OSB Keurmerk: Omelet of uitsmijter?

 

Door Henk Cornelisse  

 

In de media slaat OSB flink op de trom met haar nieuwe Keurmerk dat vanaf 1 januari 2013 verplicht wordt voor alle leden. Feitelijk heeft het implementeren van een dergelijk Keurmerk binnen de schoonmaak (te) lang op zich laten wachten. In haar communicatie refereert OSB graag aan het BOVAG Keurmerk dat al jaren succesvol een glansrol vervult en bij iedereen bekend is. Echter, dit is een consumenten Keurmerk. Een ander lichtend voorbeeld dat door OSB veelvuldig aangedragen wordt is het ABU Keurmerk voor de uitzendbranche dat sinds 2010 bestaat. De voormannen van zowel BOVAG als ABU hebben in het recente verleden tijdens OSB ledenvergaderingen het podium mogen bestijgen voor een informatief intermezzo.

 

In de rubriek Mijn Bedrijf (Telegraaf januari 2012) werd een onderzoek onder 1.000 deelnemers gepubliceerd over het nut van een Keurmerk. Maar liefst 70% van de ondervraagden vindt een Keurmerk een vorm van bureaucratie dat weinig tot niets toevoegt en vindt een keurmerk derhalve onnodig, 10% vindt een keurmerk zelfs klinkklare onzin en 20% ziet er toegevoegde waarde in.

Het beste keurmerk is een tevreden klant stellen de criticasters. Maar dit terzijde.

 

Het OSB Keurmerk is op drie pijlers gebaseerd:

 

De combinatie van deze drie pijlers stelt eisen aan:

 

Het OSB Keurmerk certificaat wordt pas afgegeven nadat een toetsing heeft plaatsgevonden door een inspecteur van een onafhankelijke certificerende instelling die is aangesloten bij zowel de Stichting Normering Arbeid als bij OSB. Dit impliceert dat alle huidige OSB leden in 2012 worden geïnspecteerd. Ook al zijn deze bedrijven reeds in het bezit van een NEN 4400-1 certificaat, dan nog zullen deze op een aantal aanvullende eisen geïnspecteerd worden alvorens het OSB Keurmerk certificaat te bemachtigen. Dit wordt nog een heel karwei, waarbij de kosten voor rekening van de leden komen.

 

Bijzondere eisen

•Identificatie van de onderneming

• statutaire verantwoordelijkheid, doelomschrijving  KvK, lb nummer, btw nummer

 

•Personeelsadministratie

• geldig en authentiek identificatie document, tewerkstellingsvergunning, controle look a likes, schriftelijke arbeidsovereenkomst, procedure om relevante cao lonen adequaat aan te passen

 

•(financiële) Administratie

• binnen 1 werkdag verwerken van mutaties arbeidsovereenkomst
• binnen 1 maand verweking mutaties in loon administratie
• binnen 3 maanden verwerking in financiële administratie
• tijdige en juiste aangifte en volledige afdracht loonbelasting, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies;

 

•Loonadministratie 

• Adequate urenadministratie (gewerkte en gefactureerde uren dienen met elkaar in overeenstemming te zijn, evenals de gewerkte en verloonde/uitbetaalde uren)
• Adequate aangifte administratie
• Adequate loon administratie
• Adequate verlof administratie  

 

Een schoonmaakbedrijf dat aan payrolling doet moet duidelijke afspraken maken over bovenstaande eisen met de inlener en hierop controle uitvoeren.  

  

 

•Alle objecten dienen te vallen onder het kwaliteit systeem van het schoonmaakbedrijf

 

•Er dient een communicatiesysteem aanwezig te zijn waardoor er sprake is van een gestructureerde communicatie met de opdrachtgevers

 

•Er dient sprake te zijn van een op schrift gestelde instructie procedure aan het schoonmaakpersoneel, implicerende:

                             

Deze norm is een nationale norm en stelt eisen aan de in Nederland gevestigde (onder)aannemers met betrekking tot de afdracht van belastingen en sociale premies. De norm stelt ook eisen aan het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland. Bedrijven die het certificaat behorende bij deze NEN norm behaald hebben worden opgenomen in het Register Normering Arbeid. Dit onder auspiciën van de Stichting Normering Arbeid.

Bedrijven die gebruik maken van de diensten van een bedrijf met het NEN 4400-01 certificaat worden vrijwel zeker niet geconfronteerd met de aansprakelijkheidstelling inzake afdracht sociale premies en /of belastingen. Punt is wel dat deze norm tekstueel toegespitst is op de uitzendbranche en payrolling.

 

“Dit is een juiste constatering”, stelt Edwin Lokkerbol projectleider Keurmerk OSB. “Het huidig concept OSB keurmerk staat weliswaar inhoudelijk voor 99% vast, maar er zullen nog wat details aangepast moeten worden. Wij verwachten over ongeveer één maand het definitieve concept af te ronden. Ook zal er een keuze gemaakt moeten worden over de controlerende instantie en de wijze van controleren. De controle op de naleving van de Code zal veelal gaan op basis van “naar de geest” in plaats van “naar de letter”. Hier zal eerst de nodige jurisprudentie voor opgebouwd moeten worden. Een optie is om onderdelen van de Code per jaar als speerpunt vast te stellen. Dat onderdeel is dan wat makkelijker te toetsen. Ik kan me voorstellen als eerste speerpunt bijvoorbeeld de opleidingen te benoemen. De controle op de NEN is concreter geregeld. De NEN is immers meer regelgevend hieraan moet je voldoen en de certificerende instantie kan dit ook daadwerkelijk toetsen Een stuurgroep van tien schoonmaakbedrijven (mix van twee landelijke bedrijven en acht MKB vertegenwoordigers) werkt momenteel hard a
an het vervolmaken van de inhoud van het keurmerk.”

 

Het certificaat NEN 4400-01 kent geen tijdsduur. Afhankelijk van de eerste inspectie wordt een frequentie inzake de vervolginspecties af gesproken. In beginsel is dit eenmaal per half jaar. De inspectie werkt bij geconstateerde afwijkingen met minor en major conformiteit. Uiteindelijk kan een major tot schorsing en zelf intrekking van het certificaat leiden.

De Stichting Normering Arbeid heeft convenanten met de Belastingdienst afgesproken, zodat de gecertificeerde bedrijven via een versnelde procedure een sofinummer voor buitenlandse werknemers kunnen krijgen, digitaal een verklaring omtrent betalingsgedrag ontvangen en er sneller opgetreden wordt bij meldingen van fraude.

 

Het NEN certificaat kent een drietal kosten aspecten: een éénmalige entree, jaarlijkse contributie en de kosten van de inspecties. De totaal kosten zijn afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de frequentie van de inspecties, maar zal voor een wat kleiner bedrijf toch stevig in de papieren lopen.

Daarboven zal controle op naleving van de Code alsmede het verplichte OSB lidmaatschap ook de nodige kosten met zich mee brengen. Weerhoudt dit het MKB segment niet?

Lokkerbol: “De kleinere en middelgrootte bedrijven juichen de komst van het Keurmerk juist toe. Ze zijn blij dat er iets gebeurt wat echt gecontroleerd gaat worden. Dat merkten we tijdens de algemene ledenvergadering in december 2011. Tijdens deze ledenvergadering is er in grote meerderheid in principe met de invoering van het Keurmerk ingestemd, echter op voorwaarde dat de tekst van de NEN 4400-1 op onderdelen aangepast c.q. verduidelijkt wordt. Bij de grotere bedrijven merk je het verschil in trendsetters en trendvolgers. De één wil graag meewerken en zelfs nog meer vastgelegd hebben terwijl de ander het zo wel genoeg vindt. En ja, het is een koppelverkoop. Je moet aan alle eisen voldoen om het OSB keurmerk te bemachtigen. Een bedrijf dat wel de Code tekent en het NEN certificaat behaald heeft maar geen lid is van OSB krijgt het keurmerk niet”, aldus Edwin Lokkerbol.

Dit laatste aspect zet nogal kwaad bloed bij bedrijven die om hen moverende redenen geen lid van OSB willen worden, maar wel aan de Code voldoen, en bovendien hun bedrijf voeren zoals in de OSB plus norm en NEN 4400-1 norm beschreven staat. Zij zijn er benauwd voor, ondanks hun beste bedoelingen, volstrekt ten onrechte als beunhaas weggezet te worden.

 

Eenmanszaken zonder personeel of zzp-ers kunnen feitelijk niet eens gecertificeerd worden, aangezien zij in wettelijke zin geen onderneming zijn en zodoende niet conform NEN 4400-01 gecertificeerd kunnen worden. Dit is echter wel één van de pijlers om het OSB keurmerk te bemachtigen.

OSB beleidsmedewerker Nico Koch: “Hmm, daar zeg je me wat. Inderdaad een punt waar we nog niet bij stil gestaan hebben en dat we nader moeten onderzoeken. Maar het zal toch niet veel zzp-ers betreffen?” (Het lijkt ons dat deze gegevens bij het OSB secretairaat aanwezig zullen zijn, red.) 

Lokkerbol: “OSB heeft tot op heden geen zzp-ers als lid. Wij moeten nog onderzoeken hoe wij met de norm omgaan als er zich wel zzp-ers aanmelden. Het uitgangspunt is dat iedereen welkom is bij OSB. Dit vraagstuk leggen wij voor aan het College van deskundigen van de Stichting Normering Arbeid.”

 

 

OSB heeft inmiddels een aparte website voor het Keurmerk in het leven geroepen: www.osb-keurmerk.nl

 

Henk Cornelisse is directeur van Facility Specialists (www.facility-specialists.nl) en lid van de redactieraad van Clean Totaal.

 

Volg de discussie over dit onderwerp in de Clean Totaal LinkedIngroep.