Het is een zoektocht en een keuze waar ieder schoonmaakbedrijf in zijn bestaan mee te maken krijgt: gaan we digitaliseren? Zo ja, wat gaan we digitaliseren? Wat hopen we ermee te bereiken en helpt het ons verder in de toekomst? Deze vragen speelden ook bij Branderhorst Facilitaire Diensten. Uiteindelijk kozen zij voor de software van Appreo, om de doodeenvoudige reden dat dit niet alleen nu de beste keuze is, maar ook over tien jaar.
Meerwaarde
Het is een bekend verhaal. Als schoonmaakondernemer heeft u alles op orde. Het bedrijf groeit gestaag in opdrachten en medewerkers, totdat de groei wordt belemmerd door de processen. Kortgezegd: het bedrijf groeit te snel voor de organisatie. Juist dan komt verregaande digitalisering om de hoek kijken. “Wij hebben bewust voor Appreo gekozen. Tijdens implementatie moest het een en ander voor ons aangepast worden, maar ik kan zeggen dat het duidelijk zijn meerwaarde bewijst”, aldus financieel manager & planner Marjan Ruumpol van Branderhorst Facilitair Diensten.
Zelf aan de slag met digitalisering? Probeer Appreo de eerste dertig dagen gratis.
Software
Het pakket van Appreo focust zich voornamelijk op de planning. Een fikse klus, zo blijkt. “Wij werken met drie verschillende planningen. Eén voor het reguliere schoonmaakonderhoud en twee planningen voor de specialistische reiniging en het schoonmaakonderhoud van 140 filialen van een landelijke supermarktketen. Dat vraagt om overzicht, gestroomlijnde communicatie en gebruiksgemak voor onze medewerkers”, vertelt Ruumpol.
De medewerkers hebben via de mobiele app altijd toegang tot hun rooster en hun urenregistratie. “Dit geeft hen overzicht en het scheelt ons enorm veel tijd. Wij liepen al enigszins vooruit op de markt met gedigitaliseerde werkbonnen en een applicatie voor de medewerker. Met Appreo hebben we de processen en de kwaliteit voor de toekomst geborgd.” En dat geeft Branderhorst zekerheid.
Tijdsbesparing
Een belangrijk voordeel is de tijdsbesparing in de urenadministratie, legt Ruumpol uit. “Onze medewerkers starten hun werkzaamheden door het scannen van een QR-code of door in de app de werkzaamheden te starten. Na het uitchecken weten we allemaal hoeveel er gewerkt is. Wij hoeven de uren alleen nog maar te controleren, accorderen en over te dragen aan de salarisadministratie.”
Financiële proces
“Er is vanuit Appreo een koppeling met ons financieel pakket Exact. De klantgegevens worden door Appreo en Exact van elkaar overgenomen. Dit is belangrijk. Zo wordt voorkomen dat informatiestromen langs elkaar lopen. De werkbonnen van Appreo worden toegevoegd als bijlage bij de factuur. Dit geeft transparantie voor de opdrachtgever. Optimaal zou zijn als het afronden van een werkbon automatisch het facturatieproces in werking zou zetten, maar dat is nog toekomstmuziek. Op dit moment wordt gekeken hoe we Appreo verder kunnen gaan inzetten voor het financiële proces. Het is de bedoeling dat we via Appreo gemakkelijk inzicht kunnen gaan krijgen in het rendement per project. Dit is de volgende stap in de inzet van Appreo in ons bedrijfsproces”, vertelt Ruumpol.
Future-proof met Appreo
Voor de financieel manager is het allerbelangrijkste dat een digitaliseringspartner snapt wat er in de bedrijfsvoering gebeurd en dat het daardoor mee kan denken in de groei van het schoonmaakbedrijf. “Dit vertrouwen hadden we bij Appreo. Dat is de basis geweest voor de keuze voor deze partij. Het meeschakelvermogen van de heren achter het softwarepakket Appreo is de kern van het sterke bedrijf. Daarnaast is het een stabiel systeem. Bij een hick-up is het bedrijf goed bereikbaar en zoekt naar een oplossing. Met Appreo hebben wij een volledig geïntegreerd systeem op planningsgebied en communicatie met onze medewerkers. Dat geeft vertrouwen in de toekomst.”
