Sinds september 2020 is EW Facility Services als facilitair dienstverlener verantwoordelijk voor de (tijdelijke) locatie van De Nederlandsche Bank (DNB) in Amsterdam, Haarlem en Wassenaar. Belangrijke thema’s voor DNB zijn duurzaamheid, klanttevredenheid en samenwerking. Hoe vertaalt EW dit naar de praktijk?
Foto: © Marieke Bijster
EW Facility Services is niet alleen verantwoordelijk voor de schoonmaak. Zij heeft ook ongediertebestrijding, vlasbewassing, afvalmanagement, sanitaire middelen en stomerijdiensten in haar takenpakket bij de DNB. Tactisch leveranciersmanager bij DNB Marianne Kollaard vertelt over de samenwerking: ‘Het schoonmaakcontract is voor DNB een belangrijk contract. Hiervoor hebben we met EW een resultaatgericht samenwerkingsverband. Dat wil zeggen dat wij onze wensen aangeven en EW daar met haar expertise en ervaring de juiste invulling aan geeft.’
Het resultaatgerichte contract tussen EW Facility Services en DNB richt zich volgens Kollaard op drie belangrijke pijlers: Schone gebouwen, tevreden medewerkers en zo min mogelijk impact op het milieu.
Facilitaire samenwerking
‘EW Facility Services ontzorgt ons op facilitair gebied. Zij werkt hierbij samen met partners die ze tevens aanstuurt. Voorheen had ik vijf tot zes verschillende aanspreekpunten, nu heb ik alleen EW als aanspreekpunt. Voor mij erg prettig. De communicatielijnen zijn kort en als er iets is, regelt EW het snel en professioneel.’ Dat de neuzen van de diverse leveranciers dezelfde kant op staan, vindt DNB belangrijk. Om dit te borgen is in 2020 het One Service Team (OST) in het leven geroepen. Per leverancier zit één vertegenwoordiger in het OST, denk aan catering, beveiliging, schoonmaak, receptie en het fma servicepunt. ‘Groot voordeel is dat het de onderlinge samenwerking bevordert. Men kent elkaar, weet elkaar beter te vinden en heeft ook een beeld van wat andere collega’s doen binnen DNB. Dit verhoogt het algemene serviceniveau van DNB en draagt bij aan het realiseren van onze gezamenlijk doelstellingen.’
Minder afval
Zo min mogelijk impact op het milieu, ofwel duurzaamheid, is een essentieel onderdeel van de samenwerking tussen DNB en EW Facility Services. DNB heeft de ambitie om minder afval te produceren. Marianne: ‘In 2020 zijn we gestart met afvalscheiding op de kantoren. Voorheen had iedere medewerker twee afvalbakken bij zijn bureau, een voor vertrouwelijke documenten en een voor restafval. In deze laatste kan dus van alles zitten, van appelklokhuizen tot bekertjes. Dit hebben we vervangen door een centrale ‘afvalstraat’ per afdeling met aparte afvalbakken voor plastic, groen afval, bekers, vertrouwelijke papieren en restafval. De medewerker scheidt zijn afval zelf. Dit is een bewustwordingsproces. Daarom is door EW Facility Services een afvalcoach aangesteld die gedurende de dag het afval ophaalt en gelijk controleert of het afval goed wordt gescheiden. De afvalcoach is tevens het aanspreekpunt voor onze medewerkers als ze vragen hebben.’ Het gescheiden afval wordt waar mogelijk recycled. ‘Circulariteit is onderdeel van de duurzaamheidsdoelstelling. Dat geldt niet alleen voor het afval van de kantoren maar bijvoorbeeld ook voor de sanitaire middelen. En we leggen de focus op innovatieve maatregelen, zoals het gebruik van gestabiliseerd ozonwater waardoor minder schoonmaakmiddelen nodig zijn en biobased producten. EW adviseert ons en denkt proactief met ons mee. Zij komen met goede ideeën en initiatieven.’
Zichtbaar schoonmaken
Tijdens de coronacrisis werd meer belang gehecht aan zichtbaar schoonmaken. ‘Naast de reguliere schoonmaak was er veel aandacht voor de schoonmaak van de contactpunten wat onze medewerkers als zeer prettig hebben ervaren. We werken nu ook met een app waarmee mensen zich inschrijven voor het werken op kantoor, ze kunnen aangeven in welk gebouw en op welke verdieping ze gaan werken. Deze gegevens delen we met EW zodat de schoonmaak hierop afgestemd kan worden. Binnenkort starten we met een proef met sensors en bekijken we de mogelijkheid voor een pilot met data gedreven schoonmaak. Dit wordt aan de hand van de gebruiksintensiteit per afdeling gemeten en op deze actuele data kan EW haar activiteiten plannen. Samen met de app werken we zo toe naar data-gedreven schoonmaak. Afhankelijk van de resultaten willen we dit verder inzetten in ons gerenoveerde kantoor aan het Frederiksplein.
Team floreert onder aansturing EW Facility Services
Het streven van DNB is om de klanttevredenheid te verhogen. Eind 2020 is een eerste meting geweest van de klanttevredenheid. De medewerkers van DNB waarderen de samenwerking met EW Facility Services met een 8. ‘Een mooi resultaat. Een optelsom van onder meer schone gebouwen en zichtbaar schoonmaken. EW werkt met hetzelfde schoonmaakteam dat voorheen al werkzaam was bij DNB. Nu pas zien we wat aandacht, goede opleiding & begeleiding en werken met goede middelen, doet met mensen. Het team floreert duidelijk onder aansturing van EW.’
Flexibel en professioneel
Marianne omschrijft de samenwerking met EW Facility Services als een ‘prettige samenwerking waarbij EW proactief meedenkt in de ambities van DNB en ons ontzorgt. DNB is niet de makkelijkste organisatie om voor te werken gezien onze strikte beveiliging. EW stelt zich daar echter professioneel en flexibel in op. De flexibiliteit bewees zich al meteen bij aanvang van onze samenwerking. Iedereen die op één van onze locaties komt te werken, moet gescreend worden. Dus ook de nieuwe leveranciers en partners, van ongediertebestrijding tot afvalcoach. EW heeft dit in korte tijd goed en snel geregeld. Ook moest één van onze locaties onverwacht op korte termijn schoongemaakt worden. Het was een uitdaging om hier mensen voor te vinden, maar ook dit heeft EW snel en goed weten te regelen.’
