De schoonmaakbranche is een klassieke vechtersmarkt. Schoonmaakleveranciers concurreren elkaar de tent uit; tarieven staan al jaren onder druk. Die marktsituatie heeft ook geleid tot een aanbestedingscultuur waarin opdrachtgevers soms iedere twee tot vier jaar schoonmaakcontracten opnieuw aanbesteden, in een poging om een nog lagere prijs uit de markt te slepen. De vraag is alleen of opdrachtgevers werkelijk goedkoper uit zijn als ze de opdracht opnieuw aanbesteden. Hago rekent het uit.
Dit artikel wordt u aangeboden door Hago.
“Opdrachtgevers gunnen veelal op de beste prijs-kwaliteitverhouding”, begint Robert Hompes, Sales Manager Corporate Accounts Hago Nederland, zijn betoog. “En ondanks dat de aanbestedende partijen de inschrijving op kwalitatieve criteria beoordelen, blijkt toch in veel gevallen de prijs doorslaggevend. Dus als een schoonmaakaanbieder hetzelfde werk aanbiedt voor 30.000 euro minder, dan snap ik dat de inkoper snel overstag gaat. Hij heeft gedaan wat hij moet doen: scherp inkopen. Vraag is alleen: hoe reëel is die besparing?”
‘Wat u aan ons betaalt, gaat u in ieder geval besparen’
“Opdrachtgevers rekenen nu vaak: De besparing is X, de kosten voor het adviesbureau zijn Y. Dat van elkaar afgetrokken is mijn uiteindelijke besparing Z, dus ik word er beter van. Een begrijpelijke redenatie, die gevoed wordt door het argument van sommige adviesbureaus dat ‘wat u aan ons betaalt, u in ieder geval gaat besparen’.”
“Opdrachtgevers vergeten in hun optimisme vaak de verborgen kosten in eigen manuren. Er moet ook gebrieft worden. Dat kost tijd. Het rondleiden van de schoonmaakbedrijven, het beoordelen van de offertes en de begeleiding bij de opstart van de schoonmaak kosten vervolgens ook veel tijd. Als je weet dat een gemiddelde Europese inschrijving rond de 20.000 euro kost aan personeelskosten (sales, operatie & calculatie), dan denk ik dat de kosten voor de aanbestedende dienst – vaak bestaande uit een minimaal vijfkoppige commissie – toch al snel boven de 30.000 euro moeten uitkomen. Zij beoordelen niet één, maar gemiddeld wel vijf vuistdikke offertes.”
Kwalitatieve verslechtering
“Om kostenneutraal te werken moet de aanbestedende dienst mijns inziens dus minimáál 30.000 euro besparen. De marges zijn voor iedereen flinterdun. Dit betekent dat besparen op schoonmaakkosten, zonder aanpassing in het werkprogramma, hetzelfde is als besparen op schoonmaakinzet. Het gevolg? Kwalitatief slechtere dienstverlening en opdrachtgevers die veel tijd en energie kwijt zijn aan het oplossen van de problemen. In een poging die problemen weer op te lossen, laat de aanbestedende partij het adviesbureau ook nog eens extra kwaliteitscontroles lopen. Ook die kosten tijd en geld. Puntje bij paaltje vraag ik me af wat de opdrachtgever dan uiteindelijk bespaard heeft.”
Niet opnieuw aanbesteden is goedkoper? “Ik denk serieus dat je niet bespaart met heraanbesteden. Een niet nader te noemen grote gemeente in Zuid-Nederland besteedde naar tevredenheid haar schoonmaak al 11 jaar uit aan een lokaal schoonmaakbedrijf. Maar uit angst dat er misschien teveel betaald werd, schakelde de gemeente een intermediair in. De onvrijwillige, objectieve keuze viel op een top-5 schoonmaakbedrijf die de hemel op aarde beloofde voor 50.000 euro minder. Dat levert immers de meeste gunningspunten op. Na zes maanden stond dit bedrijf weer buiten. Wanprestatie. De eerder bespaarde 50.000 euro was inmiddels ruimschoots opgegaan aan probleemoplossing, klachtenafhandeling, heraanbesteding en vooral veel frustratie.”
Contract voor onbepaalde duur?
Een contract voor onbepaalde duur als alternatief voor continu heraanbesteden lost volgens Hompes niet gek veel op. “Een contract voor onbepaalde tijd klinkt heel aanlokkelijk, toch schuilt er een gevaar in dit soort contracten: onzekerheid. De terugverdientijd van vaste en aanloopkosten, verbonden aan iedere nieuwe schoonmaakovereenkomst calculeren we op vijf jaar. Maar het zou niet de eerste keer zijn dat een opdrachtgever een nieuwe inkoper of Facilitair Manager aanstelt, die na twee jaar besluit de schoonmaak bij een andere partij onder te brengen. Dan heb je als schoonmaakbedrijf een groot probleem.”
Kostendekkend tarief
Wat is dan wel een oplossing? Een contractduur van minimaal vijf jaar? “Maar dan wel tegen een reëel tarief in combinatie met haalbare productie- en prestatienormen. Lage tarieven betekenen dat de marge elders verdiend moet worden. Het pijnlijke is dat deze marge vaak alleen te realiseren is door het niet inzetten van geoffreerde uren. Als het werk niet gedaan hoeft te worden, bijvoorbeeld omdat een kantoormedewerker er die dag niet is, dan zou dat geen probleem hoeven zijn. Echter, deze afwezigheid zat al verwerkt in de hoge normering.”
“Bijna altijd betekent een lager tarief dat de schoonmaker het werk onrealistisch snel moet doen of dat het helemaal niet gedaan wordt. En dat merkt de klant natuurlijk.
De Zembla-uitzending ‘Schoonmaakwoede’ van 2010 maakte dit en de gevolgen voor de schoonmakers pijnlijk duidelijk. De huidige tarieven bij Europese aanbestedingen liggen desondanks rond de € 19,50. Zolang het offreren van eerlijke tarieven het onmogelijk maakt om de opdracht gegund te krijgen, blijven inkopers en intermediairs valse beloften inkopen.”
Utopie
De voorlopige conclusie dat een reëel tarief een utopie is, is ongegrond volgens Hompes. “In het geval van Europese aanbestedingen is de kans klein dat dat tarief ooit betaald gaat worden, maar Hago Next is het bewijs dat opdrachtgevers als Coca-Cola, MVO Nederland en de Hay Group wel bereid zijn een reëel tarief te betalen. Een tarief waarvoor wij de beste kwaliteit kunnen garanderen en waarin schoonmakers de tijd krijgen om goed schoon te maken. Al direct bij de start van Hago Next is de vraag ernaar groter dan we 1-2-3 aan kunnen. Dat zegt toch genoeg?”
Robert Hompes is Sales Manager Corporate Accounts Hago Nederland. Voor zijn Master of Science in General Management aan de Nyenrode Business University schreef Hompes zijn scriptie ‘Duurzaamheid als Prioritair criterium bij Europese aanbestedingen?’.