In dit artikel wordt besproken wat ESG is, en wat de Europese regelgeving betekent voor schoonmaakbedrijven, hoe schoonmaakbedrijven kunnen en moeten verduurzamen binnen de drie ESG-pijlers, en hoe ESG-rapportages kunnen bijdragen aan het imago en de bedrijfsstrategie van uw onderneming.
Dit artikel is geschreven door ondernemingsjurist mr. Hella Vercammen van The Legal Company.
In een wereld waarin bedrijven steeds vaker verantwoordelijk worden gehouden voor hun impact op maatschappij én milieu, is duurzaam en verantwoord ondernemen geen luxe meer. Het is noodzaak én kan ook commercieel voordeel opleveren. Dit geldt temeer voor schoonmaakbedrijven, omdat zij opereren in een sector waar het gebruik van chemicaliën, water, energie en arbeid een behoorlijke impact kunnen hebben op maatschappij en milieu.
Voor schoonmaakbedrijven, die dagelijks invloed hebben op hun omgeving en de gezondheid van hun medewerkers en klanten, biedt de implementatie van ESG-criteria een handvat om zowel de ecologische voetafdruk te verkleinen als sociale verantwoordelijkheid te vergroten. Maar wat is nu al verplicht en wat niet?
Wettelijke status ESG en Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)
Ten eerste is ESG geen officiële wetgeving, maar een set van vrijwillige principes en richtlijnen die bedrijven kunnen gebruiken om duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid te beoordelen en te integreren in hun processen. Het is dus géén juridisch bindende norm. De Europese verordening CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) daarentegen maakt wel gebruik van dit ESG-kader als basis voor de verplichte rapportages over duurzaamheid.
Voor wie gelden CSRD rapportageverplichtingen?
Met de komst van de CSRD worden grotere bedrijven verplicht om vanaf 1 januari 2024 uitgebreide en gestandaardiseerde informatie te rapporteren over hun milieu-, sociale en bestuursprestaties op basis van het ESG kader.
Een bedrijf valt onder de CSRD-verplichtingen als zij voldoet aan minimaal twee van de volgende drie voorwaarden:
- 250 medewerkers of meer gemiddeld per jaar;
- Omzet vanaf 50 miljoen of meer per jaar;
- 25 miljoen euro op de balans.
Gevolgen CSRD voor MKB schoonmaakbedrijven
De CRSD heeft indirect gevolgen voor MKB-schoonmaakbedrijven, vooral als zij werken voor de grote bedrijven als opdrachtgevers. Maar ook als men onderaannemer is van grotere schoonmaakbedrijven die weer werken voor die grote bedrijven. Deze grote bedrijven opdrachtgevers worden geconfronteerd met verhoogde transparantievereisten en hebben die CSRD rapportageplicht. Dit maakt dat deze opdrachtgevers van hun toeleveranciers, waaronder de schoonmaakbedrijven, moeten vragen om inzicht te geven in hun impact op duurzaamheid, zodat zij zelf ook kunnen voldoen aan hun rapportageverplichtingen onder de CSRD.
In steeds meer gevallen leggen zij hun leveranciers compliance verklaringen of kettingbedingen op waarmee de leveranciers verklaren aan bepaalde duurzaamheidsaspecten te voldoen.
Ook beursgenoteerd MKB gaat onder CSRD vallen
De CSRD-wetgeving gaat vanaf 1 januari 2026 ook gelden voor het beursgenoteerd MKB. Dat zijn opdrachtgevers/ondernemingen waar minder dan 250 personen werkzaam zijn en welke een jaaromzet van maximaal 50 miljoen euro óf een jaarlijks balanstotaal van maximaal 43 miljoen euro, hebben. Daarnaast worden de aandelen van deze ondernemingen verhandeld op de gereglementeerde aandelenbeurs.
Per 1 januari 2026 zijn ook deze opdrachtgevers verplicht om te rapporteren over hun duurzaamheidsinspanningen. Weliswaar in mindere mate als de grote ondernemingen. Zij mogen namelijk gebruik maken van de aangepaste Europese duurzaamheidsrapportagestandaarden genaamd ‘Listed SME-standards (LSME)’ gebruiken. Deze standaarden zijn minder uitgebreid en complex dan de standaarden die gelden voor grote ondernemingen, genaamd de ESRS (European Sustainability Reporting Standards).
Grote opdrachtgevers/bedrijven mogen bij u als MKB schoonmaakbedrijf alleen informatie opvragen tot de LSME-limiet. Dit maakt de LSME-standaard ook nuttig voor MKB-bedrijven ook al val je niet onder de rapportageplicht. Zo kan men beter anticiperen op mogelijke vragen van grote bedrijven die wel onder de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) vallen.
Wat betekent ESG letterlijk?
ESG is een afkorting van Environmental (milieu), Social (sociaal) en Governance (bestuur). Tezamen vormen zij de drie belangrijkste pijlers waarmee bedrijven hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en duurzaamheid kunnen meten en verbeteren. Het invoeren van een ESG-bedrijfsstrategie is niet alleen een manier om te voldoen aan de groeiende vraag naar maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), maar ook een manier om economisch succesvol te blijven binnen de grote vraagstukken en uitdagingen van deze tijd. Ook opdrachtgevers vragen steeds vaker om duurzame oplossingen. Schoonmaakbedrijven die ESG-criteria naleven, kunnen certificeringen zoals ISO 14001 behalen die hen aantrekkelijker maken voor opdrachtgevers. Door hoog op de ESG-ladder te scoren, komt jouw bedrijf in de schijnwerpers te staan en kun je een concurrentievoordeel behalen. Maar hoe scoor je als schoonmaakonderneming nou hoog op de ESG-ladder?
Eerste element: Milieu (Environment), Groener reinigen.
Het milieuaspect binnen ESG draait voor schoonmaakbedrijven om het reduceren van hun impact op het milieu door middel van duurzame bedrijfsvoering en producten. Veel schoonmaakproducten bevatten immers schadelijke chemicaliën die de luchtkwaliteit binnenshuis en het milieu kunnen aantasten. Door te kiezen voor biologische en afbreekbare reinigingsmiddelen kunnen schoonmaakbedrijven het gebruik van schadelijke stoffen terugdringen. Bovendien worden er steeds meer groene schoonmaakmethodes ontwikkeld, zoals het gebruik van stoomreiniging en microvezeldoeken, die minder chemicaliën vereisen én milieuvriendelijker zijn.
Daarnaast kunnen schoonmaakbedrijven inzetten op afvalbeheer en het recyclen van materialen. Zo is het mogelijk om samen met leveranciers te werken aan herbruikbare verpakkingen of navulbare schoonmaakproducten. Ook kan het reduceren van energieverbruik bijdragen aan een duurzamer imago. Bijvoorbeeld door elektrische voertuigen in te zetten voor transport of door energiezuinige apparatuur te gebruiken. Door deze inspanningen dragen schoonmaakbedrijven niet alleen bij aan een schoner milieu, maar voldoen ze ook aan de eisen van klanten en bedrijven die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben.
Tweede element: Sociaal (Social), Welzijn en Veiligheid
De “S” van ESG staat voor sociale verantwoordelijkheid en dit aspect is voor schoonmaakbedrijven bijzonder belangrijk omdat zij sterk afhankelijk zijn van hun medewerkers. Schoonmakers verrichten vaak fysiek belastend werk, waardoor arbeidsomstandigheden en werkplezier topprioriteit zouden moeten zijn. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld investeren in ergonomische hulpmiddelen om fysiek werk te verlichten en zo het risico op letsel te verlagen. Verder kunnen trainingen en opleidingen ervoor zorgen dat medewerkers veilig en effectief kunnen werken met schoonmaakapparatuur en -middelen.
Een ander belangrijk aspect is de diversiteit en inclusiviteit in het personeelsbeleid. Schoonmaakbedrijven kunnen beleid ontwikkelen om medewerkers met verschillende achtergronden te ondersteunen en gelijke kansen te bevorderen. Ook het bieden van eerlijke lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals pensioen en gezondheidszorg, speelt een rol bij de sociale duurzaamheid. Het versterken van de werkcultuur leidt niet alleen tot tevreden medewerkers, maar kan ook helpen om goed talent te behouden in een branche waar personeelsverloop een veelvoorkomend probleem is.
Derde element: Bestuur (Governance), Transparant en Ethisch Ondernemen
Goed bestuur binnen de ESG draait om het opzetten van sterke, ethische en transparante bedrijfsstructuren. Het is de pijler die zorgt voor goed leiderschap, naleving van wet- en regelgeving en eerlijkheid in besluitvorming. Voor de schoonmaakbranche – een sector die vaak werkt met diverse arbeidskrachten (bijv. ZZP-ers) en sterke klantenrelaties onderhoudt – speelt governance een cruciale rol bij het waarborgen van integriteit en duurzaamheid. Een goede contractstructuur- en documentatie is daarbij essentieel. In contracten met klanten dienen onderwerpen als naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Arbowet, de Wet Keten Aansprakelijkheid (WKA) en de Wet arbeid vreemdelingen (WAV) dan ook te worden vermeld, en uiteraard in de praktijk ook te worden nageleefd. In de contractdocumentatie voor uw personeel uit dit zich door een eerlijke en transparante arbeidsvoorwaarden, zowel primair als secundair, en juiste toepassing van de CAO. Maar denk ook aan onderwerpen zoals klachtenregelingen omtrent ongewenste omgangsvormen en meldregelingen omtrent integriteitsschendingen en misstanden onder de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Ook geen overbodige luxe meer is het aanstellen van een interne of externe vertrouwenspersoon, waarmee organisaties de zorgplicht op grond van artikel 7:658 en de Arbowet kunnen inkleuren. Door een goede governance-structuur te hebben, kunnen bedrijven het vertrouwen van hun klanten en medewerkers versterken en risico’s beter beheersen.
MKB schoonmaak en contractueel verplichte rapportage
Rapporteren over duurzaamheid is weliswaar niet verplicht voor MKB-bedrijven zonder beursnotering, maar door de ketenwerking en de contractuele afspraken, zal dit haast wel moeten. Verwachting is dat de grote en beursgenoteerde MKB-bedrijven die onder de CSRD-wetgeving vallen binnen afzienbare tijd hun contracten met leveranciers en klanten zullen herzien en hen plichten gaan opleggen. Zij zullen de voorkeur geven aan partners die betrouwbare en controleerbare duurzaamheidsgegevens kunnen overleggen, zodat hun eigen rapportage vlekkeloos verloopt.
Ook is rapportageplicht relevant bij verkrijgen financiering
Maar de impact reikt verder dan dat. Ook banken en investeerders moeten zich bijvoorbeeld verantwoorden vanuit de voor hen geldende EU-wetgeving over hoe zij hun kapitaalstromen aanwenden voor een duurzame economie. Als je binnenkort financiering wil verkrijgen bij de bank, dan valt te verwachten dat de bank straks óók niet-financiële vragen stelt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de arbeidsomstandigheden en de (gelijke) beloning van jouw eigen en ingehuurd personeel.
Vrijwillig kiezen voor een MKB VSME rapportage is erg slim
Alhoewel een duurzaamheidsrapportage niet verplicht is voor niet-beursgenoteerde MKB-bedrijven kan je om voornoemde redenen er wel voor kiezen om vrijwillig te rapporten over duurzaamheid. Maar ook houd je zelf de regie door te rapporteren volgens de VSME-standaarden en voorkom je een stortvloed aan vragenlijsten, overleggen en interviews van deze partijen. Met een duidelijke rapportage waarin de gevraagde gegevens zijn opgenomen, bied je transparantie en feitelijke informatie over je duurzaamheidsinspanningen.
Om goede handvatten te bieden voor die rapportage, wordt er nu speciaal voor het MKB een nieuwe rapportagestandaard ontwikkeld, de VSME ( Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs). Deze standaard volgt weliswaar de ESRS-structuur maar is veel compacter. Deze meer proportionele standaarden zullen tevens als uitgangspunt dienen bij de uitvraag door CSRD-plichtige bedrijven om zo willekeur te voorkomen. De grootte van de onderneming bepaalt het detailniveau van milieu (E), sociale (S) en goverance kwesties (G) waarover je kan rapporteren. Begin 2025 zullen er definitieve VSME-standaard gepubliceerd worden. Dit wordt dan de Europese vrijwillige standaard voor duurzaamheidsrapportage voor MKB en micro-ondernemingen.
De VSME stelt je in staat om op een gestructureerde manier de juiste informatie te verstrekken aan grote klanten en leveranciers. Hiermee geef je helder inzicht in jouw inspanningen op het gebied van duurzame ontwikkeling en laat je zien hoe jouw initiatieven een positieve bijdrage leveren aan de maatschappij.
Hoe kan The Legal Company u helpen met ESG en CRSD vraagstukken?
Het team van ondernemingsjuristen bij The Legal Company heeft jarenlange ervaring met juridische vraagstukken en duurzame bedrijfsvoering in de schoonmaakbranche. Wij bieden onder andere juridisch advies en ondersteuning bij:
- Helpen ESG vragen rondom compliance verklaringen en kettingbedingen, opgelegd door opdrachtgevers, te beantwoorden;
- Het adviseren over de juridische vereisten van ESG-rapportages en het behalen van certificeringen;
- Het opstellen van sociaal verantwoorde arbeidsvoorwaarden voor uw personeel (zowel primair als secundair), als onderdeel van de ESG-strategie;
- Het in overeenstemming brengen van uw contracten met klanten en personeel met de toepasselijke wet- en regelgeving en ESG-criteria;
- Het opstellen van gedragscodes en klachtenregelingen omtrent ongewenste omgangsvormen;
- Het opstellen van klokkenluidersregelingen en interne meldprocedures om te voldoen aan de Wbk.
Neem vandaag nog contact op met de ondernemingsjuristen van The Legal Company via info@thelegalcompany.nl of telefonisch via 020-3450152 en ontdek hoe wij uw schoonmaakbedrijf juridisch kunnen ondersteunen bij een duurzame toekomst!
