John Tabbers (johntabbers@upcmail.nl) is onafhankelijk aanbestedingsadviseur en columnist van Clean Totaal.
De op 12 januari 2011 gepubliceerde RFI NS Schoonmaakdienstverlening toont bemoedigende initiatieven richting ‘Veranderend Beleid’. Echter, de operationele vertaling weerspiegelt een weerbarstige mastodontische herkomst. Een gemiste kans?
Sprak ik in een eerder bericht over het voornemen tot aanbesteding van schoonmaakdienstverlening voor 5 stations, inmiddels blijkt dit de aanbesteding van schoonmaakdienstverlening voor 5 NS-regio’s te betreffen omvattende 85 stations, te weten (a) 27 stations incl. Groningen, (b) 19 stations incl. Leeuwarden, (c) 8 stations incl. Venlo., (d) 13 stations incl.Eindhoven en (e) 18 stations incl. Den Bosch en Tilburg. Een perceel-gemiddelde qua aantal stations van 17 stations.
Het voorgenomen NS-beleid is duidelijk verwoord: “Met de kleinere perceelindeling beoogt NS Poort het vergroten van eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel bij de schoonmaakleverancier. Tevens beoogt NS Poort hiermee een stimulans te realiseren om ook relatief kleine partijen uit de schoonmaakbranche in de gelegenheid te stellen een reële gunningskans binnen deze aanbesteding te geven”(zie pag. 5).
Dit voorgenomen beleid wijkt ogenschijnlijk wezenlijk af van de aanbesteding van 209 stations die gepubliceerd is op 8 januari 2009: 209 stations, verdeeld over 9 percelen oftewel gemiddeld 23 stations per perceel. Inderdaad, de perceelgrootte is kleiner maar is het voldoende klein om een weerspiegeling te zijn van het communicatief-strategisch relevante voornemen ‘een stimulans te realiseren om ook relatief kleine partijen uit de schoonmaakbranche in de gelegenheid te stellen een reële gunningskans binnen deze aanbesteding te geven”?
Immers, wat is ‘relatief klein’? In mijn verkenningen van Schoonmaakland (zie o.a. de artikelen “Koplopers en achterblijvers in Schoonmaakland”, “Adviseurs in Schoonmaakland: de sluier opgelicht?” en “Adviseurs en Schoonmakers in Schoonmaakland” heb ik melding gemaakt van het gegeven dat de schoonmaakbranche onderverdeeld kan worden in de categoriën “Koplopers”, “Volgers” en “het Peleton”.
De aanbesteding van de hierboven genoemde 209 stations is op Aanbestedingskalender.nl niet opgevolgd door een Gunningsbericht. Ik ga er vooralsnog van uit dat deze gunning terecht is gekomen binnen de categorie van “Koplopers”.
Zou dit zo zijn dan is het voornemen van NS om “relatief kleine partijen in de schoonmaakbranche in de gelegenheid te stellen een reële gunningskans te verkrijgen”, inderdaad een relatief begrip: NS spreekt niet over “kleine partijen” in casu voornoemde groep van “het Peleton” maar over “relatief kleine partijen –ten opzichte van de in het recente verleden gecontracteerde koploperpartijen?-” oftewel over ondernemingen die zich bevinden in de groep van “Volgers”?
Bij deze interpretatie hebben de schoonmaakbedrijven die zich bevinden in “het Peleton” het nakijken. Maar zie ik dit wel goed??
Deze vraag moet gij, lezer, zelf beantwoorden. Laat ik enig materiaal aanreiken:
1. De omzet in het laatste boekjaar waarover gerapporteerd is, moet groter zijn dan 2x de geraamde jaarlijkse omzetwaarde van het beoogde perceel. Dit vereist een minimale jaaromzet voor perceel a) van euro 440.000,-, voor perceel b) van 290.000,-, voor perceel c) van 210.000,- en voor perceel d) van 780.000,- en voor perceel e) van 1.160.000,-.
2. Gegadigde moet 2 referenties (per perceel?) aanreiken “waarin per referentie sprake is van een gelijke omvang in omzet als de hierboven aangegeven geraamde omzetwaarde van hetbetreffende perceel en waaarbij tevens sprake is van de combinatie schoonmaakdienstverlening en glasbewassing”.
3. De omzet van de grootste klant in het laatste boekjaar waarover gerapporteerd is mag niet groter zijn dan 50% van de jaaromzet.
Kleine schoonmaakbedrijven die in de richting van het door NS gevraagde komen, kunnen wel voldoen aan de voorwaarde 1. en 3. maar niet aan voorwaarde 2. Immers zij vertonen het bekende beeld van één diktevreden klant wiens omzetbelang in de loop der jaren uitgegroeid is, in combinatie met een verzameling van kleinere opdrachtgevers teneinde de markttechnische kwetsbaarheid beheersbaar te houden. Deze bedrijven zullen niet voldoen aan de door NS geformuleerde criteria en daardoor uitgesloten worden.
Opmerkelijk is dat NS met deze voorwaarden vrijwel zeker continuïteit van dienstverlening nastreeft maar door de aard en formulering van de voorwaarden discontinuïteit van dienstverlening riskeert: in het extreme geval heeft een schoonmaakbedrijf slechts 2 opdrachtgevers met een individuele omzet en een totaalomzet gelijk aan het door NS gevraagde. Wordt de NS-opdracht verkregen en valt op korte termijn een of beide van de bestaande opdrachtgevers weg, dan wordt de basis voor de continuïteit van dienstverlening aan NS behoorlijk wankel en vervaagt de door NS nagestreefde dienstverleningszekerheid. In het minder extreme geval kom je vrijwel automatisch terecht bij schoonmaakbedrijven die behoren tot de groep van “Volgers” en zeker niet bij schoonmaakbedrijven die behoren tot de groep van “het Peleton”.
Ergo, ik ben van mening dat voor de groep van “kleinere schoonmaakbedrijven” de voorwaarde van twee referenties van deze aard en omvang te zwaar is en dat het beter ware om dit te beperken tot één referentie die dan bovendien van recente datum moet zijn.
Bovengenoemde constateringen plus een aantal additionele constateringen die ik omwille van de lengte van dit artikel achterwege laat, duiden op een mismatch tussen een voorgenomen en/of veranderd strategisch beleid en een nog niet of nauwelijks veranderde operationele vertaling van dit beleid naar inkoopconcepten.
Een voorbeeld van dit grootschalig denken is de vanzelfsprekende veronderstelling dat “relatief kleine schoonmaakbedrijven” de functies kennen van regio-/districtsmanager en rayon-manager/objectleider (zie pagina 18): een ordening die vanzelfsprekend is vanuit de organisatiestructuur van NS maar die afkomstig is van een gans andere planeet vanuit de optiek van kleinere schoonmaakbedrijven.
En dit terwijl ook NS streeft naar een terugkeer naar “de menselijke maat”?!
Conclusie
De NS-Selectieleidraad voor de aanbesteding van Schoonmaakdienstverlening van 85 stations verdeeld over 5 percelen ziet er verzorgd uit maar gaat mank op de vertaling van nieuw strategisch beleid naar operationele inkoopwerkelijkheid althans wanneer het de intentie zou zijn om kleinere schoonmaakbedrijven te betrekken bij deze aanbesteding.
Mijnerzijds adviseer ik om het inkoopconcept te heroverwegen en terug te gaan tot een perceelstructuur waarbij ieder perceel ook voor de echte “kleine schoonmaakbedrijven” behapbaar is. Desnoods –en bij wijze van proef- voor één of twee van de thans benoemde percelen.
Alleen dan zal er sprake zijn van “schoonmaakpartners die gedrevenheid, commitment en eigenaarschap laten zien met betrekking tot hún stations” (pag. 3).
