Duurzaam aanbesteden volgens Verhoeven & Partners

 

Duurzaam aanbesteden lijkt op het eerste oog te beginnen bij het kiezen voor de criteria van AgentschapNL. Neem de criteria op in het aanbestedingsdocument en de leverancier voldoet aan de duurzaamheidseisen. Helaas ligt het in de praktijk niet zo eenvoudig. Duurzaamheid gaat tenslotte verder dan het uitsluitend vastleggen van criteria ten aanzien van etiketten en schoonmaakmiddelen. Bij duurzame samenwerking gaat het bijvoorbeeld ook om de duur van de overeenkomst, de kwaliteit van de dienstverlening en de medewerkers. Een langere contractduur van het schoonmaakcontract heeft in de regel minder switchkosten, een betere samenwerking met de schoonmakers en meer innovatie tussen alle partijen tot gevolg.

 

De hamvraag is hoe duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen geïntegreerd kan worden in de aanbesteding. Vooral na de stakingen van begin dit jaar, liep de schoonmaakbranche wederom een behoorlijke imagoschade op.

Verhoeven aanbestedingsspecialist Roeland Waalwijk: “Veel organisaties hebben nog geen beleid geformuleerd op het gebied van duurzaamheid voor haar schoonmaakonderhoud maar willen wel rekening houden met duurzaamheid bij hun inkoopactiviteiten. Schoonmaakbedrijven daarentegen hebben hun duurzaamheidsbeleid en –inspanningen in de afgelopen maanden op verschillende manieren gecommuniceerd. Dat bracht ons bij de vraag hoe wij, als procesbegeleider van het aanbestedingstraject het duurzaamheidsgat tussen deze twee partijen kunnen dichten.”

 

Verhoeven & Partners ontwikkelde daarvoor een Maatschappelijk verantwoorde AanbestedingsLadder (kortweg MAL) voor duurzaam aanbesteden in de schoonmaakbranche. De MAL is een model, waarbij de opdrachtgever zijn duurzaamheidsprofiel kan bepalen om duurzaamheid bij het aanbesteden te kunnen uitvragen. De in de MAL opgenomen duurzaamheidscriteria zijn ontleend aan de ISO 26000 voor MVO en door Verhoeven & Partners nader uitgewerkt, specifiek voor de schoonmaakbranche. In de MAL zit een ladder van toenemende duurzaamheid.

 

De ladder begint bij ‘Duurzame basis’. In de ‘Duurzame basis’ zijn de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL opgenomen. De AgentschapNL-criteria bieden een goede start voor één van de drie P’s, te weten Planet, maar missen vooral elementen van de andere twee P’s: Profit en in hoge mate People. In de MAL zitten daarom niet minder dan 21 criteria voor People, waaronder opleiding, vrijheid van vereniging, werkgelegenheid en veiligheid.

Eén van de duurzaamheidscriteria omvat zekerstelling van werkgelegenheid en (door)ontwikkeling van medewerkers. Bij een contract van 2 jaar is voor het schoonmaakbedrijf nauwelijks interessant om te investeren in de ontwikkeling van de schoonmakers en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening. Dus een duurzame samenwerking vraagt een langdurig contract. De Gemeente Enschede besteedde onlangs haar schoonmaak aan voor de duur van 7 jaar, mits er een hoge graad van SW-medewerkers zou worden ingezet. Kortom, er wordt van beide partijen een bijdrage verwacht om duurzaam te kunnen samenwerken.

Na het formuleren van het duurzaamheidsprofiel van de opdrachtgever, wordt vanuit de aanbesteding een MVO-convenant aangeboden. In het convenant committeren de opdrachtnemer en de opdrachtgever zich aan de duurzaamheidscriteria. Beide partijen verplichten zich om de duurzaamheidscriteria uit te voeren.

 

Verhoeven & partners toetste de inhoud van de MAL met diverse stakeholders, waaronder enkele overheden, schoonmaakbedrijven en één van de vakbonden. Alle partijen waren enthousiast over de inhoud van de MAL. Vakbondsman Mari Martens reageerde als volgt: “Het toekennen van optiejaren op basis van het voldoen aan de duurzaamheidscriteria is een sprong vooruit. Kwaliteit van de dienstverlening en duurzame inspanning voor werknemers wordt beloond. Er zijn voldoende middelen beschikbaar voor opleiding en de MAL stelt scherpe eisen aan vakopleiding en inzet voor laaggeletterden. Deze ontwikkeling kan ik alleen maar toejuichen”.

Enkele opdrachtgevers zagen vooral een economisch voordeel van de MAL. Zij stelden dat door een langere contractduur op te nemen er niet alleen minder switchkosten zijn maar dat ook de innovatieve input tijdens de looptijd van het contract aanzienlijke besparingen gaat opleveren.

Waalwijk hierover: “Vooral het resultaat van de koppeling van de marktconformiteitstoets en de duurzaamheidsprofiel, zullen zowel de opdrachtgever als het schoonmaakbedrijf een goed beeld geven over het positieve rendement van het contract. Naarmate een hoger duurzaamheidsprofiel wordt gekozen, zal het economische voordeel progressief toenemen.”

Adviseur Niels Staverman voegt toe: “Er vindt in het derde contractjaar een conformiteitstoets plaats, waarbij aantoonbaar en controleerbaar wordt vastgesteld of aan de eisen wordt voldaan. Indien niet aan het duurzaamheidsprofiel wordt voldaan, worden de optiejaren niet toegekend.”

 

Bij het toepassen van de MAL kan de opdrachtgever kiezen om meer vertrouwen uit te spreken in het schoonmaakbedrijf. In dit kader past het dat transparantie en objectiviteit over de geleverde diensten onderbouwd worden met een aantal kwaliteitsmetingen per jaar.

Waalwijk: “In het kwaliteitssysteem zitten zogenaamde zelf-audits, waarbij schoonmaakbedrijven projecten intern zelf toetsen. Dit is een prima middel om processen aan te sturen en te verbeteren. Vaak herkennen medewerkers overbodige werkzaamheden in een werkprogramma, maar bestaat er geen structuur om deze besparingen c.q. een nieuwe innovatieve werkwijze kenbaar te maken bij de opdrachtgever.”

 

Tot slot stelt Waalwijk: “Duurzaamheid toepassen vraagt durf van alle partijen in de keten. De opdrachtgever moet vertrouwen durven te geven aan het schoonmaakbedrijf. Het schoonmaakbedrijf moet durven te investeren in de kwaliteit van de medewerkers. Als de opdrachtgever en de opdrachtnemer deze durf tonen, worden alle partijen inclusief de medewerkers beloond met een beter rendement en een betere samenwerking.”