hoe een klacht kan worden ingediend en hoe het fonds de klachten behandelt. Cordares stelt alles in het werk om werkgevers en werknemers zo goed mogelijk te bedienen. Mocht daar onverhoopt verschil van mening over bestaan, gaan we de dialoog graag aan.

In het betreffende artikel wordt Cordares, ten onrechte, als pensioenfonds aangemerkt. Cordares is geen pensioenfonds, maar een uitvoeringsorganisatie die handelt namens en

in opdracht van pensioen- en cao-fondsen. De dienstverlening voor bedrijven in de schoonmaak- en glazenwassersbranche is in overeenstemming met de opdracht van het

Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schoonmaak- en het Glazenwassersbedrijf en de Stichting Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche (RAS).

CNV Vakmensen – Jan Kampherbeek (via LinkedIn)

Cordares werkt in opdracht van het pensioenbestuur. Het bestuur is de opdrachtgever en Cordares doet wat het bestuur vraagt. Als het dus allemaal zo slecht is dan moet je niet Cordares aanspreken maar het pensioenbestuur. Begin 2010 zijn we van uitvoerder veranderd. Dat was niet zomaar. Er waren veel klachten over Syntrus. Daarbij kwam nog dat we door de slechte premie-inning ( op de manier van Syntrus) er een groot risico werd gelopen dat lang niet alle premies binnen kwamen. Werknemers krijgen wel rechten en als slechte bedrijven slecht betalen en dan failliet gaan gaat de premie voor de goede bedrijven omhoog. Dat is natuurlijk zeer onwenselijk.

Bij de overgang moesten werkgevers anders gaan aanleveren. Van te voren was uitgebreid met software leveranciers gesproken en natuurlijk was ook iederen ingelicht. daarnaast is er de nodige inzet geweest van extra mensen, zowel aan de telefoon als fysiek, werkgevers of hun administratie kantoor die dat wensten zijn op de zaak bezocht. De systematiek sluit aan bij die van de belastingdienst dus zo ongewoon is de cyclus niet. Nog steeds is er uitgebreid de mogelijkheid om vragen te stellen. Daar wordt ook gebruik van gemaakt. In week 18 zijn er 351 telefoontjes van werkgevers geweest. 241 post of e-mails en is de website door 466 unieke bezoekers bezocht.

Natuurlijk gaat er bij een overgang wel wat mis. Een aantal van het in artikel genoemde klachten zijn bekend er wordt aangewerkt. Dat men in april 2010 veel verkeerde informatie kreeg klopt. Dat was een eenmalige actie om alles op orde te krijgen. Inderdaad veel werk voor bedrijven maar helaas noodzakelijk. Meld klachten dan ook altijd. Ook als je vind dat je aan de telefoon onjuist bent behandeld geef dat dan door. Dat moet namelijk niet.

De medewerkers van Cordares krijgen ook wel eens werkgevers en werknemers aan de lijn die zich niet al te netjes gedragen. Ook hier geld als iedereen zich met respect voor elkaar gedraagt dan komen we er meestal wel uit. We doen ons best om het aantal fouten te verminderen. Het kan echter niet zo zijn dat het systeem aan individuele wensen van werkgevers of hun software leverancier wordt aangepast. Vooral Nocore pleit er voor dat het systeem aan hun softwarepakket wordt aangepast maar dat gaat niet gebeuren. Andere software leveranciers kunnen het wel.

Waar gaat het over? Elke maand worden er ongeveer 140.000 arbeidsrelaties geteld. Het bijbehorende premiebedrag is ongeveer 12 miljoen. Veruit de meeste aanleveringen gaan nu goed en er is bijna geen achterstand meer in premie inning. Cordares heeft wel de opdracht om de premie strikt te innen. Bedrijven die te laat aanleveren krijgen direct een opgelegde nota. Daarmee wordt voorkomen dat slechte werkgevers geen premie betalen en dat de anderen er later voor op moeten draaien. Die nota kunnen bedrijven zelf corrigeren door de juiste gegevens.

De afspraak is dat als een werkgever slecht of niet betaald het bedrijf binnen een jaar failliet moet. Daa
r is het incassotraject op afgestemd. De premie wordt dan nog betaald door het UWV. We doen er als bestuur alles aan om nette werkgevers zoveel mogelijk te helpen. Gaat er wat fout meld het dan. Aanpassen aan persoonlijke ideeën gaan we niet doen. Het bestuur eist inderdaad perfectie ( de belastingdienst ook) daarmee wordt voorkomen dat de goede onder de slechte lijden.

Ik hoop dat jullie wat hebben aan deze toelichting.

Maurice Rutgrink – Schoonmaakondernemer

Het verhaal is naar mijn mening nog netjes verwoord, want ik maak dezelfde puinhoop mee. Ik kreeg in een week 12 credit betaling terug gestort zonder enig idee te hebben waar de betalingen aan refereerde. Bedragen van € 2,63! Interpolis was erg, maar deze jongens maken er echt niets van. En als je een nota niet betaald, krijg je binnen 2 dagen de aanmaning met 4 euro kosten. Betaal je die nota zonder die 4 euro, wachten zij rustig af tot de eerstvolgende creditering om nog even te verrekenen zodat je bij naspeuringen er helemaal niet meer aan uit komt omdat de bedragen dan helemaal niet meer kloppen. En ik vind het heel erg dat ik verplicht ben aangesloten bij de firma’s!

Monique van Gulik – Schoonmaakonderneemster

Ik herken hier wel iets in en dan met name de onvriendelijkheid van Cordares. Verder vind ik het wel een hele verbetering dat er per maand wordt afgerekend. Bij interpolis was dit een drama. Voorlopige nota’s, correcties op voorlopige nota’s, definitieve nota’s en hier weer correcties op etc. etc.. En ook daar waar ze bepaald niet vriendelijk. De overgang is inderdaad niet goed verlopen,ook wij kregen de plicht opgelegd om vanaf 2003 even alles opnieuw aan te leveren, zo niet dan zou ik een gigantische nota opgelegd krijgen. Op mijn vraag hoe het kon dat er jarenlang definitieve nota’s zijn gestuurd en betaald met daarop de juiste jaarlonen (hoe komen ze anders aan deze gegevens) werd op geantwoord: “u heeft gewoon te doen wat wij zeggen”!!. Het stoom komt dan uit je oren en dan is het heel moeilijk om nog vriendelijk te blijven. Kortom, ik vind Cordares heel klantonvriendelijk maar wel een verbetering tov Interpolis en nog erger Relan. Wat ik wel heel vreemd vond is dat bij de overgang gelijk even is besloten om over overwerk ook pensioenpremie te heffen. Zonder overleg of gedegen communicatie kregen veel bedrijven die regelmatig overwerk/toeslagen uitbetaalden te maken met een flinke lastenverhoging.

ARCO Bedrijven, Aldo Kolenbrander

Wat een herkenbaar verhaal van de heer Maljers over Cordares. Ook wij hebben vanaf het begin eigenlijk alleen maar problemen met Cordares.

Goed om te lezen dat anderen met precies dezelfde problemen te maken hebben als wij. Blijkt het gelukkig toch niet aan ons te liggen. Uiteraard is het wel droevig dat dit alles ten koste gaat van notabene de eigen leden van het Pensioenfonds. Ook wij kunnen inmiddels een boek vol schrijven over Cordares dus mocht er ooit echt een “Cordares-soap” komen willen wij best meeschrijven aan het scenario.

GCA, Ron Kronenburg, directeur

Prima artikel van de heer Maljers. Wij sluiten ons aan bij de kritiek op Cordares, echter wij mogen niet het gilde boeventuig van Vesting Finance vergeten. Deze incasso-organisatie is werkelijk van God los.

Ideew faciltaire dienstverlening, Rene van Es

Ik herken het door dhr. Maljers geschreven artikel volledig. Maar ook ik zou willen opmerken dat naast de werkwijze van cordares de “incasso terreur” van vesting finance werkelijk alle redelijkheid te boven gaat en vraag me zelf af of hun handelen juridisch niet aanvechtbaar is.

Deel dit artikel

Aanbevolen voor jou! Lees meer

Footer