Vanaf 1 januari 2030 wordt elektronische facturatie (e-facturatie) verplicht voor grensoverschrijdende zakelijke transacties tussen bedrijven in de EU. En in België wordt e-facturatie vanaf 2026 voor alle B2B-transacties verplicht. Niet ondenkbaar dat ook in Nederland de regels rondom e-facturatie veranderen. Uit onderzoek van fintechbedrijf Billogram blijkt dat slechts 10% van de mkb-bedrijven hier daadwerkelijk klaar voor is. Deze cijfers zijn onlangs gedeeld via MKB-Nederland.
De urgentie is groot, want nog steeds verstuurt 46% van de ondernemers hun facturen als PDF per e-mail. En opvallend genoeg ontvangt een kwart van de bedrijven zelfs nog papieren facturen. Dat is zorgelijk, want een PDF in een e-mail voldoet niet aan de eisen van e-facturatie die vanaf 2026 zullen gelden.
Een PDF is géén echte e-facturatie
Veel ondernemers denken dat een digitale factuur als PDF al voldoende is. Maar dat klopt niet. “Een echte e-factuur is géén PDF,” benadrukt Werner Te Riet, Chief Revenue Officer bij Billogram. “Het gaat om gestructureerde, machineleesbare facturen die via het PEPPOL-netwerk worden uitgewisseld, bijvoorbeeld in UBL– of XML-formaat.”
PEPPOL: Het beveiligde Europese netwerk
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Dit is een streng beveiligd, AVG-proof netwerk binnen de Europese Unie waarmee bedrijven op een veilige en gestandaardiseerde manier e-facturen kunnen versturen en ontvangen. Veel boekhoudprogramma’s kunnen op dit netwerk worden aangesloten.
Koppeling tussen boekhoudsystemen is cruciaal
E-facturatie is dus meer dan alleen digitaliseren. Het vereist een directe koppeling tussen boekhoudsystemen, zodat facturen automatisch verwerkt kunnen worden. Dit vermindert fouten, versnelt betalingen en maakt processen efficiënter — mits goed ingericht.
Mkb achter op de feiten
Ondanks de voordelen lopen veel mkb-bedrijven nog achter. Zij gebruiken vaak verschillende systemen voor facturering, betaling en herinneringen. Die fragmentatie maakt het proces foutgevoeliger en vertraagt de cashflow — een serieus risico, zeker in een tijd waarin marges onder druk staan.
Volgens Billogram is het belangrijk dat ondernemers nú in actie komen. “Het niet naleven van de nieuwe verplichting kan leiden tot betalingsachterstanden, verlies van klanten en zelfs sancties,” waarschuwt Te Riet.
Wat kun je als ondernemer nu doen?
Om goed voorbereid te zijn op de e-facturatieplicht per 2026, adviseert MKB-Nederland om tijdig stappen te zetten. Begin bijvoorbeeld met:
- Het in kaart brengen van je huidige facturatieproces
- Het overstappen op een systeem dat e-facturen via PEPPOL kan verzenden én ontvangen
- Overleg met je boekhouder of softwareleverancier over de benodigde aanpassingen
Meer nieuws?
Je leest hier meer actueel nieuws van Clean Totaal.
Beeld: Mikhail Nilov
