Na een intensieve periode van ontwikkeling en concept-testing heeft een aantal initiatiefnemers een bijzondere applicatie voor het leisure- en hospitalitysegment gelanceerd. 2Checkin is een auditsysteem waarmee real-time een actueel en relevant inzicht verkregen wordt met betrekking tot de staat van onderhoud/kwaliteit, economische levensduur en de mogelijk noodzakelijke (her)investeringsbehoefte van een object. De applicatie lijkt daarmee de oplossing voor een vraag die al lange tijd leeft binnen de wereld van het beheer van vakantiebungalows, hotels maar ook kantoren. Met als toegift een verbeterde gasttevredenheid. Uitgever Koos van der Lei ging in gesprek met de geestelijke vaders/ontwikkelaars Eric de Jong (meer dan 15 jaar ervaring in de leisure bij onder andere Landal), en Joost Rutgers & Raymond Schneider (LAB20, de organisatie als het gaat om innoveren in nieuwe concepten op het snijvlak van marketing, media en communicatie) en vroeg hen het bekende hemd van het lijf.
Door Koos van der Lei, uitgever Clean Totaal
Wat impliceert deze applicatie precies?
Schneider (met een iPad in de hand): “Kijk, met een eenvoudig te gebruiken software op deze iPad, beoordelen onze opgeleide quality supervisors een object. Een vakantiewoning, hotelkamer of een kantoor. De vraag die wordt beantwoord: voldoet het aan de vooraf gestelde criteria? In dit geval aan een honderdtal elementen? Zowel qua interieur als exterieur. Feitelijk is het een ‘opname’ van schilderwerk tot straatwerk, van meubilair tot schoonmaak staat en van dakbedekking tot vloerafwerking. Elk element wordt beoordeeld op een vooraf vastgelegd vereist kwaliteitsniveau.“
Rutgers vult aan: “Doordat wij een waardering op deze honderd punten meegeven die gekoppeld is aan een (mogelijk) toekomstige investering wordt niet alleen de theoretische vervangingstermijn bepaald maar ook de te verwachten investeringen voor de komende jaren. Tot dusverre financieel onverwachte uitgaven worden voorspelbaar en beter te budgetteren. Onzekerheid maakt plaats voor zekerheid.”
“Vergelijk het maar met een APK”, zegt de Jong. “Een jaarlijkse audit die bijtijds mankementen bloot legt en inzicht geeft in de nodige herstelacties. Grote voordeel: preventief verhelpen van problemen voordat deze onoverzichtelijk worden. Dit laatste is namelijk ingrijpend en brengt hogere kosten met zich mee. Een 2Checkin-onderzoek is daarmee voor de eigenaren van grote toegevoegde waarde.”
Waaruit bestaat deze toegevoegde waarde?
De Jong: “De toegevoegde waarde is vanuit verschillend perspectief te benoemen. Ik leg het uit: Voor de eigenaren: hoog onderscheidend vermogen, optimale verhuuropbrengst en een hogere verkoopwaarde. Je kunt immers aantonen jaarlijks al het benodigde onderhoud gepleegd te hebben en adequaat zaken vervangen te hebben. Het biedt een maximale return op investment. Want laten we eerlijk zijn als je een auto koopt met een keurig afgestempeld onderhoudsboekje dan is dit je toch meer waard dan een auto zonder een dergelijk boekje? Zekerheid is een (toekomstig) koper wat waard! 2Checkin draagt er aan om een maximale huuropbrengst te realiseren met waarde behoud van het (recreatie) object.”
Schneider: “Want ook een huurder is het veel waard om zeker te weten een ‘APK-gekeurde’ woning te huren of een “APK” gekeurde hotelkamer te boeken en hij is bereid meer aan (huur)kosten te betalen om ervan verzekerd te zijn dat hij een bungalow/kamer boekt die tip top in orde is bevonden.”
Rutgers: “Bovendien maakt de applicatie het mogelijk dat gasten gelijk hun feedback kunnen geven, en ook direct een nieuwe boeking kunnen regelen, voor de volgende vakantie! Dit maakt onze toepassing ook uitermate interessant voor park/hotel eigenaren. In een theateromgeving is het zelfs mogelijk dat bezoekers gelijk hun feedback kunnen geven.”
Hoe werkt het systeem?
Schneider: “Laat ik het proberen zo kort en bondig mogelijk uit te leggen: Via een éénmalige inventarisatie worden alle relevante gegevens in het systeem gezet. Dit gaat snel en eenvoudig, want het systeem leest alle vormen van documenten als PDF en andere bestanden. Denk hierbij aan plattegronden, onderhoud/afschrijvingstermijnen, her- en aanschafwaardes etc. Met een iPad kunnen de auditors ter plekke tickets aanmaken. Een ticket is een situatiefoto van bijvoorbeeld een kapotte stoel of een scheur in de muur. Real-time wordt dus vastgelegd hoe de kwaliteit is en wat er mis is, wanneer de opname is gedaan en waar (GPS-nauwkeurig). Deze allocatie is van belang om onnodige looptijd te voorkomen bij herstelwerkzaamheden. Een ticket activeert ook direct de volgende schakel in de keten: degene die de herstelwerkzaamheden moet uitvoeren. Hij ziet in één oogopslag waar hij moet zijn en wat het probleem is. Dankzij de applicatie is hij ook optimaal in staat zijn werk te plannen, een route te maken en direct die spullen gereed te hebben die het probleem verhelpen.”
Rutgers: “Gelijktijdig komt er bij een geconstateerde omissie een advies. Wat is aantrekkelijker: herstellen of vervangen. Het audit rapport geeft een transparant inzicht in de staat van het intern/extern onderhoud zowel in technisch opzicht als op esthetisch onderhoudsniveau. Last but not least geeft het een forecast van toekomstige kosten.”
“Bovendien zorgen we voor een directe koppeling van 2Checkin met een bestaand onderhoudsinformatie systeem. We werken op dit gebied nauw samen met TechControl. Het beste van twee oplossingen voor één prijs. Het maakt 2Checkin daarom ook zeer geschikt in een reguliere kantooromgeving. Maar primair zit de belangrijkste toegevoegde waarde toch vooral in het recreatie – en hotelsegment”, aldus De Jong
De plattegrond van het object zit volledig in de applicatie. Door aan te geven waar omissies zijn geconstateerd (rode driehoekjes) is het direct duidelijk met behulp van de foto (zie inzet) wat niet correct is. Foto’s zijn GPS nauwkeurig, moment van opname ligt direct vast in de database (en tijdstip kan niet meer worden gewijzigd). Het noteren van een omissie zorgt ervoor dat een ticket wordt aangemaakt die direct de volgende schakel in de keten activeert. In dit voorbeeld een installateur die het sanitair moet vervangen. Na het uitvoeren van de herstelwerkzaamheden verandert het rode driehoekje in een groen bolletje ten teken dat het probleem is verholpen.
Impliceert de toepassing belangenverstrengeling of zelfs hogere kosten?
“Integendeel zelfs!”, reageert Rutgers , en hij vervolgt: “De controles worden immers uitgevoerd door volstrekt onafhankelijke auditoren. Zij hebben geen enkel secundair belang. Dit sluit iedere discussie uit. Hun oordeel is bindend. Parkmanagers of hotelmanagers kunnen hun focus volledig op hun core business leggen en zijn geen onnodige managementaandacht en tijd kwijt aan oneigenlijke activiteiten.”
Is de applicatie ook los verkrijgbaar?
Gesprekspartners in koor: “Neen, beslist niet. Het succes en de toegevoegde waarde van 2Checkin zit namelijk in de formule van de combinatie met de audits door onze opgeleide auditors!”
