Kärcher heeft het ECO!Cleaning-concept. Onderdeel daarvan is de beheertool ECO!Manager voor facilitair management. National Cleaning Manager Abdullah Sari van Eurest Services (Compass Group) zocht voor het nieuwe Cleanovate schoonmaakconcept een methodiek om de schoonmaak efficiënter te laten verlopen en waarbij de schoonmaker een essentiële bijdrage levert aan het gebouwbeheer. Uiteindelijk klopte hij aan bij Kärcher.
In de wereld van het facilitair management zijn nogal wat FMIS-en. Management-informatie-systemen zijn echter niet zo geschikt voor de toepassing in schoonmaakwerkzaamheden omdat zij uitgaan van het technisch gebouwbeheer. Nu is daar nog wel een mouw aan te passen maar volgens Abdullah Sari (Compass Group) is er een andere reden waarom ze niet zo geschikt zijn.
Sari: “Bij deze toepassingen is het de facilitair manager die het systeem met informatie vult. Ze zijn namelijk gebaseerd op invoer via een vaste computer, tablet of smartphone. Apparatuur die de schoonmaker niet ter beschikking heeft. Hij schrijft rapportjes waarmee de objectleider een rapport maakt voor de klant. Die moet vervolgens maar hopen dat hij de juiste en volledige gegevens heeft om beleid op te baseren. Ik wilde de schoonmaak als uitgangspunt nemen. Er zijn grote schoonmaakbedrijven en IT-leveranciers die hiervoor beheertools leveren. Die heb ik bestudeerd, maar ik kwam tot de conclusie dat deze het probleem van onvolledige gegevens niet oplossen en vaak ook niet volledig of flexibel waren. Bij Kärcher kwam ik een systeem tegen dat wel aan mijn verwachtingen voldeed.”
Meer en beter in minder tijd
ECO!Manager is gericht op efficiënte en outputgerichte schoonmaak. Sari: “Daarvoor is een goed beeld nodig van bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de diverse ruimten, de aard van het gebruik en de mate van bijzondere vervuiling (denk aan vlekken op het tapijt). Stel dat je weet dat een medewerker op bepaalde dagen van de week nooit aanwezig is, dan is het zinloos om dan diens kamer na te lopen. In de praktijk gebeurt dat bij traditionele schoonmaak wel. Dat is tijdverlies en gaat ten koste van de ruimten die wel aandacht nodig hebben.”
Sari: “Bovendien betaalt de klant voor iets wat overbodig is en dat past niet in onze klanttevredenheidstrategie. Wil je op de lange termijn tevreden klanten houden, dan moet je waar voor je geld leveren. Zeker als je niet tot het onderste prijssegment behoort zoals wij. Dat kan niet met de ouderwetse werklijsten. Zo’n ouderwets systeem is niet flexibel en ook niet transparant voor de klant ”
Webbased
De vraag is waarin ECO!Manager zich onderscheidt van traditionele werklijsten en van vergelijkbare systemen. Sari: “Belangrijk is dat het een webbased tool is, dus je kunt die overal en elk moment raadplegen. De objectleider kan zo nodig direct bijsturen, maar ook de klant heeft toegang. Een deel van de informatie waarmee we het systeem vullen is daarvan afkomstig. Denk dan bijvoorbeeld aan het vastleggen van structurele aan/afwezigheid van medewerkers. Het overgrote deel van de informatie wordt echter gaandeweg door de schoonmaker zelf ingevoerd.”
De ruimte wordt geïdentificeerd met een barcode en met deze simpele barcodelezer (scanner) kan iedereen uit de voeten.
Sari vervolgt: “Het unieke is dat we uitgaan van een brede taak van de schoonmaker en dat technisch mogelijk maken door het gebruiken van barcodes en eenvoudige barcodescanners die iedereen kan bedienen. Schoonmakers kunnen echter meer betekenen voor de klant dan alleen schoonmaak. Ze komen bijna overal in een gebouw en signaleren dus defecten aan bijvoorbeeld lampen, deuren, ramen, kranen, maar ook beschadigde of verdroogde planten etc.”
Sari: “Ook beveiligingstaken zoals sluitrondes zijn denkbaar. Zij zijn de aangewezen personen om defecten te melden. Toch gebeurt dat vaak niet door lagere taalvaardigheid. Bovendien komen meldingen niet altijd door bij de facilitair manager. Bij ons nieuwe systeem gebeurt dat automatisch. De schoonmaker scant de kamercode bij binnenkomst en heeft een barcodelijstje met mogelijke defecten. Een defect wordt gescand en de schoonmaker gaat verder met de reguliere schoonmaaktaak. Aan het einde van de dienst, we werken met een dag- en avondploeg, wordt de scanner uitgelezen en worden de defecten automatisch doorgezonden zodat de klant maatregelen ken nemen. De avondploeg die vooral specialistisch onderhoud doet, krijgt meteen een uitdraai in een Excelsheet met waar extra aandachtspunten zijn zoals tapijtvlekken, maar ook ruimtes die we op de dag niet hebben schoongemaakt omdat deze bezet waren en kan daarmee aan de slag.”
Geen controlemiddel
De implementatie van het systeem duurt ongeveer tien weken. Daarna heeft ECO!Manager een goed beeld van de gebruikseigenschappen van een gebouw. In die tijd worden de schoonmakers in de praktijk getraind. Als je zo’n goed beeld hebt van de schoonmaak in het gebouw is het ook een goed controlemiddel.
Sari: ”Het hangt ervan af wat je daaronder verstaat. Het biedt klanten transparantie en meer en betere schoonmaak in dezelfde tijd. De klant krijgt exact inzicht of ruimten wel of niet schoongemaakt zijn en wat er dan gedaan is. Daarmee voorkom je relatie verstorende discussies. Je zou er ook de schoonmaker zelf mee kunnen controleren, maar daarvoor is deze beheertool niet bedoeld en ook niet geschikt. Er wordt namelijk wel ingescand in een ruimte, maar niet bij het verlaten daarvan. Je zou ieder toiletbezoek, rookpauze of ophalen van materiaal moeten registreren. Je zou zelfs een schoonmaker aan gps-kunnen koppelen. Dat is onnodig. Schoonmakers zijn professionals die echt wel weten waar de grenzen liggen. ECO!Manager is meer een planning- en analyse systeem dat inzicht geeft in ruimtegebruik, bezettingsgraad, defecten en frequentie daarvan en een basis vormt voor kwaliteitsmeting.”
Met een barcodekaart en de eenvoudig te bedienen scanner kan de schoonmaker tekortkomingen in de ruimte melden.
Niet duurder
“Wij vinden die functies heel belangrijk omdat ze ons ondersteunen in een betere dienstverlening en service”, aldus Sari. “Daarom hebben we hierop ingezet en nemen het systeem als vast onderdeel op in onze offertes. Het mooie is dat klanten de meerwaarde zoals meer transparantie al snel inzien. Ook interessant is dat we door het inzetten van deze tool scherper kunnen offreren en dus per saldo niet duurder zijn. Dat komt ook doordat deze beheertool relatief goedkoop is omdat we voor de invoer eenvoudige, goedkope scanners gebruiken.”
Licentiekosten
Frank Bauer is National Sales Manager Target Groups bij Kärcher en de contactpersoon voor Sari. Hij geeft aan dat een licentie voor ECO!Manager wordt afgesloten voor vijf jaar. Over de kosten: “Stel dat je een systeem hebt met negen scanners, dan kost dat ongeveer € 2.500,-, met daarnaast je maandelijkse vaste licentiekosten.. Updates zijn niet nodig, want die worden door Kärcher uitgevoerd. De scanner is niet persoonsgebonden. Als je in ploegendienst werkt, kun je de scanners afwisselend door de dag- en avondploeg laten gebruiken. Na uitlezing door de objectleider, wat ongeveer een halve minuut duurt, is de scanner leeg. Deze kan nu dus door een ander gebruikt worden. De nieuwe gebruiker scant alleen zijn eigen code in kan meteen aan de slag.”
Al met al lijkt ECO!Manager dus een goed doordacht beheertool. Bauer: “We zijn blij dat Eurest Services ons heeft gekozen en daarom hebben we een speciale gebruiksrechtafspraak met hen gemaakt voor Nederland. Dat laatste is overigens wel belangrijk. Internationaal wordt deze beheertool al grootschaliger gebruikt en heeft het zich in de praktijk bewezen, maar dan meestal als onderdeel van het totalen ECO!Cleaning-concept. In januari staan we op de beurs facilitair in Den Bosch en op stand 1.030 kunnen belangstellenden meer zien rond het thema EcoManager.
De scannrs worden uitgelezen en de gegevens komen zo in de software terecht. Op basis hiervan is betere planning van de werkzaamheden mogelijk.
