In Schoonmaakland is niets te dol. In LinkedIn discussiegroepen wordt wat afgeklaagd over ‘misdragingen’ van de grootste schoonmaakbedrijven. Daarom nu eens aandacht voor een andere ‘schurk’: de schoonmaak-intermediair, en dit aan de hand van een puinbak-bestek.
Op woensdag 23 februari 2011 publiceerde Aanbestedingskalender een aanbesteding inzake “Het verzorgen van het schoonmaakonderhoud en de glasbewassing van de locaties van Hogeschool der Kunsten Den Haag” oftewel de Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten (KABK) en het Koninklijk Conservatorium (KC). De omvang van de aanbesteding betreft ongeveer 28.500 m2 vloeroppervlakte. De jaarlijkse schoonmaak- en glasbewassingskosten worden geraamd op euro 161.000 per jaar voor KABC en euro 257.000 per jaar voor KC. De beoogde duur van de overeenkomst bedraagt 5 jaar waarvan 3 jaar vast en 2 x 1 jaar optioneel. Aanbesteder heeft zowel de aanbesteding als de contractbegeleiding in handen gegeven van een facilitair adviesburo, ook wel aangeduid als ‘de schoonmaakintermediair’. Bij een globaal doorbladeren van het aanbestedingsbestek van ruim 600 pagina’s stuit ik op een aantal zaken die ik opmerkelijk vind. Onderstaand zal ik mijn verbazing proberen te onderbouwen.
De contractpartners
Aanbesteder streeft per locatie een overeenkomst na met twee inschrijvers. Beide overeenkomsten kennen drie contractpartners: de opdrachtgever (aanbesteder), de opdrachtnemer (inschrijver) en de schoonmaak-intermediair. Dit is opmerkelijk: de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is duidelijk en gebaseerd op de inhoud van de overeengekomen te verrichten dienstverlening en de wederzijds aangegane verplichtingen. De relatie tussen opdrachtgever en schoonmaakintermediair is evenwel van een geheel andere aard dan de relatie tussen opdrachtnemer en schoonmaakintermediair.
De twee overeenkomsten
Aanbesteder wenst per locatie een ‘schoonmaakovereenkomst’ af te sluiten en een ‘wachtkamerovereenkomst’. De eerste overeenkomst lijkt niet onlogisch gezien het object van aanbesteding. De tweede overeenkomst prikkelt mijn nieuwsgierigheid: wat zou hiermee beoogd worden en hoe heeft de intermediair dit trachten te verwoorden? Hierbij moet u als lezer goed voor ogen houden dat aanbesteder te allen tijde verantwoordelijk blijft voor zin en onzin die in zíjn opdracht door intermediairs uitgekraamd worden.
De geldigheidstermijn van de inschrijvingsofferte
‘De offerte dient een geldigheidstermijn te hebben van minimaal 6 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum van deze aanbesteding. Tijdens deze periode heeft de offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod’. De geldigheidstermijn lijkt mij rijkelijk lang te zijn terwijl over de inhoud van het begrip ‘karakter van een onherroepelijk aanbod’ –in tegenstelling tot het begrip ‘onherroepelijk aanbod’- al vele juristen de tanden stuk gebeten hebben. Niettemin roept dit vragen op als: waarom zo lang, en is er ook sprake van enige balans tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in dit opzicht? Oordeel zelf: ‘aanbesteder behoudt zich het recht voor de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk dan wel definitief te stoppen. Tevens heeft aanbesteder geen verplichting tot gunning. Door het indienen van uw offerte verklaart u zich akkoord met dit voorbehoud.’
Gunningscriterium en scoremodel
Het gunningscriterium is de economisch meest voordelige aanbieding (EMVI). Deze wordt bepaald op basis van een scoremodel met een weging van 30% voor de categorie ‘prijs’ en 70% voor de categorie ‘kwaliteit’. Hierbij is met ‘prijs’ bedoeld de totaalkosten en dus niet een (gemiddelde) prijs per uur of m2. Het lijkt dus of aanbesteder een zwaar accent legt op kwaliteit. Niets is echter minder waar: de 70% voor kwaliteit is voor 35% gebaseerd op de omvang van de in te zetten uren (en deze uren zitten ook al verstopt in de 30% voor ‘totaalkosten’) en voor 21% gebaseerd op Boeteclausules (genaamd: ‘Kwaliteitsgaranties’) die gerelateerd zijn aan de ‘prijs’. Met andere woorden: voor échte Kwaliteit resteert slechts een belang van 14% (= 70% – 35% – 21%) oftewel het Kwaliteitssubcriterium “Open vragen”.
Niettemin, hoe het ook voorgesteld, verwoord en ingepakt wordt, ieder scoremodel –hoe goed of slecht ook- leidt tot een rangordening en op basis hiervan kunnen –al dan niet na loting- de winnaarnummers 1 en 2 bepaald worden. Maar moeten de nummers 1 en 2 vervolgens een gat in de lucht springen??
De Wachtkamerconstructie
Volgens pagina 7 wordt er per locatie (KABK resp. KC) met nummer 1 een Schoonmaakovereenkomst afgesloten en met nummer 2 een Wachtkamerovereenkomst. Dit duidt dus op de intentie om 4 overeenkomsten af te sluiten, twee per locatie. Lezer, houdt dit vast voor later!
Deze Wachtkamerovereenkomst houdt in dat nummer 2 de opdracht uitvoert indien én voor zover de Schoonmaakovereenkomst met nummer 1 is geëindigd. Met andere woorden: inschrijver nummer 1 heeft bij voortduring de hete adem van inschrijver nummer 2 in zijn nek.
De Wachtkamerovereenkomst houdt in dat inschrijver nummer 2 zijn inschrijving gestand doet voor de duur van de uitvoering van de opdracht (3 jaar zónder en maximaal 5 jaar bíj toepassing van de verlengingsopties) niet alleen ‘ indíen’ maar ook ‘voor zover’ de schoonmaakovereenkomst met inschrijver nummer 1 is beëindigd. Met andere woorden: de inschrijver die het geluk heeft om nummer 2 te worden, dient voor aanbesteder als gehele of gedeeltelijke opvang voor het disfunctioneren of weglopen van inschrijver nummer 1, en dit gedurende een periode van maximaal 5 jaar.
De vergoeding voor het aanvaarden van de rol van Wachtende in de Wachtkamerconstructie
Aanbesteder is niet bereid voor deze zekerheidsconstructie enige prijs te betalen. Erger nog, hij verlangt van inschrijver nummer 2 een vergoeding in de volgende zin: kostenstijgingen die in de loop van de contractperiode uitgaan bóven de stijging van het ‘CBS-indexcijfer voor CAO-lonen per maand inclusief bijzondere beloningen sector particuliere bedrijven (reeks 2000 = 100)’ –een indexcijfer dat slechts zijdelings gerelateerd is aan de loonkostenstijgingen binnen de schoonmaakbranche en al helemaal geen rekening houdt met de kostenstijgingen van de overige kostencomponenten- zijn volledig voor rekening van inschrijver nr. 2 zonder enige vorm van compensatie.
Maar niet alleen inschrijver nummer 2 is alsdan het haasje. Ook inschrijver nummer 1 mag bloeden en wel voor het verschil in totaalkosten tussen inschrijver nummer 1 en inschrijver nummer 2 voor zover dit het overgedragen werk betreft.
Toepassing van niet-geoorloofde uitsluitingscriteria
In het scoremodel wordt gebruik gemaakt van een bandbreedte met betrekking tot de geoffreerde totaalkosten waarbinnen scorepunten behaald kunnen worden. Deze bandbreedte ligt tussen -10% en +10% (althans volgens pagina 16; pagina 50 resp. 51 spreekt over -20%!)- van het aangegeven budgetbedrag jaarlijkse schoonmaakkosten per locatie. De binnen deze bandbreedte te behalen puntenscore loopt van 110 tot nul , verdeeld in twee lineaire stukken: van 110 tot 100 en van 100 tot nul. Inschrijvers die buiten deze range aanbieden, worden uitgesloten.
Het is opmerkelijk dat aanbesteder er niet voor kiest om een dergelijk inschrijvingsgedrag te ontmoedigen bijvoorbeeld door buiten de bandbreedte de maximale score toe te kennen resp. de nul- score toe te kennen. In plaats daarvan kiest hij voor uitsluiting. Niettemin, deze uitsluitingsgrondslag is niet toegestaan.
Een tweede uitsluitingsgrondslag die verstopt zit in het scoremodel betreft het percentage uren niet-meewerkende objectleiding. V
oor beide objecten geldt een ureninzet-bandbreedte van 5% en hoger, waarbij een inzet van 5% tot 8% tussen 62,5 en 100 scorepunten oplevert –lineair verdeeld- , een inzet boven 8% eveneens 100 scorepunten en een inzet onder 5% uitsluiting betekent.
oor beide objecten geldt een ureninzet-bandbreedte van 5% en hoger, waarbij een inzet van 5% tot 8% tussen 62,5 en 100 scorepunten oplevert –lineair verdeeld- , een inzet boven 8% eveneens 100 scorepunten en een inzet onder 5% uitsluiting betekent.
Hoewel aanbesteder in dit geval voor een inzet hoger dan 8% de maximale puntenscore toekent, sluit hij inschrijvers met een inzet onder 5% uit. Echter, ook deze uitsluitingsgrondslag is niet toegestaan.
Een derde uitsluitingsgrondslag zit verstopt in het subcriterium Kwaliteitsgarantie. Begrijp overigens deze term niet verkeerd: het heet ‘Kwaliteitsgarantie’ maar bedoeld wordt ‘Boetebeding’. Aangezien dit Boetebeding volledig opgehangen is aan het tarief –maar nu in de vorm van kortingen op het overeengekomen (lage) tarief- heeft ook dit Kwaliteitscriterium meer te maken met ‘prijs’ dan met ‘kwaliteit’. Dit subcriterium vermeldt: ‘Offertes waarin het aangeboden boetepercentage minder dan 25% bedraagt, worden als niet-besteksconform terzijde gelegd. Aan de andere kant worden bij offertes waarin het aangeboden boetepercentage meer dan 100% bedraagt, dit percentage bij de beoordeling en scorebepaling gesteld op 100%’. Let op: hier staat “wordt bij de beoordeling gesteld op 100%”. Er staat niet: “wordt bij de beoordeling én bij de afrekening gesteld op 100%”!! En wat denkt u dat in rekening gebracht gaat worden indien inschrijver bijv. geoffreerd zou hebben voor 120%?! Hoe dan ook : ook deze grondslag voor uitsluiting is niet toegestaan.
Waarom zijn deze uitsluitingsgronden niet toegestaan?
Hiervoor verwijs ik naar PIANOo die stelt ‘De uitsluitingsgronden vormen een gesloten stelsel omvattende gronden voor Verplichte uitsluitsluiting en gronden voor Facultatieve uitsluiting.’ Zij merkt hierbij expliciet op: “Een aanbestedende dienst mag geen andere uitsluitingsgronden bedenken of toepassen dan die in het Bao staan. Het stelsel van uitsluitingsgronden is een gesloten stelsel –m.a.w. het biedt geen ruimte voor toevoegingen-” https://www.pianoo.nl/metrokaart/uitsluitingsgronden
Blijft er dan niets over voor Kwaliteit??
Bitter weinig: het enig overblijvende Kwaliteitssubcriterium ‘Open vragen’ is zowel discutabel als risicovol: discutabel wat betreft de objectiviteit van beoordeling en uiterst risicovol voor inschrijver omdat de boeteclausules mede hun grondslag vinden in wat inschrijver hier opgeschreven heeft en waaraan hij gehouden en getoetst wordt. Zie hiervoor de volgende ‘wurg-clausule’:
‘De Opdrachtnemer is gehouden aan de kwaliteit die middels het beantwoorden van de open vragen wordt geoffreerd. Dit betekent dat de Opdrachtnemer de beschreven procedures ook daadwerkelijk dient uit te voeren en dat Opdrachtgever deze tijdens de contractsperiode op juistheid zal controleren. Indien blijkt dat Opdrachtnemer de beschreven procedures niet of niet juist uitvoert, dan is Opdrachtgever bevoegd een eigen vaststelling op te maken van de geboden kwaliteit, welke voor Opdrachtnemer bindend is. Indien uit de toegepaste procedures blijkt dat Opdrachtnemer –naar visie van Opdrachtgever! (JT)- zijn verplichtingen niet, niet geheel of niet deugdelijk nakomt, dan zullen de niet (juist) uitgevoerde werkzaamheden worden vastgesteld en dienen te worden gecrediteerd.”
De productienormen
Voor elke taak dient een productienorm en een uurtarief te worden toegekend. De productienorm geeft de werksnelheid aan in de aangegeven eenheid d.w.z. stuks/uur, uur, m2/uur, m2 vloer/uur. De geoffreerde productienormen liggen voor de gehele contractperiode (van maximaal 5 jaar) vast.
En nu volgt het ‘wurggedeelte’: de productienormen dienen zodanig te zijn opgegeven dat deze van toepassing kunnen zijn voor alle betrokken locaties ongeacht eventuele verschillen in de gebruikersdiscipline. En daar zit de clou: er wordt géén rechtstreekse informatie verschaft over deze gebruikersdiscipline noch over de vraag hoe er omgegaan zal worden met een zich veranderende gebruikersdisicipline!
De Perceelindeling
Zoals hierboven aangegeven en te lezen op pagina 7 vinden er per locatie twee gunningen plaats en wel van de Schoonmaak-overeenkomst (aan nummer 1) en van de Wachtkamerovereenkomst (aan nummer 2). In het maximale geval zijn er 4 verschillende schoonmaakbedrijven betrokken, in het minimale geval 2 –die eventueel qua volgorde stuivertje gewisseld hebben-.
Dit impliceert dat gegadigde schoonmaakbedrijven kunnen inschrijven voor locatie KABK, voor locatie KC of voor beide locaties. Wellicht is deze opzet ooit de bedoeling geweest van Opdrachtgever want zij staat verwoord in het bestek.
Het scoremodel evenwel (zie pagina 15) bepaalt de overall-ranglijst op basis van de uitkomsten van de Criteria Prijs en Kwaliteit. Achter de Criteria liggen de Subcriteria voor Prijs: Totaalprijs KABK (50%) en Totaalprijs KC (50%) en de Subcriteria voor Kwaliteit: Inzet (50%), Kwaliteitsgaranties (30%) en Open vragen (20%). En achter het Subcriterium Inzet ligt het Sub-subcriterium Uren uitvoering KABK (40%), Uren uitvoering KC (40%) en de beide percentages Inzet niet-meewerkende objectleiding (beide 10%).
Wat betekent dit alles??
Welnu: de bestektekst spreekt in feite over een perceelstructuur bestaande uit 2 percelen –zijnde de beide locaties- terwijl het scoremodel volledig gebaseerd is op een perceelstructuur bestaande uit 1 perceel –zijnde locatie KABK plús locatie KC-. Dit betekent dat scoremodel en bestektekst strijdig zijn met elkaar. Wilt u nóg meer voer voor juristen??
Moraal van het verhaal
Dit bestek is een puinbak. Los van het feit dat het opgesteld is door een schoonmaak-intermediair blijft de inhoud volledig voor verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Niettemin zullen er altijd Schoonmaakbedrijven inschrijven die verleid worden tot het overeenkomen van een wurgcontract zoals hier aangeboden. Dit zal niet bijdragen aan een goede en duurzame relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemers, aan enigerlei inbreng op het gebied van ‘Goed Opdrachtgeverschap’, ‘Duurzaam en/of Maatschappelijk Ondernemen’ en andere in zwang zijnde ethische topics.
Maar moeten inschrijvers nummers 1 en 2 lijdzaam toezien?
Neen! Uit oogpunt van risicobeheersing zouden de nummers 1 en 2 –en alle ándere geïnteresseerde schoonmaakbedrijven zowel Groot als Klein!- als volgt kunnen handelen
- Stimuleren dat er een ‘Meldpunt wurgcontracten schoonmaakdienstverlening’ opgericht wordt, analoog aan de oprichting van het meldpunt Fraude en Wurgcontracten particulieren onder aanvoering van de Nationale Ombudsman, Kassa, Consumentengids etc.;
- Stimuleren dat er een ‘Meldpunt Positiemisbruik Schoonmaak- intermediairs bij kwaliteitstoetsing’ opgericht wordt –immers: indien misbruik van positie door betrokken schoonmaakintermediair ook elders plaatsgevonden heeft, kan zijn kwaliteitsbeoordeling en de hieruit voortvloeiende boete relatief eenvoudig aangevochten worden;
- Stimuleren dat er een onafhankelijk ‘Kwaliteitbeoordelingsinstituut Schoonmaak’ opgericht wordt;
- Stimuleren dat een ‘Aanbestedingsinstituut Schoonmaak’ opgericht wordt, ondersteund door zowel grote als kleine schoonmaakbedrijven en analoog aan het Aanbestedingsinstituut Bouw en Infra –welk instituut alle schoonmaakbestekken kritisch toetst op aanbestedingsrechtelijke onvolkomenheden, indringende adviezen verstrekt, een aktief beleid van ‘naming and shaming voert’ en vervolgens aanklachten indient bij de binnenkort in te stellen ‘AanbestedingsKamer o.l.v. prof. Jan Telgen’.
Maar wat moeten de nummers 1 en 2 nú doen?
- Deze aanbesteding boycotten en niet inschrijven!
- Indien toch: nummer
1 moet zijn ‘zegeningen’ gaan tellen en met name het gestelde onder de 2e bullit hierboven krachtig ondersteunen teneinde boetekosten en juridische kosten te minimaliseren; - En nummer 2 moet De Wachtkamerovereenkomst na gunning onderbrengen in een afgezonderde vennootschap zonder personeel teneinde deze vennootschap indien opportuun te kunnen laten ploffen –immers: schadeverhaal op nummer 2 is contractueel uitgesloten ingeval van faillissement en dit overeenkomstig art.21.1 lid e van de “Algemene Leveringsvoorwaarden t.b.v. Hogeschool der Kunsten Den Haag”.
John Tabbers (johntabbers@upcmail.nl) is onafhankelijk aanbestedingsadviseur en columnist van Clean Totaal.
