Kees Tazelaar: Vertrouwen is sleutel tot verbetering

Wantrouwen is de root of all evil. Bij vrijwel elke ontmoeting tussen overheid en bedrijfsleven hoor ik dat weer. Niet alleen binnen de schoonmaaksector, maar in veel dienstensectoren klinkt deze verzuchting. Is dat terecht? Ik denk het wel. We zijn in een neergaande spiraal beland van niet nakomen van afspraken, nog verder dichttimmeren van bestekken, rechtszaken en nog meer controles.

 

Een paar oorzaken in de schoonmaaksector: een markt waarin de partijen volgens opdrachtgevers niet onderscheidend genoeg zijn, een dienst die niet tot de verbeelding spreekt, heel veel partijen op een afgebakende markt en een focus op de laagste prijs. Is een overstap naar de economische meest voordelige inschrijving (EMVI) dan de oplossing? Ja, zeggen de voorstanders: veel meer ruimte voor de aanbestedende dienst om meer aspecten te beoordelen, meer mogelijkheden voor inschrijvende partijen om zich te onderscheiden. Nee, zeggen de tegenstanders: waar bij een aanbesteding op laagste prijs de partij met de snelste rekenmachine wint, wint bij een EMVI aanbesteding de partij met de beste tekstschrijver. Deels ligt dit aan het feit dat selectie- en gunningcriteria vaak door elkaar worden gehaald. Het is nogal een verschil of je een algemeen verhaal schrijft over de mooie milieudoelstellingen van je eigen organisatie of dat je dit precies moet toeschrijven naar de aan te besteden opdracht.

 

Volgens mij ligt de oorzaak voor het wederzijdse wantrouwen echter dieper. Veel opdrachtgevers zijn druk bezig de kwaliteit aan de voorkant van het proces te bepalen. Er wordt, op basis van eerder ervaringen, heel veel tijd gestoken in het dichttimmeren van allerlei slinkse streken van opdrachtgevers, terwijl tijdens de uitvoering van de opdracht nauwelijks meer gekeken wordt of al die bepalingen wel worden nageleefd. Mocht dan blijken dat er iets niet in orde is, dan leidt dit tot een bevestiging van de stelling dat opdrachtnemers niet te vertrouwen zijn en wordt het volgende bestek nog dikker. Dit werkt niet, en daar zijn de meeste opdrachtgevers en –nemers het eigenlijk wel over eens. Wat werkt dan wel?

Ik denk dat de sleutel ligt in een betere communicatie tijdens de contractfase. Geef een bedrijf de kans om zich te bewijzen. Zoek als opdrachtnemer niet naar elk foutje in het bestek om meerwerk binnen te halen. Strategisch inschrijven is gericht op de korte termijn en leidt niet tot een goede samenwerking in de contractfase. Stop daar nu eens mee!

 

Bonus/malus regelingen zijn ook vaak een twistpunt. Eén van de mogelijkheden die zou kunnen werken is de contractduur. Werk je goed dan blijf je, werk je slecht dan verdwijn je. Opdrachtgevers zouden daarbij bereid moeten zijn om een goed presterende opdrachtnemer langer in dienst te nemen. Dat geeft veel meer rust, zowel voor de opdrachtgever, de opdrachtnemer, maar ook voor de werknemer. Daarnaast kan een langere contractduur gunstig zijn voor het innoverend vermogen van een organisatie, wat weer kan leiden tot een win-win situatie voor beide partijen. Kern van deze gedachte is vertrouwen in elkaar. Ik ben ervan overtuigd dat de meeste bedrijven in de schoonmaakbranche dit vertrouwen waard zijn. Degenen die dat niet zijn krijgen hopelijk snel genoeg de rekening gepresenteerd.

 

Kees Tazelaar (kees.tazelaar@pianoo.nl) is bij PIANOo verantwoordelijk voor de Marktontmoetingen en Leveranciers- en Contractmanagement. Ook is hij contactpersoon voor Purchasing Excellence Publiek.