We hebben door de Corona epidemie helaas te maken met een recessie van historische omvang. Volgens cijfers van het CBS vreest bijna de helft van de bedrijven de coronacrisis niet te overleven. Om nog maar niet te spreken van de liquiditeitskrapte die er gaat ontstaan door de daling van de omzet. De kans dat een deel van uw opdrachtgevers ‘omvalt’ of veel later betaalt dan gewenst, is dan ook levensgroot. Ook zullen uw afnemers veel kritischer worden op leveringen van diensten en producten.
Door mr. Hella Vercammen, The Legal Company
Met krimp komt kramp in de handelsrelaties
Er wordt in tijden van economische krimp vaker op iedere slak zout gelegd. Ook om daarmee betaling te rekken. Daarom is het nu de tijd om uw rechtspositie in dat soort discussies in de kleine lettertjes, in uw algemene verkoop- of inkoopvoorwaarden, aan te scherpen. Lees in deze blog hoe u uw schoonmaakbedrijf (via uw algemene voorwaarden) optimaal kunt beschermen tegen de aankomende crisis.
Wat zijn algemene voorwaarden en hoe gebruikt u ze optimaal?
In de algemene voorwaarden kunt u contractuele bepalingen opnemen waarmee u de rechtspositie van uw schoonmaakbedrijf optimaal kunt beschermen. Vaak zijn die bepalingen te uitgebreid voor de opdracht- of orderbevestiging, maar wilt u wel dat ze standaard gelden voor elke opdracht of levering. Wanneer deze op de juiste manier van toepassing worden verklaard, beschermen ze uw rechtspositie. Om dit resultaat te bereiken moet niet alleen de inhoud goed zijn (komen we later op terug), maar moeten de algemene voorwaarden vóór of bij de opdrachtbevestiging (digitaal) zijn meegestuurd.
Wat moet ik doen als de opdrachtgever verwijst naar zijn algemene inkoopvoorwaarden?
Indien de opdrachtgever in de correspondentie inzake de opdracht verwijst naar haar inkoopvoorwaarden, is het belangrijk dat u bij de opdrachtbevestiging als laatste verwijst naar uw algemene verkoopvoorwaarden én de inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand wijst.
Soms accepteert een opdrachtgever dat niet en dan zult u de inkoopvoorwaarden moeten accepteren. Accepteer ze dan niet zonder meer, maar leg dit voor aan uw jurist. Ten eerste om te zorgen dat u geen extra aansprakelijkheid binnenhaalt die bijvoorbeeld ook niet gedekt is door uw aansprakelijkheidsverzekering. Ten tweede om te bekijken of er andere punten in staan die echt niet acceptabel zijn, zoals bijv. een tussentijdse mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen zonder dat er een schadeplicht ontstaat. Vergeet niet dat er altijd onderhandelingsruimte is als u geselecteerd bent als de nieuwe schoonmaak opdrachtnemer. Meestal kunnen daar nog wel afwijkende afspraken over worden gemaakt.
De juiste inhoud van de algemene voorwaarden
Een goede set algemene voorwaarden regelt in uw voordeel o.a. de voorwaarden voor levering, betaling, eigendomsvoorbehoud, verrekening, opschorting, aansprakelijkheid, overmacht, garanties, ontbinding, opzegging, etc. van de overeenkomst.
Wat zijn goede betalingsvoorwaarden?
Wanneer bedrijven onderling niks anders zijn overeengekomen, bijv. in de algemene voorwaarden, dan is in beginsel wettelijke rente verschuldigd vanaf 30 dagen na het ontvangen van de factuur. Contractueel kan ook overeengekomen worden dat de betalingstermijn maximaal 60 dagen bedraagt. Langer dan 60 dagen kan ook, mits het overeen is gekomen in de overeenkomst zelf en niet ‘kennelijk onbillijk’ is. Verder geldt dat de overheid (en instellingen van de overheid) binnen 30 dagen moet(en) betalen. Grote bedrijven moeten daar binnenkort ook aan geloven. De wettelijke termijn waarbinnen zij de rekeningen van hun mkb-leveranciers moeten betalen, wordt door de wijziging van de Wet betalingstermijnen grote bedrijven verkort van 60 naar 30 dagen. Die wet zit momenteel in de pijplijn, het moment van in werking treden is nog niet bekend.
Afspreken dat betaling eerder moet geschieden dan de wettelijke (maximum) termijnen mag altijd. Niks regelen, omdat de betalingstermijn dan 30 dagen is, kan gevaarlijk zijn indien de opdrachtgever zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaard en daarin bijv. een betalingstermijn staat van 60 of 90 dagen. Neem daarom altijd op in uw algemene voorwaarden dat uw opdrachtgever een (fatale) termijn heeft van max. 30 dagen en vermeld daarbij dat de opdrachtgever vertragingsrente en eventuele (buiten)gerechtelijke kosten is verschuldigd. Wordt er na de termijn niet betaald, dan is de opdrachtgever deze rente verschuldigd, evenals eventuele incassokosten. U kunt voor deze aankomende moeilijke tijden uiteraard ook (tijdelijk) een kortere betalingstermijn hanteren van bijvoorbeeld 14 dagen. Let op: de algemene voorwaarden zijn in beginsel alleen van toepassing als ze voor de overeenkomst (digitaal) ter hand zijn gesteld.
Regel duidelijk uw (buiten)gerechtelijke kosten
Worden uw facturen niet betaald, dan kan het -na de gebruikelijke herinneringen- tijd worden om betaling (buiten)gerechtelijk af te dwingen. Het is belangrijk dat u deze stappen kan doen, maar wel op de kosten van uw debiteur! Regel daarom in uw algemene voorwaarden dat die bijkomende buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten voor rekening komen van de opdrachtgever. Het is mogelijk om in uw algemene voorwaarden de bepaling op te nemen dat de schuldenaar bij niet-tijdige betaling van de hoofdsom verplicht is buitengerechtelijke incassokosten te voldoen. Deze incassokosten komen uiteraard bovenop de vertragingsrente en de hoofdsom. De ‘werkelijk gemaakte incassokosten’ bestaan (maximaal) uit een bedrag van 15% van de eerste € 5000 van de gevorderde hoofdsom (met een minimum van € 250), 10% over het meerdere tot € 10.000, 8% over het meerdere tot € 20.000, 5% over het meerdere tot € 60.000 en 3% over het meerdere boven € 60.000.
Wanneer u dit heeft opgenomen in uw algemene voorwaarden zijn deze optimaal uitgerust voor het maken van buitengerechtelijke kosten. Neemt u dergelijke bedingen niet op, dan worden deze kosten ingeschat aan de hand van een staffel voor consumenten en die is een stuk nadeliger. De rechter heeft overigens wel nog altijd de bevoegdheid om de buitengerechtelijke incassokosten te matigen. Hij zal dit echter niet doen als aannemelijk is gemaakt dat de werkelijk door u gemaakte buitengerechtelijke incassokosten hoger zijn dan het bedrag, zoals wordt berekend aan de hand van de staffel, maar dat dit bedrag desondanks in een redelijke verhouding staat tot de werkzaamheden die zijn verricht.
Daarnaast is het verstandig om – voor wat betreft de gerechtelijke kosten – op te nemen dat de opdrachtgever bij gerechtelijke invordering tevens de gerechtelijke kosten is verschuldigd. Daaronder zijn begrepen alle daadwerkelijk gemaakte kosten van rechtsbijstand en de proceskosten, indien uw opdrachtgever geheel of in overwegende mate in het ongelijk wordt gesteld.
Opschorting en ontbinding
Er zijn scenario’s denkbaar dat u als schoonmaakbedrijf liever de overeenkomst opschort, of zelfs schadevrij wilt ontbinden. Qua ontbinding kan gedacht worden aan het geval dat een voedselproducent waar u moet schoonmaken, die de voedselhygiëne regels (HACCP) niet in acht neemt en er salmonella of listeria besmettingen op de loer liggen of reeds zich hebben voorgedaan. Dan wilt u wel er zelf mee kunnen stoppen, zonder dat u dat wordt verweten en u een schadeclaim aan uw broek krijgt.
Qua opschorting kan, met het oog op de aankomende crisis, gedacht worden aan een op handen zijnde faillissement of andere redenen, waardoor u aanneemt dat uw opdrachtgever niet gaat betalen voor de diensten die u nog gaat leveren. Dan kan het handig zijn dat u schadevrij kunt dreigen met opschorting van de schoonmaak, totdat de openstaande facturen zijn voldaan. Dan is het verstandig om een beding op te nemen die u een uitgebreidere opschortingsbevoegdheid geeft, waarbij u diezelfde opschortingsbevoegdheid aan de zijde van uw opdrachtgever uitsluit!
Overmacht
Recente rechtspraak heeft uitgewezen dat een beroep van uw opdrachtgever op overmacht wegens corona niet snel gehonoreerd zal worden door de rechter. Aangezien er sprake moet zijn van een ‘onmogelijkheid tot presteren’ van de opdrachtgever. Als we dat vertalen naar de schoonmaak, dan zal bijvoorbeeld een beroep op overmacht wellicht kunnen slagen als het object op last van het Rijk verplicht op slot is gegaan, zoals een sportschool of een kapper. Indien dat niet het geval is, is het nog steeds “mogelijk” om het object schoon te maken.
Het is afhankelijk van de omstandigheden van het geval of men zich wel of niet op de wettelijke overmacht kan beroepen. Dat komt ook omdat er geen definitie van overmacht is opgenomen in de wet. Daarom is het van groot belang om hier in uw algemene voorwaarden iets over te bepalen.
Zo zou u in uw algemene voorwaarden bepaalde situaties kunnen uitsluiten voor een beroep op overmacht door de opdrachtgever. Het uitsluiten van een beroep op overmacht, bijv. bij een pandemie of wegens hinder veroorzaakt door overheidsmaatregelen, kan u ook voor toekomstige uitbraken van virussen zoals corona beter beschermen. Op deze manier kunt u ook scenario’s noemen in de algemene voorwaarden die bij voorbaat voor u wel gelden als overmacht voor de uitvoering van uw dienstverlening, waardoor u niet schadeplichtig bent wanneer u de overeenkomst niet nakomt wegens overmacht. Daaraan kunt u regelen dat uw opdrachtgever (tijdelijk) geen recht heeft op opschorting, ontbinding of schadevergoeding als gevolg van diezelfde overmachtssituatie. Let wel, een rechter kan natuurlijk altijd zo’n voorwaarde geheel of gedeeltelijk buiten werking stellen als het té onredelijk uitpakt.
Zekerheden
Om ervoor te zorgen dat u (ook in geval van faillissement van uw opdrachtgever) niet achteraan staat in de rij van schuldeisers, kan het aanvullende zekerheid geven om juridische zekerheden te bedingen voor de betaling van uw factuur. Bekende zekerheidsrechten zijn o.a. het hypotheekrecht (op onroerende goederen) en het pandrecht (op roerende goederen, activa en debiteuren), maar daarvoor moeten (notariële) aktes worden opgemaakt. Dat regelt men niet even in de algemene voorwaarden. Wel kan men regelen in de algemene voorwaarden dat zulke zekerheden op eerste verzoek gevestigd moeten worden zodra u er om vraagt. Afhankelijk van het moment waarop u dat vraagt, kan dat wel of geen soelaas bieden.
Eigendomsvoorbehoud is een gemakkelijkere variant die u op kunt nemen in uw algemene voorwaarden, maar alleen wanneer u ook producten levert. Hier gaat de eigendom niet naar uw klant tot het volledige bedrag is betaald. U zou het product dus zelfs uit een failliete boedel kunnen halen. Zaak is dan wel om daarvoor de juiste teksten te gebruiken in uw algemene voorwaarden. Er circuleren veel teksten op internet waar ook onjuiste bedingen in staan. Het foute knip- en plakwerk.
Hiernaast zijn er nog meer mogelijkheden om zekerheid te bedingen buiten de algemene voorwaarden om. Denk aan borgstellingen en garanties. Van belang is dat dit op een juridisch juiste wijze wordt gedaan, anders loopt u mogelijk het risico op vernietiging van deze bedingen, waardoor u alsnog achteraan staat bij de uitbetaling van de schuldeisers.
Uw aansprakelijkheid beperken
Een van de belangrijke bedingen in de algemene voorwaarden is het zogenaamde ‘exoneratiebeding’. Hiermee kunt u uw aansprakelijkheid voor directe schade en gevolgschade van uw klanten uitsluiten. Dit is mogelijk voor alle schades, of alleen voor de gevolgschade of slechts tot een bepaald bedrag. Bijvoorbeeld tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar na erkenning van de aansprakelijkheid aan uw klant uitbetaald. In beginsel kunt u in B2B relaties alle aansprakelijkheid uitsluiten, waardoor u uw risico’s drastisch inperkt. Door het uitsluiten van de aansprakelijkheid komt uw bedrijf in deze zware tijden niet zomaar voor grote incidentele schadeclaims te staan. Echter, niet alle opdrachtgevers gaan daar zomaar mee akkoord. Daarbij is het wettelijk niet mogelijk om aansprakelijkheid uit te sluiten voor schade die is veroorzaakt door opzet of grove schuld. Verzekeraars dekken dat ook niet. Echter, zal opzet of grove schuld maar heel zelden bewezen kunnen worden.
Advies: pas nu uw algemene voorwaarden aan!
Kortom, pas nu uw algemene voorwaarden aan zodat uw rechtspositie beter is dichtgetimmerd. U kunt er altijd op terugvallen in tijden van nood. Al is het maar om een sterkere positie te hebben in een onderhandeling. Immers, adviseren wij er altijd eerst minnelijk uit te komen met uw klant.
Ook met de beste set algemene voorwaarden kan een omzetdaling soms onvermijdelijk zijn, maar u kunt echter wel bewerkstelligen dat u sterker staat bij incasso discussies, bij nakomingsdiscussies en aansprakelijkheidsstellingen.
Vragen of advies?
Heeft u als schoonmaakondernemer vragen over het voorgaande of hulp/advies nodig bij het screenen en/of opstellen van uw algemene voorwaarden? The Legal Company kan u hierbij uiteraard helpen. Neem dan contact met op via het contactformulier hieronder of via de link: klik hier.
De bedrijfsjuridische adviseurs van The Legal Company, Clean Totaal vakpartner, zijn gespecialiseerd in het arbeidsrecht, contractenrecht en ondernemingsrecht voor de schoonmaakbranche.
